Konzert vor dem Anlegen planen
Konzert vor dem Anlegen planen
Mit „Konzert planen“ kannst du eine Idee zunächst untersuchen, ohne sofort ein reguläres Konzert anzulegen.
Das ist sinnvoll, wenn zum Beispiel Zeitraum, Ort oder endgültiger Termin noch offen sind.
Wo finde ich das?
Du kannst die Konzertplanung auf mehreren Wegen öffnen:
- „Konzerte“ → „Konzert planen“
- „Kalender & Termine“ → „Konzert planen“
- über die Schnellaktionen im Header → „Konzert planen“
Für wen?
Personen mit Berechtigung zum Erstellen oder Bearbeiten von Konzerten.Wichtig
Eine Konzertplanung erscheint noch nicht als reguläres Konzert im Kalender. Setlist, GEMA, Marketing und die eigentliche Konzertorganisation entstehen erst bei der bewussten Umwandlung.
Mit einer groben Idee starten
Für eine neue Planung reichen zunächst:
- ein Arbeitstitel,
- eine grobe Idee oder ein Anlass,
- optional ein Zeitraum,
- eine Region und ein Suchradius,
- optional Zielgruppe und Größenordnung.
Zeitraum direkt in Terminvorschläge umwandeln
Sobald du beim Anlegen ein Startdatum für den Zeitraum auswählst, setzt Syncanto das Ende zunächst automatisch sechs Wochen später. Du kannst das Enddatum anschließend frei ändern.
Wenn ein Zeitraum vorhanden ist, wählst du zusätzlich:
- mögliche Wochentage,
- pro ausgewähltem Wochentag eine typische Startzeit,
- das Bundesland für Feiertage und Schulferien.
Standardmäßig sind Freitag, Samstag und Sonntag als typische Konzerttage vorausgewählt. Die Auswahl kann vollständig geändert werden.
Aus diesen Angaben erstellt Syncanto sofort konkrete Terminkandidaten. Beispiel:
- Freitag → 19:30 Uhr,
- Samstag → 19:30 Uhr,
- Sonntag → 17:00 Uhr.
Für einen Zeitraum von sechs Wochen entstehen daraus automatisch alle passenden Freitage, Samstage und Sonntage.
In der Vorschau siehst du bereits vor dem Speichern, welche Termine erzeugt werden.
Alle Vorschläge sind zunächst ausgewählt. Du kannst jeden Termin direkt in der Vorschau einzeln abwählen.
Feiertage und Schulferien werden nicht automatisch ausgeschlossen. Sie bleiben bewusst als mögliche Termine sichtbar, sind aber farblich deutlich markiert. So bleibt zum Beispiel auch ein Termin rund um Ostern grundsätzlich planbar, obwohl Syncanto auf Feiertag oder Ferien hinweist.
Zusätzlich markiert Syncanto:
- das Wochenende unmittelbar vor Ferienbeginn,
- das Wochenende unmittelbar nach Ferienende,
- mögliche Brückentage,
- das Wochenende, das direkt zu einem Brückentag gehört; es wird als „Brückentag-Wochenende“ markiert,
- besondere Kalendertage wie Ostersonntag, Pfingstsonntag, Heiligabend oder Silvester.
Gerade bei Ferienrändern und Brückentagen geht es nicht darum, einen Termin zu verbieten. Die Markierung weist darauf hin, dass Reise- und Urlaubsverhalten die reale Verfügbarkeit beeinflussen kann.
Wenn du diese Termine zunächst nicht berücksichtigen möchtest, kannst du „Termine mit Kalenderhinweis abwählen“ verwenden. Mit „Alle auswählen“ holst du sie wieder in die Auswahl zurück.
Beispiel:
Wir möchten Ende November in Aachen ein atmosphärisches Konzert für ein breites Publikum machen.
Die Angaben können später weiter konkretisiert werden.
Internes Syncanto-Wissen kommt zuerst
Die Konzertplanung verwendet möglichst zuerst Informationen, die bereits in eurer Organisation vorhanden sind. Diese Auswertungen verbrauchen keine AI-Punkte.
Repertoire
Syncanto berücksichtigt unter anderem:
- aktuellen Songstatus,
- tatsächliche Probenhistorie,
- frühere Konzertaufführungen,
- vorhandene Dateien und Materialien,
- vorhandene Übetracks beziehungsweise Voice-Material,
- vorhandene Mitgliederbewertungen,
- hinterlegte Besetzung/Voicing,
- Titel, Songinfos und Labels,
- Begriffe aus der Konzertidee.
