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Aufgaben für ein Konzert verwalten

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Aufgaben für ein Konzert verwalten

Mit Konzertaufgaben planst du alle organisatorischen Schritte, die für ein bestimmtes Konzert erledigt werden müssen.

Dazu können beispielsweise gehören:

  • Technik abstimmen,
  • Programmheft erstellen,
  • Veranstaltungsort bestätigen,
  • Noten vorbereiten,
  • GEMA-Liste prüfen,
  • Aufbau organisieren,
  • Mitwirkende informieren.

Jede Aufgabe kann direkt mit dem Konzert verbunden werden.

Voraussetzungen​

Zum Ansehen von Aufgaben benötigst du das entsprechende Leserecht.

Zum Erstellen einer Aufgabe benötigst du das Recht, Aufgaben anzulegen.

Zum Bearbeiten oder Löschen gelten zusätzliche Rechte für die jeweilige Aufgabe.

Aufgabenbereich öffnen​

So gehst du vor:

  1. Öffne „Konzerte“.
  2. Wähle das gewünschte Konzert.
  3. Scrolle zum Bereich „Aufgaben“.

In der Übersicht der Konzertdetailseite kannst du über „Offene Aufgaben“ direkt zu diesem Bereich springen.

Kennzahlen in der Konzertübersicht​

Die Konzertübersicht zeigt zwei Zahlen:

  • offene Aufgaben, die dir zugewiesen sind,
  • offene Aufgaben ohne zugewiesene Person.

Aufgaben, die anderen Personen zugewiesen sind, werden in diesen beiden kompakten Kennzahlen nicht mitgezählt.

Neue Konzertaufgabe erstellen​

So gehst du vor:

  1. Öffne den Aufgabenbereich des Konzerts.
  2. Klicke auf „Aufgabe erstellen“ beziehungsweise die entsprechende Hinzufügen-Aktion.
  3. Trage die benötigten Angaben ein.
  4. Klicke auf „Speichern“.

Die Aufgabe wird automatisch mit dem geöffneten Konzert verbunden.

Titel​

Im Feld „Titel“ gibst du eine kurze, eindeutige Bezeichnung ein.

Beispiele:

Technik mit Veranstaltungsort abstimmen
Programmheft zum Druck freigeben
GEMA-Daten kontrollieren

Der Titel sollte beschreiben, welches Ergebnis erwartet wird.

Fälligkeitsdatum​

Im Feld „Fälligkeitsdatum“ legst du fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.

Beispiel:

15.08.2026

Wähle das Datum so, dass nach der Erledigung noch ausreichend Zeit für Korrekturen bleibt.

Fälligkeit und Konzerttermin​

Das Fälligkeitsdatum ist ein fest gespeichertes Datum.

Wird der Konzerttermin später verschoben, wird die Fälligkeit vorhandener Aufgaben nicht automatisch neu berechnet.

Prüfe deshalb nach jeder Terminänderung alle Konzertaufgaben.

Zuständige Person​

Im Feld „Zugewiesen“ kannst du ein Mitglied der aktuellen Organisation auswählen.

Alternativ lässt du die Auswahl auf:

Ohne Zuweisung

Eine nicht zugewiesene Aufgabe kann später von einer passenden Person übernommen oder durch die Leitung zugeteilt werden.

Benachrichtigung bei Zuweisung​

Wird beim Erstellen eine konkrete Person ausgewählt, löst Syncanto ein internes Ereignis zur Aufgabenzuweisung aus.

Dabei werden unter anderem berücksichtigt:

  • Aufgabe,
  • zuständige Person,
  • Fälligkeitsdatum,
  • ausführender Benutzer.

Ob daraus eine sichtbare Benachrichtigung entsteht, hängt von der weiteren Benachrichtigungskonfiguration ab.

Kategorie​

Im Feld „Gruppe“ wählst du eine Aufgabenkategorie.

Beispiele können sein:

  • Technik,
  • Organisation,
  • Öffentlichkeitsarbeit,
  • Musik,
  • Finanzen.

Die verfügbaren Kategorien werden in den Einstellungen der Organisation gepflegt.

