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Konzertplaner verwenden

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Konzertplaner verwenden

Der Konzertplaner bündelt die wichtigsten Informationen für die Durchführung eines Konzerts in einer eigenen, mobil optimierten Ansicht.

Er eignet sich besonders für:

  • Mitglieder,
  • Chorleitung,
  • Technik,
  • Helfer,
  • externe Mitwirkende,
  • Veranstaltungsorte.

Der Konzertplaner ist in erster Linie eine übersichtliche Leseansicht für die Vorbereitung und den Veranstaltungstag.

Konzertplaner öffnen​

So gehst du vor:

  1. Öffne „Konzerte“.
  2. Wähle das gewünschte Konzert.
  3. Klicke auf „Konzertplaner“.

Der Konzertplaner wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet.

Zugriff für angemeldete Mitglieder​

Bist du bei Syncanto angemeldet und gehörst zur Organisation des Konzerts, kannst du den Konzertplaner direkt öffnen.

Ein zusätzliches Passwort ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Mitglieder anderer Organisationen erhalten keinen Zugriff.

Zugriff für externe Personen​

Externe Personen können den Konzertplaner ohne Syncanto-Konto öffnen, wenn für das Konzert ein Passwort hinterlegt ist.

Nach dem Öffnen erscheint eine Passwortabfrage.

So gehst du vor:

  1. Öffne den Link zum Konzertplaner.
  2. Gib das Konzertplaner-Passwort ein.
  3. Klicke auf „Anmelden“.

Nach erfolgreicher Anmeldung bleibt der Zugriff für die aktuelle Sitzung gespeichert.

Kein Passwort hinterlegt​

Ist kein Konzertplaner-Passwort vorhanden, ist der externe Zugriff nicht möglich.

Der Konzertplaner kann dann nur von angemeldeten Mitgliedern der Organisation geöffnet werden.

Schutz vor zu vielen Anmeldeversuchen​

Nach mehreren falschen Passworteingaben wird der Zugriff vorübergehend begrenzt.

Nach fünf fehlgeschlagenen Versuchen musst du warten, bevor du es erneut versuchen kannst.

Bereiche des Konzertplaners​

Der Konzertplaner enthält vier Bereiche:

  • Ablauf,
  • Konzert,
  • Technik,
  • Info.

Auf Smartphones wechselst du über die Navigation am unteren Bildschirmrand zwischen den Bereichen.

Ablauf​

Im Bereich „Ablauf“ wird der zeitliche Ablauf des Konzerts angezeigt.

Die Einträge sind nach ihrer Startzeit sortiert.

Ein Ablaufpunkt kann enthalten:

  • Startzeit,
  • Endzeit,
  • Titel,
  • Raum,
  • Beschreibung.

Beispiele für Ablaufpunkte sind:

  • Aufbau,
  • Soundcheck,
  • Stellprobe,
  • Einsingen,
  • Einlass,
  • Konzertbeginn,
  • Pause,
  • Abbau.

Keine Abläufe hinterlegt​

Sind noch keine Ablaufpunkte vorhanden, erscheint der Hinweis:

„Keine Abläufe hinterlegt“

Die Ablaufpunkte müssen vorher in der Konzertverwaltung gepflegt werden.

Konzert​

Im Bereich „Konzert“ wird die Setliste angezeigt.

Die Songs erscheinen in der festgelegten Reihenfolge.

Zu jedem Eintrag können angezeigt werden:

  • Titel,
  • geplante Startzeit,
  • bisherige Gesamtdauer,
  • Dauer des Songs,
  • zusätzliche Informationen,
  • zugeordnete Farbe.

Berechnete Startzeit​

Der Konzertplaner berechnet für jeden Song eine voraussichtliche Startzeit.

Ausgangspunkt ist der Beginn des Konzerts.

Die Startzeit der folgenden Songs ergibt sich aus den hinterlegten Songdauern.

Zwischen den Songs wird zusätzlich ungefähr eine Minute berücksichtigt.

Songdauer pflegen​

Eine sinnvolle Zeitberechnung ist nur möglich, wenn die Dauer der Songs korrekt hinterlegt ist.

Fehlt eine Dauer, kann die Startzeit der folgenden Songs ungenau sein.

Aktueller Song​

Der aktuell markierte Song wird im Konzertplaner hervorgehoben.

Die Ansicht prüft regelmäßig, welcher Song gerade aktiv ist.

Dadurch kann der Konzertplaner während des Konzerts als Live-Setlistenansicht verwendet werden.

Automatische Aktualisierung​

Der aktuelle Song wird ungefähr alle fünf Sekunden neu geprüft.

Die Seite muss dafür geöffnet bleiben und eine Internetverbindung besitzen.