Dadurch können bereits gut vorbereitete oder konzeptionell passende Songs hervorgehoben werden.
Bekannte Orte
Vor einer Web-Recherche bewertet Syncanto eure bereits angelegten Orte.
Dabei können unter anderem einfließen:
- frühere Konzerte an diesem Ort,
- frühere Proben,
- vorhandene Bühnen- oder Technikplanung,
- interne Bühneninformationen,
- Kapazität und geplante Größenordnung,
- Akustik- und Techniknotizen,
- bekannte Buchungswege und Kosten,
- Barrierefreiheit, Anfahrt und Parken,
- vorhandenes lokales Marketingwissen,
- bekannte Adresse und Region,
- durchschnittliche bisherige Konzertzusagen,
- bei ausreichender Datenbasis die nur aggregierte räumliche Entfernung zu aktiven Mitgliedern als Luftlinien-Orientierung.
Ein Ort, den ihr bereits mehrfach erfolgreich verwendet habt und zu dem technische Informationen vorliegen, kann dadurch höher eingeordnet werden als ein völlig unbekannter Ort.
Terminkandidaten
Für jeden Terminkandidaten kann Syncanto bereits ohne externe AI-Recherche prüfen:
- gesetzliche Feiertage im gewählten Bundesland,
- Schulferien im gewählten Bundesland,
- bekannte Abwesenheiten beziehungsweise Urlaube,
- zeitliche Überschneidungen mit eigenen Konzerten,
- zeitliche Überschneidungen mit eigenen Proben,
- wie viele Proben bis zum Kandidaten noch geplant sind,
- Antworten aus der Mitglieder-Terminabfrage.
Diese Informationen ergeben zunächst eine interne Orientierung. Zusätzlich zeigt Syncanto die Besetzungsabdeckung nach vorhandenen Stimm-/Mitgliedsgruppen. Nach einem AI-Konkurrenzcheck fließen auch die dabei gefundenen relevanten öffentlichen Veranstaltungen in den Termin-Score ein.
Feiertage und Schulferien im Score
Feiertage und Schulferien werden direkt am Terminkandidaten als Hinweis markiert und beeinflussen die interne Bewertung.
Aktuell behandelt Syncanto sie bewusst als Planungsrisiko, nicht als automatisches Ausschlusskriterium:
- ein gesetzlicher Feiertag reduziert den internen Termin-Score moderat,
- Schulferien reduzieren den Score stärker,
- Ferienrand-Wochenenden erhalten einen moderaten Abschlag,
- Brückentage und die direkt zugehörigen Wochenenden erhalten ebenfalls einen moderaten Abschlag,
- besondere Kalendertage werden separat berücksichtigt,
- wenn bereits ein hoher Rücklauf aus der Mitgliederabfrage vorhanden ist, wird der pauschale Kalenderabschlag kleiner, weil konkrete Verfügbarkeiten aussagekräftiger sind.
So kann ein Ferien- oder Feiertag weiterhin der beste Termin sein, wenn eure tatsächliche Besetzung gut verfügbar ist.
Mehrere Terminkandidaten vergleichen
Du kannst beliebig mehrere Kandidaten mit Beginn und optionalem Ende anlegen.
Für jeden Termin zeigt Syncanto die internen Signale getrennt an.
Einen Kandidaten kannst du als Favoriten markieren. Das ist noch keine Erstellung eines echten Konzerts.
Mitglieder nach Verfügbarkeit fragen
Beim Anlegen der Konzertplanung erstellt Syncanto für die ausgewählten Terminkandidaten automatisch die normalen Terminabfragen unter „Umfragen“. Standardmäßig beträgt die Rückmeldefrist 14 Tage; sie kann beim Anlegen angepasst werden.
Dabei gilt die Syncanto-weite Regel eine Terminabfrage pro Organisation und Kalendertag:
- Gibt es für einen vorgeschlagenen Tag bereits eine Terminabfrage, verwendet die Konzertplanung diese bestehende Abfrage.
- Nur wenn für den Tag noch keine Abfrage existiert, wird eine neue angelegt.
- Eine bereits vorhandene Abfrage wird durch die Konzertplanung nicht umbenannt und ihre Frist, Beschreibung oder Gruppeneinschränkung wird nicht überschrieben.
Mitglieder antworten dort wie gewohnt mit Ja, Vielleicht oder Nein und können einen Kommentar ergänzen.
Die Rückmeldungen werden in der Konzertplanung automatisch bei den jeweiligen Terminkandidaten zusammengefasst und fließen in Besetzungsabdeckung und Termin-Score ein.