Ohne Kategorie​

Die Auswahl enthält:

Ohne Gruppe

Verwende diese Möglichkeit nur, wenn keine vorhandene Kategorie sinnvoll passt.

Einheitliche Kategorien erleichtern später das Filtern und Auswerten.

Epic​

Im Feld „Epic“ kannst du die Aufgabe einem größeren Arbeitsbereich zuordnen.

Beispiel:

Konzertvorbereitung Sommerkonzert

Ohne Zuordnung bleibt die Einstellung:

Kein Epic

Unterschied zwischen Kategorie und Epic​

Eine Kategorie beschreibt meist die Art der Arbeit.

Beispiel:

Technik

Ein Epic bündelt mehrere zusammengehörige Aufgaben innerhalb eines größeren Vorhabens.

Beispiel:

Sommerkonzert 2026

Sichtbarkeitsgruppe​

Über „Gruppe (Sichtbarkeit)“ legst du fest, wer die Aufgabe sehen darf.

Standardmäßig gilt:

Alle sehen diese Aufgabe

Alternativ kannst du eine Benutzergruppe auswählen.

Dann erscheint beispielsweise:

Nur: Vorstand

Sichtbarkeit bewusst wählen​

Beschränke die Sichtbarkeit nur, wenn dies wirklich notwendig ist.

Eine eingeschränkte Aufgabe kann für andere Beteiligte unsichtbar sein, obwohl sie organisatorisch davon betroffen sind.

Beschreibung​

Im Feld „Aufgabe“ kannst du die eigentliche Beschreibung eintragen.

Beispiel:

Mit dem Veranstaltungsort klären, welche Stromanschlüsse auf der Bühne verfügbar sind und ob die vorhandene Tonanlage genutzt werden kann.

Die Beschreibung sollte alle Informationen enthalten, die zur Bearbeitung notwendig sind.

Sinnvolle Aufgabenbeschreibung​

Eine gute Beschreibung beantwortet möglichst:

  1. Was ist zu erledigen?
  2. Welches Ergebnis wird erwartet?
  3. Mit wem muss gesprochen werden?
  4. Welche Unterlagen werden benötigt?
  5. Bis wann muss die Aufgabe abgeschlossen sein?

Aufgabe mit anderen Aufgaben verknüpfen​

Über „Verknüpfung hinzufügen“ kannst du Beziehungen zu anderen offenen Aufgaben anlegen.

Dafür wählst du:

  • eine Beziehung,
  • eine andere Aufgabe.

Mögliche Verwendung von Verknüpfungen​

Verknüpfungen eignen sich beispielsweise für:

  • blockierende Aufgaben,
  • abhängige Aufgaben,
  • zusammengehörige Arbeitsschritte,
  • Aufgaben, die gemeinsam abgeschlossen werden sollten.

Beispiel:

Technikplan fertigstellen

kann von:

Bühnenmaße beim Veranstaltungsort erfragen

abhängen.

Nur offene und sichtbare Aufgaben​

Zur Verknüpfung werden offene Aufgaben angeboten, die du ansehen darfst.

Bereits erledigte oder für dich nicht sichtbare Aufgaben können nicht ausgewählt werden.

Keine Selbstverknüpfung​

Eine Aufgabe kann nicht mit sich selbst verknüpft werden.

Außerdem darf dieselbe Aufgabe nicht mehrfach als identische Verknüpfung ausgewählt werden.

Verknüpfung entfernen​

Klicke bei der jeweiligen Verknüpfung auf das Papierkorb-Symbol, bevor du die Aufgabe speicherst.

Dadurch wird nur die geplante Beziehung entfernt, nicht die andere Aufgabe selbst.

Aufgabe speichern​

Klicke auf:

Speichern

Nach erfolgreichem Speichern erscheint:

Aufgabe gespeichert

mit der Meldung:

Die Aufgabe wurde gespeichert

Anschließend wird die Aufgabenansicht aktualisiert.

Erstellung abbrechen​

Klicke auf:

Abbrechen

Die Eingaben werden verworfen und der Dialog geschlossen.

Automatisch erstellte Konzertaufgaben​

Beim Erstellen eines Konzerts können Aufgaben aus hinterlegten Konzertvorlagen übernommen werden.