Generische Einträge​

Neben regulären Songs können auch allgemeine Setlisteneinträge angezeigt werden.

Das können beispielsweise sein:

  • Pause,
  • Moderation,
  • Umbau,
  • Zugabe,
  • Begrüßung.

Generische Einträge werden optisch etwas zurückhaltender dargestellt.

Keine Songs hinterlegt​

Ist die Setliste leer, erscheint:

„Keine Songs hinterlegt“

Füge die Songs vorher auf der Konzertdetailseite hinzu.

Technik​

Der Bereich „Technik“ enthält die technischen Planungen zum Konzert.

Dazu gehören:

  • eingeplantes Inventar mit Mengen,
  • der Status zur Platzierung auf dem Bühnenplan,
  • technische Listen,
  • optional der Bühnenplan,
  • platzierte Inventargegenstände,
  • Verantwortlichkeiten.

Eingeplantes Inventar​

Der Technikbereich zeigt zuerst das für das Konzert eingeplante Inventar mit der benötigten Menge.

Ein Bühnenplan ist dafür nicht erforderlich. Syncanto kennzeichnet den Zusammenhang zur grafischen Planung beispielsweise mit:

  • „Auf Liste, nicht auf Bühnenplan“
  • „2 von 4 platziert“
  • „Auf Bühnenplan platziert“

Dadurch ist auch Material sichtbar, das nicht sinnvoll auf einem Bühnenplan eingezeichnet wird, etwa Kabel, Adapter, Werkzeug oder Ersatzmaterial.

Technische Listen​

Unter „Listen“ werden zusätzlich die für das Konzert angelegten Pläne angezeigt.

Jeder Plan besitzt einen Titel und kann mehrere Zeilen mit bis zu fünf Spalten enthalten.

Beispiele sind:

  • Kanalbelegung,
  • Mikrofonliste,
  • Aufbauplan,
  • Lichtplan,
  • Stromverteilung,
  • Materialliste.

Der Bereich ist zunächst eingeklappt und kann bei Bedarf geöffnet werden.

Bühnenplan​

Wenn für den Veranstaltungsort ein Bühnenplan vorhanden ist, kann dieser im Technikbereich geöffnet werden.

Der Plan zeigt:

  • das Bühnenbild,
  • platzierte Inventargegenstände,
  • Positionen der Elemente.

Auf kleinen Bildschirmen kannst du seitlich durch den Plan wischen.

Informationen zu Bühnenelementen​

Tippe oder klicke auf ein Element im Bühnenplan.

Abhängig von den hinterlegten Daten werden angezeigt:

  • Titel,
  • Strom,
  • Signal,
  • Adresse,
  • zusätzliche Informationen,
  • verantwortliche Person.

Nach verantwortlicher Person filtern​

Sind technische Elemente bestimmten Personen zugeordnet, erscheint ein Filter.

Du kannst auswählen:

  • alle anzeigen,
  • eine bestimmte verantwortliche Person.

Dadurch sieht eine technische Person nur die Elemente, für die sie zuständig ist.

Keine verantwortliche Person​

Ist einem Element keine Person zugeordnet, erscheint:

„Nicht benannt“

Info​

Der Bereich „Info“ enthält:

  • Ansprechpartner,
  • häufige Fragen und Antworten.

Ansprechpartner​

Ansprechpartner werden nach ihrer Rolle sortiert angezeigt.

Ein Eintrag kann enthalten:

  • Rolle,
  • Name,
  • Telefonnummer,
  • E-Mail-Adresse.

Telefonnummern und E-Mail-Adressen können direkt angeklickt werden.

Beispiele für Ansprechpartner​

Mögliche Rollen sind:

  • Konzertleitung,
  • Chorleitung,
  • Technik,
  • Veranstaltungsort,
  • Einlass,
  • Erste Hilfe,
  • Bühnenmanagement.

Keine Ansprechpartner hinterlegt​

Sind keine Kontakte vorhanden, erscheint:

„Keine Ansprechpartner hinterlegt“

FAQ​

Im FAQ-Bereich werden häufige Fragen zum Konzert beantwortet.

Jeder Eintrag besteht aus:

  • Frage,
  • Antwort.

Die Antwort wird durch Anklicken der Frage geöffnet.

Beispiele für FAQ​

Sinnvolle Fragen sind:

  • Wo ist der Treffpunkt?
  • Welche Kleidung wird getragen?
  • Wo können Taschen abgelegt werden?
  • Wann beginnt das Einsingen?
  • Gibt es Verpflegung?
  • Wo befinden sich die Toiletten?
  • Wo kann geparkt werden?
  • Wie läuft der Abbau ab?