Bekannte Urlaube bleiben zusätzlich sichtbar. Sie werden nicht an einen externen AI-Dienst übertragen.
Öffentliche Konkurrenz recherchieren
Im Bereich „Terminkandidaten“ kannst du oben „Mit AI checken“ verwenden.
Syncanto AI prüft dabei alle aktuell vorhandenen Terminkandidaten gemeinsam in einem Recherchelauf. Dadurch muss nicht jeder Termin einzeln gestartet werden.
Gesucht werden öffentlich auffindbare Veranstaltungen im angegebenen Gebiet, zum Beispiel:
- andere Konzerte,
- Kulturveranstaltungen,
- Stadtfeste,
- Weihnachtsmärkte,
- größere Sportveranstaltungen,
- andere für Besucherströme relevante Termine.
Für jeden Kandidaten speichert Syncanto die gefundenen Veranstaltungen samt Quellen und Relevanz. Hohe und mittlere Konkurrenz beeinflusst anschließend direkt den Termin-Score. Ein Termin mit einer großen, zielgruppenähnlichen Veranstaltung kann dadurch hinter einen ansonsten vergleichbaren Termin zurückfallen.
Der gemeinsame Check aller aktuell vorhandenen Terminkandidaten kostet 10 AI-Punkte insgesamt. Eine erneute gemeinsame Recherche ist eine neue kostenpflichtige Aktion.
Die Recherche ist eine Entscheidungshilfe und keine Garantie für Vollständigkeit.
Weitere Konzertorte recherchieren
Wenn die bereits in Syncanto bekannten Orte nicht ausreichen, kann Syncanto AI zusätzliche reale Locations recherchieren.
Die Web-Recherche ergänzt das interne Wissen beispielsweise um:
- weitere Kirchen, Säle oder Kulturorte,
- öffentlich auffindbare Adress- und Kapazitätsangaben,
- Kontaktmöglichkeiten,
- technische Hinweise,
- eine Begründung, warum ein Ort zum Vorhaben passen könnte.
Auch hier bleiben die Quellen sichtbar.
Einen interessanten Recherchetreffer kannst du über „In Syncanto übernehmen“ direkt als normalen Ort anlegen. Soweit vorhanden, werden Adresse, Ortstyp, Kapazität, Website, Kontakt sowie technische und organisatorische Hinweise vorausgefüllt. Du kannst den Ort entweder nur in den Stammdaten speichern oder direkt anlegen und als Konzertort auswählen.
Die Recherche nach weiteren Konzertorten kostet aktuell 10 AI-Punkte.
Partnerensembles vormerken und recherchieren
Zu einer Konzertplanung können mehrere Partnerensembles gehören. Du kannst bereits bekannte Partner selbst hinzufügen und parallel weitere Chöre, Bands, Orchester oder Ensembles mit Syncanto AI recherchieren.
Manuell kannst du unter anderem hinterlegen:
- Name und Art des Ensembles,
- Ort,
- musikalisches Profil,
- Idee zur Zusammenarbeit,
- Ansprechpartner beziehungsweise Kontaktinfo,
- E-Mail und Telefon,
- Kontaktseite und Website.
Die AI-Vorschläge enthalten soweit öffentlich belegbar:
- Name und Ort,
- musikalisches Profil,
- mögliche Ergänzung zum Konzertkonzept,
- öffentliche E-Mail-Adresse,
- öffentliche Telefonnummer,
- Kontakt- oder Anfrageseite,
- Website und Quellen.
Mit „Zur Partnerliste“ übernimmst du einen Recherchetreffer in die Planung. Weitere Treffer können zusätzlich übernommen werden. Ein bereits vorgemerkter Partner lässt sich einzeln wieder entfernen.
Interne Mitgliederdaten werden dafür nicht benötigt und nicht an den Rechercheanbieter übertragen.
Die Partnerrecherche kostet aktuell 10 AI-Punkte.
Repertoire für das Konzept vormerken
Songs können zunächst nur für die Planung ausgewählt werden.
Diese Programmauswahl ist noch keine Konzert-Setlist. Beim späteren Anlegen des echten Konzerts werden die ausgewählten Songs als erste Setlist übernommen.
Dadurch kannst du ein Programm ausprobieren, ohne bereits die vollständige Konzertorganisation auszulösen.
Gesamteinschätzung
Syncanto fasst die vorhandenen internen Signale und bereits gespeicherte Konkurrenzchecks zu einer Gesamteinschätzung zusammen. Dafür wird keine zusätzliche AI-Abfrage gestartet.