Dabei werden unter anderem gesetzt:

  • Titel,
  • Beschreibung,
  • Kategorie,
  • Fälligkeit relativ zum Konzertbeginn.

Diese Aufgaben erscheinen anschließend wie reguläre Konzertaufgaben.

Vorlagen werden nur beim Erstellen angewendet​

Änderst du später die Konzertvorlagen, werden bestehende Konzerte nicht automatisch aktualisiert.

Auch bei einer Terminverschiebung werden die Fälligkeiten der bereits erzeugten Aufgaben nicht neu berechnet.

Aufgabe als erledigt markieren​

Klicke bei der Aufgabe auf die Aktion zum Abschließen.

Der Status wird auf erledigt gesetzt.

Anschließend erscheint:

Aufgabe abgeschlossen

mit der Meldung:

Die Aufgabe wurde abgeschlossen

Aufgabe wieder öffnen​

Eine erledigte Aufgabe kann erneut als offen markiert werden.

Dabei erscheint:

Aufgabe wieder offen

mit der Meldung:

Die Aufgabe wurde wieder als offen markiert

Wann eine Aufgabe wieder geöffnet werden sollte​

Öffne eine Aufgabe erneut, wenn:

  • das Ergebnis unvollständig ist,
  • sich Anforderungen geändert haben,
  • eine Freigabe zurückgezogen wurde,
  • Nacharbeit erforderlich ist,
  • die Aufgabe versehentlich abgeschlossen wurde.

Aufgabe bearbeiten​

Mit dem entsprechenden Recht kannst du eine vorhandene Aufgabe öffnen und verändern.

Prüfe insbesondere:

  • Titel,
  • Beschreibung,
  • Fälligkeitsdatum,
  • Zuweisung,
  • Kategorie,
  • Epic,
  • Sichtbarkeit,
  • Verknüpfungen.

Aufgabe löschen​

Mit dem Löschrecht kannst du eine Aufgabe entfernen.

Vor der endgültigen Löschung erscheint ein Bestätigungsdialog.

Lösche eine Aufgabe nur, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

Ist die Arbeit bereits erledigt, solltest du sie normalerweise als abgeschlossen markieren, statt sie zu löschen.

Nicht zugewiesene Aufgaben​

Nicht zugewiesene Aufgaben erscheinen als offene Aufgaben ohne verantwortliche Person.

Sie sind besonders wichtig, weil sonst unklar bleibt, wer sie erledigt.

Die Konzertleitung sollte diese Liste regelmäßig prüfen.

Eigene Aufgaben​

Aufgaben, die dir persönlich zugewiesen sind, erscheinen auch in deiner allgemeinen Aufgabenübersicht.

Dort kannst du sie zusammen mit Aufgaben aus anderen Bereichen verwalten.

Konzertbezug​

Eine auf der Konzertseite erstellte Aufgabe erhält automatisch den Bezug zum geöffneten Konzert.

Dadurch wird sie in Übersichten als Typ:

Konzert

gekennzeichnet.

Dringlichkeit in der Aufgabenübersicht​

Aufgaben werden abhängig von ihrer Fälligkeit optisch hervorgehoben.

Mögliche Zustände sind:

  • überfällig,
  • heute fällig,
  • bald fällig,
  • innerhalb der nächsten Woche,
  • später fällig,
  • ohne Datum.

Überfällige Aufgaben​

Liegt das Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit, wird die Aufgabe als überfällig dargestellt.

Prüfe bei überfälligen Aufgaben:

  1. Ist die Aufgabe tatsächlich noch offen?
  2. Muss das Datum angepasst werden?
  3. Fehlt eine verantwortliche Person?
  4. Blockiert sie weitere Konzertvorbereitungen?

Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum​

Eine Aufgabe kann ohne Datum angelegt werden, sofern die Validierungsregeln dies zulassen.

Für konzertkritische Aufgaben solltest du jedoch möglichst immer eine Fälligkeit festlegen.

Aufgabe ist nicht sichtbar​

Mögliche Gründe:

  • Dir fehlt das Leserecht.
  • Die Sichtbarkeit ist auf eine andere Benutzergruppe beschränkt.
  • Die Aufgabe wurde bereits erledigt.
  • Die Aufgabe wurde gelöscht.
  • Du befindest dich in der falschen Organisation.

