GEMA-Meldung und Setlist vorbereiten
GEMA-Meldung und Setlist vorbereiten
Syncanto unterstützt den organisatorischen GEMA-Ablauf eines Konzerts an zwei Stellen: GEMA-relevante Werkdaten werden dauerhaft am Song gepflegt und aus der tatsächlichen Konzert-Setlist kann eine Excel-Datei für den Import in das GEMA-Onlineportal erzeugt werden.
Wo finde ich das?
Songdaten: „Songs“ → Song öffnen → bearbeiten
Export: „Konzerte“ → Konzert öffnen → GEMAFür wen?
Chor- oder Konzertleitung und Personen, die für GEMA bei diesem Konzert verantwortlich sind.Benötigte Berechtigung
Je nach Arbeitsschritt Song-Bearbeitungsrecht beziehungsweise Zugriff auf den GEMA-Bereich des konkreten Konzerts. Eine GEMA-Verantwortlichkeit kann den Zugriff auf diesen Konzertbereich gezielt gewähren.Verfügbar in
Webverwaltung.
In 30 Sekunden
- Pflege die GEMA-relevanten Werkdaten an den Songs.
- Stelle die tatsächliche Setlist des Konzerts zusammen.
- Melde die Veranstaltung weiterhin selbst im GEMA-Onlineportal an.
- Erzeuge nach dem Konzert die GEMA-Excel-Datei aus Syncanto.
- Importiere sie im GEMA-Onlineportal und kontrolliere die erkannten Angaben.
- Reiche die Setlist fristgerecht ein und schließe die zugehörige Konzertaufgabe ab.
Syncanto übermittelt die Veranstaltung oder Setlist nicht automatisch an die GEMA.
Warum die Angaben am Song gespeichert werden
Komponisten, Textdichter, Arrangeure, Werknummern oder der Verlag gehören zum Werk und nicht zu einem einzelnen Konzert.
Pflegst du diese Angaben einmal am Song, kann Syncanto sie bei späteren Konzerten erneut verwenden.
Der Song ist dabei die führende Quelle. Sind Titel oder Dauer am Song vorhanden, verwendet Syncanto diese Werte auch für Setlist und GEMA. Nur wenn ein Songwert noch leer ist, kann ein vorhandener Konzertwert beim Übernehmen der Stammdaten in den Song zurückgeführt werden.
GEMA-Angaben am Song
Beim Erstellen und Bearbeiten eines Songs stehen folgende Angaben zur Verfügung:
- Komponistinnen und Komponisten,
- Textdichterinnen und Textdichter,
- Arrangeurinnen und Arrangeure,
- Werknummer beziehungsweise Werkfassungsnummer,
- ISWC,
- Verlag,
- Satzangabe beziehungsweise weiterer Titel,
- Dauer.
Die zusätzlichen GEMA-Felder sind optional. Für einen möglichst vollständigen Export solltest du die Daten aus einer verlässlichen Quelle übernehmen, beispielsweise aus der Notenausgabe oder den Verlagsangaben.
Personen und Rollen
Komponisten, Textdichter und Arrangeure verwenden dieselbe allgemeine Namensliste, werden am Song aber in getrennten Rollen gespeichert.
Eine Person kann deshalb bei demselben Werk mehrere Rollen besitzen.
Beispiel:
Titel: Africa
Komponist: David Paich
Textdichter: David Paich
Arrangeur: Roger Emerson
Schreibweise von Personennamen
Die GEMA-Excel-Vorlage trennt Vor- und Nachname in eigenen Spalten. Syncanto teilt die gespeicherten Namen beim Export deshalb automatisch auf.
Empfohlen ist die Schreibweise:
Vorname Nachname
Alternativ wird auch diese Schreibweise erkannt:
Nachname, Vorname
Bei Künstlernamen, mehrteiligen Nachnamen oder ungewöhnlichen Namensformen solltest du die erzeugte Excel-Datei vor dem Hochladen kontrollieren.
Konzert bei der GEMA anmelden
Die Anmeldung der Veranstaltung selbst erfolgt im GEMA-Onlineportal.
Syncanto legt für neue Organisationen standardmäßig die Konzertaufgabe an:
GEMA anmelden
Das Standard-Fälligkeitsdatum liegt fünf Tage vor dem Konzert. Die Vorlage kann in den Konzerteinstellungen geändert oder einer verantwortlichen Person beziehungsweise Gruppe zugeordnet werden.
GEMA-Setlist vorbereiten
Stelle zuerst die tatsächliche Setlist des Konzerts zusammen.
Für den Export berücksichtigt Syncanto nur reguläre Songs. Generische Ablaufseinträge wie Moderationen, Pausen oder Umbauten werden nicht an die GEMA-Liste übergeben.
Vor dem Export solltest du insbesondere prüfen:
- Sind alle tatsächlich gespielten Werke in der Setlist enthalten?
- Ist der Titel korrekt?
- Ist mindestens ein Komponist hinterlegt?
- Ist bei einer Bearbeitung der Arrangeur hinterlegt?
- Ist die Spieldauer korrekt?
- Sind Textdichter, Verlag, Werknummer und ISWC vorhanden, soweit bekannt?
Titel und Dauer: Song ist führend
Für reguläre Songs sind Titel und Dauer am Song die führenden Stammdaten.
- Ist der Wert am Song vorhanden, verwendet Syncanto ihn für Setlist und GEMA.