Dabei werden unter anderem berücksichtigt:
- der aktuell beste Terminkandidat,
- Mitgliederverfügbarkeit und Besetzungsabdeckung,
- interne Terminkonflikte,
- bekannte Abwesenheiten,
- öffentlich recherchierte Konkurrenzveranstaltungen, sofern der gemeinsame AI-Check bereits ausgeführt wurde,
- der passendste bereits bekannte Ort,
- vorhandenes Ortswissen und Erreichbarkeit,
- der Status der vorgemerkten Programmauswahl.
Die Gesamteinschätzung kostet keine AI-Punkte. Sie zeigt außerdem offene Punkte und den aus Sicht der vorhandenen Daten nächsten sinnvollen Planungsschritt.
Die Bewertung ist eine Orientierungshilfe und keine automatische Entscheidung.
Planung in ein echtes Konzert umwandeln
Wenn die Entscheidung gefallen ist, wählst du:
- einen Terminfavoriten,
- einen konkreten bereits in Syncanto angelegten Ort,
- optional eine erste Songauswahl.
Mit „Als Konzert anlegen“ erzeugt Syncanto anschließend das reguläre Konzert.
Übernommen werden:
- Titel und Konzertidee,
- ausgewählter Termin,
- ausgewählter Ort,
- vorgemerkte Songs,
- alle vorgemerkten Partnerensembles samt Kontakt- und Kooperationsinformationen.
Wenn bereits Mitglieder auf die Terminabfrage geantwortet haben, werden bestätigte Zusagen übernommen. Danach gelten die normalen Konzertfunktionen und können weiter bearbeitet werden.
Die Umwandlung kann nur einmal erfolgen. Die ursprüngliche Planung bleibt als Herkunft der Entscheidung erhalten. Berechtigte Verantwortliche können sie anschließend auch direkt vom erzeugten Konzert aus wieder öffnen.
Was wird bewusst nicht automatisch übernommen?
Web-Rechercheergebnisse werden nicht ungeprüft zu Stammdaten.
Insbesondere ein extern recherchierter Ort muss zunächst bewusst über „In Syncanto übernehmen“ als konkreter Syncanto-Ort bestätigt beziehungsweise angelegt werden, bevor daraus ein Konzert erstellt wird.
Recherchierte Partnerensembles werden ebenfalls nicht automatisch übernommen. Erst „Zur Partnerliste“ macht einen Vorschlag zu einem Bestandteil der Planung.
So bleiben reine Recherchevorschläge und eure bewusst übernommenen Planungs- beziehungsweise Stammdaten getrennt.
Datenschutz
Die interne Auswertung erfolgt mit Daten eurer eigenen Organisation.
Für Web-Recherchen werden nur die für die Suche notwendigen Planungsinformationen verwendet, zum Beispiel:
- Region,
- Zeitraum oder konkreter Termin,
- Suchradius,
- Konzertidee und Zielgruppe.
Individuelle Mitgliederantworten, Namen, Urlaubsinformationen, Wohnorte und individuelle Entfernungen sind für die externe Recherche nicht erforderlich.
Auch freie interne Ortsnotizen wie Akustik-, Kosten- oder Erfahrungsnotizen bleiben in der internen Syncanto-Auswertung. Für externe Recherchen werden nur die jeweils notwendigen strukturierten Hinweise verwendet, zum Beispiel dass ein Ort bereits bekannt ist, dessen Ortstyp, Kapazität oder vorhandene Wissenskategorien.
Feiertage und Schulferien werden über kalenderbezogene Datenquellen für Deutschland ergänzt. Ein Ausfall dieser Quellen blockiert die Konzertplanung nicht: Die Terminkandidaten werden weiterhin erzeugt, lediglich die entsprechenden Kalenderhinweise können vorübergehend fehlen.
Planung archivieren und wiederherstellen
Nicht weiter verfolgte Planungen können archiviert werden. Sie verschwinden dadurch aus der aktiven Übersicht, werden aber nicht gelöscht.
Über „Archiv“ in der Konzertplanungsübersicht kannst du archivierte Planungen wieder anzeigen und wiederherstellen.
Nach einer Wiederherstellung setzt Syncanto den fachlich passenden Stand anhand der noch vorhandenen Planung zurück, zum Beispiel auf „Recherche“ oder „Entschieden“. Eine zuvor freigegebene Terminabfrage wird aus Sicherheitsgründen nicht automatisch wieder geöffnet.
Eine bereits in ein Konzert umgewandelte Planung ist dauerhaft schreibgeschützt. Sie bleibt als nachvollziehbare Grundlage des erzeugten Konzerts erhalten.