Aufgabe kann nicht erstellt werden​

Mögliche Gründe:

  • Dir fehlt das Erstellrecht.
  • Pflichtangaben fehlen.
  • Eine ausgewählte Verknüpfung ist ungültig.
  • Eine verknüpfte Aufgabe ist nicht mehr verfügbar.
  • Die Internetverbindung wurde unterbrochen.

Person fehlt in der Zuweisung​

Prüfe:

  • Gehört die Person zur aktuellen Organisation?
  • Ist das Mitglied noch aktiv?
  • Wurde die Seite nach einer Mitgliederänderung neu geladen?

Verknüpfung kann nicht gespeichert werden​

Mögliche Gründe:

  • Es wurde keine Aufgabe ausgewählt.
  • Die Aufgabe wurde mehrfach ausgewählt.
  • Die Aufgabe wurde inzwischen erledigt oder gelöscht.
  • Du darfst die verknüpfte Aufgabe nicht sehen.
  • Die Beziehung ist ungültig.

Konzert wurde verschoben​

Nach einer Terminänderung solltest du:

  1. alle offenen Konzertaufgaben prüfen,
  2. Fälligkeiten neu festlegen,
  3. Zuständigkeiten kontrollieren,
  4. Abhängigkeiten überprüfen,
  5. überfällige Aufgaben aktualisieren.

Konzert wurde gelöscht​

Nach dem Löschen des Konzerts ist der zentrale Konzertbezug nicht mehr verfügbar.

Prüfe deshalb vor der Löschung, ob Aufgaben noch benötigt oder an anderer Stelle dokumentiert werden müssen.

Empfohlener Ablauf für die Konzertleitung​

  1. Erstelle die wichtigsten Aufgaben frühzeitig.
  2. Vergib klare Titel.
  3. Lege realistische Fälligkeiten fest.
  4. Weise kritische Aufgaben direkt zu.
  5. Verwende Kategorien und Epics einheitlich.
  6. Beschränke die Sichtbarkeit nur bei Bedarf.
  7. Verknüpfe abhängige Aufgaben.
  8. Prüfe offene und nicht zugewiesene Aufgaben regelmäßig.
  9. Markiere erledigte Aufgaben zeitnah als abgeschlossen.
  10. Kontrolliere alle Fälligkeiten nach einer Terminänderung.

Beispiel​

Titel: Technik mit Veranstaltungsort abstimmen
Fälligkeitsdatum: 15.08.2026
Zugewiesen: Max Mustermann
Gruppe: Technik
Epic: Sommerkonzert 2026
Sichtbarkeit: Alle sehen diese Aufgabe

Beschreibung:

Mit dem Veranstaltungsort Stromversorgung, vorhandene Tontechnik, Aufbauzeiten und Ansprechpartner klären. Ergebnisse anschließend im Konzertplaner dokumentieren.

Häufige Fragen​

Wo erstelle ich eine Konzertaufgabe?​

Im Aufgabenbereich der Konzertdetailseite.

Wird die Aufgabe automatisch mit dem Konzert verbunden?​

Ja.

Muss eine Aufgabe einer Person zugewiesen werden?​

Nein.

Kann ich eine Kategorie auswählen?​

Ja.

Kann ich ein Epic zuordnen?​

Ja.

Kann ich die Sichtbarkeit einschränken?​

Ja, auf eine vorhandene Benutzergruppe.

Kann ich Aufgaben miteinander verknüpfen?​

Ja.

Kann eine Aufgabe mit sich selbst verknüpft werden?​

Nein.

Werden nur offene Aufgaben zur Verknüpfung angeboten?​

Ja.

Wird eine Person bei einer Zuweisung benachrichtigt?​

Die Zuweisung löst ein internes Ereignis aus, das für Benachrichtigungen verwendet werden kann.

Werden Fälligkeiten bei einer Konzertverschiebung angepasst?​

Nein.

Kann ich eine erledigte Aufgabe wieder öffnen?​

Ja.

Sollte ich erledigte Aufgaben löschen?​

Normalerweise nicht. Markiere sie als abgeschlossen.

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