- Ist der Wert am Song leer, aber im Konzert bereits vorhanden, übernimmt „Stammdaten übernehmen für GEMA und Setlist“ den Konzertwert in den Song.
- Sind beide Werte vorhanden und unterscheiden sich, gewinnt der Songwert.
Freie Programmpunkte und generische Ablaufseinträge wie Moderationen bleiben davon unberührt.
GEMA-Excel-Datei erzeugen
Öffne das Konzert und verwende die GEMA-Aktion im Setlistenbereich.
Syncanto erzeugt eine Datei im Format:
.xlsx
Die Datei verwendet das Spaltenlayout der GEMA-Vorlage „Excel-Upload-Template Light“, Version 1.2.
Welche Felder exportiert werden
Syncanto belegt soweit vorhanden folgende GEMA-Spalten:
| GEMA-Angabe | Quelle in Syncanto |
|---|---|
| Werknummer / Werkfassungsnummer | Song |
| Titel | Song, nur bei leerem Songtitel Rückfall auf Konzertwert |
| Satzangabe / weiterer Titel | Song |
| Spieldauer | Song, nur bei leerer Songdauer Rückfall auf Konzertwert |
| Komponist | Song |
| Textdichter | Song |
| Verlag | Song |
| Art der Musikwiedergabe | Live |
| ISWC | Song |
| Bearbeiter | Arrangeur des Songs |
Die aktuelle GEMA-Vorlage besitzt zusätzlich weitere Spezialfelder. Syncanto lässt diese leer, wenn dafür keine eigenen Daten vorliegen.
Mehrere Urheber
Die GEMA-Vorlage stellt eigene Spalten für weitere Beteiligte bereit.
Der aktuelle Syncanto-Export überträgt:
- bis zu zwei Komponisten,
- bis zu drei Textdichter,
- einen Arrangeur.
Sind mehr Personen beteiligt, kontrolliere und ergänze die Excel-Datei vor dem Upload.
Excel-Datei bei der GEMA hochladen
Im GEMA-Onlineportal kann eine Setlist im Bereich „Meine Setlists“ über die Funktion „Aus Excel laden“ importiert werden.
Nach dem Import solltest du die von der GEMA erkannten Werke und Personen kontrollieren, bevor du die Setlist endgültig zuordnest beziehungsweise einreichst.
Die GEMA beschreibt den Excel-Import in ihrer Anleitung für das Onlineportal:
Frist für die Setlist
Nach den aktuell für diese Funktion dokumentierten GEMA-Hinweisen muss die Setlist spätestens sechs Wochen nach der Veranstaltung eingereicht werden.
Syncanto legt deshalb standardmäßig eine zweite Konzertaufgabe an:
GEMA-Setlist einreichen
Das Standard-Fälligkeitsdatum liegt 42 Tage nach dem Konzert.
Wie alle Konzertaufgaben kann diese Vorlage in den Konzerteinstellungen angepasst werden.
Standardaufgaben bei neuen Konzerten
Beim Erstellen eines Konzerts übernimmt Syncanto die für die Organisation hinterlegten Standardaufgaben in das konkrete Konzert.
Damit erscheinen die beiden GEMA-Schritte direkt im normalen Aufgabenablauf:
GEMA anmelden– standardmäßig fünf Tage vor dem Konzert.GEMA-Setlist einreichen– standardmäßig 42 Tage nach dem Konzert.
Bestehende Organisationen erhalten fehlende GEMA-Standardvorlagen bei der Einführung dieser Funktion automatisch ergänzt. Eine bereits vorhandene GEMA-Anmeldeaufgabe wird dabei nicht absichtlich doppelt angelegt.
Verantwortlichkeiten
Der GEMA-Bereich eines Konzerts besitzt eine eigene Verantwortlichkeit.
Wird eine Person für GEMA bei einem konkreten Konzert verantwortlich gemacht, kann sie den GEMA-Bereich dieses Konzerts bearbeiten, auch wenn sie nicht generell alle Konzerte verwalten darf.
Die Zuweisung der Standardaufgaben ist davon getrennt. Du kannst eine Aufgabe zusätzlich einer Person oder Gruppe zuweisen.
Was Syncanto nicht automatisch macht
Syncanto:
- meldet die Veranstaltung nicht automatisch bei der GEMA an,
- sendet die Excel-Datei nicht automatisch an die GEMA,
- entscheidet nicht, ob ein Werk oder eine Veranstaltung meldepflichtig ist,
- ersetzt nicht die abschließende Kontrolle der GEMA-Daten.
Der Export soll die vorhandenen Song- und Setlistendaten so vorbereiten, dass sie ohne manuelles Neuerfassen in den GEMA-Import übernommen werden können.
Empfohlener Ablauf
- GEMA-relevante Stammdaten der Songs pflegen.
- Konzert anlegen.
- Veranstaltung bei der GEMA anmelden.
- Konzert-Setlist fertigstellen.
- Nach dem Konzert prüfen, welche Werke tatsächlich gespielt wurden.
- GEMA-Excel-Datei aus Syncanto erzeugen.
- Datei im GEMA-Onlineportal über „Aus Excel laden“ importieren.
- Importierte Angaben kontrollieren und gegebenenfalls ergänzen.
- Setlist fristgerecht einreichen.
- Die entsprechende Konzertaufgabe in Syncanto abschließen.