Keine FAQ hinterlegt​

Sind keine Fragen vorhanden, erscheint:

„Keine FAQ hinterlegt“

Ist für die Organisation ein Logo hinterlegt, wird es im Kopfbereich des Konzertplaners angezeigt.

Andernfalls verwendet die Seite das Syncanto-Logo.

Titel und Termin​

Im Kopfbereich werden angezeigt:

  • Konzerttitel,
  • Datum,
  • Beginn.

Dadurch ist auch beim Wechsel zwischen den Bereichen jederzeit erkennbar, zu welchem Konzert die Informationen gehören.

Du kannst den Link zum Konzertplaner an externe Beteiligte weitergeben.

Teile zusätzlich das Passwort, wenn die Person kein Syncanto-Konto besitzt.

Verwende für Link und Passwort möglichst getrennte Kommunikationswege, wenn der Konzertplaner vertrauliche Informationen enthält.

Welche Informationen sind geschützt?​

Im Konzertplaner können personenbezogene oder interne Daten stehen.

Dazu gehören beispielsweise:

  • Telefonnummern,
  • E-Mail-Adressen,
  • technische Zuständigkeiten,
  • interne Abläufe,
  • Setliste,
  • Bühnenplanung.

Gib den Zugang deshalb nur an Personen weiter, die diese Informationen benötigen.

Passwort ändern​

Wird das Passwort des Konzerts geändert, müssen externe Personen beim nächsten Zugriff das neue Passwort verwenden.

Bereits geöffnete Sitzungen können bis zum Ende ihrer Sitzung weiterhin Zugriff besitzen.

Passwort funktioniert nicht​

Prüfe:

  1. Wurde das Passwort vollständig eingegeben?
  2. Wurden Leerzeichen mitkopiert?
  3. Wurde das Passwort inzwischen geändert?
  4. Verwendest du den richtigen Konzertlink?
  5. Wurden zu viele falsche Versuche durchgeführt?

Nach mehreren Fehlversuchen musst du möglicherweise kurz warten.

Konzertplaner ist nicht erreichbar​

Mögliche Gründe:

  • Das Konzert wurde gelöscht.
  • Der Link enthält eine falsche Konzert-ID.
  • Du bist in einer anderen Organisation angemeldet.
  • Für externe Besucher wurde kein Passwort eingerichtet.
  • Die Sitzung ist abgelaufen.

Inhalte fehlen​

Wenn einzelne Bereiche leer sind, wurden die entsprechenden Informationen noch nicht gepflegt.

Prüfe insbesondere:

  • Ablaufpunkte,
  • Setliste,
  • Songdauern,
  • eingeplantes Inventar,
  • technische Pläne,
  • optionalen Bühnenplan,
  • Verantwortlichkeiten,
  • Ansprechpartner,
  • FAQ.

Änderungen erscheinen nicht​

Der Konzertplaner lädt viele Daten beim Öffnen der Seite.

Lade die Seite neu, wenn kurz zuvor Änderungen vorgenommen wurden.

Die Markierung des aktuellen Songs wird automatisch regelmäßig aktualisiert.

Verwendung am Konzerttag​

Ein sinnvoller Ablauf ist:

  1. Öffne den Konzertplaner vor Beginn.
  2. Prüfe den zeitlichen Ablauf.
  3. Kontrolliere die Setliste.
  4. Öffne den Technikbereich.
  5. Filtere bei Bedarf nach deiner Zuständigkeit.
  6. Prüfe die Ansprechpartner.
  7. Lasse die Seite während des Konzerts geöffnet.

Verwendung für externe Technik​

Für externe Techniker kannst du im Konzertplaner bereitstellen:

  • Ablauf,
  • Bühnenplan,
  • Kanalbelegung,
  • Materiallisten,
  • Ansprechpartner,
  • technische Hinweise.

Dadurch müssen nicht mehrere einzelne Dokumente verschickt werden.

Verwendung für Mitglieder​

Mitglieder finden dort unter anderem:

  • Treffzeiten,
  • Räume,
  • Konzertablauf,
  • Setliste,
  • organisatorische Hinweise,
  • Ansprechpartner,
  • häufige Fragen.

Keine Bearbeitung im Konzertplaner​

Der Konzertplaner ist eine Leseansicht.

Daten werden an anderen Stellen in Syncanto bearbeitet.

Änderungen im Konzertplaner selbst sind nicht möglich.

Empfohlener Ablauf vor der Freigabe​

  1. Prüfe den Konzerttitel und den Termin.
  2. Lege ein Passwort fest.
  3. Pflege alle Ablaufpunkte.
  4. Prüfe die Setliste und Songdauern.
  5. Ergänze technische Listen.
  6. Prüfe den Bühnenplan.
  7. Weise technische Verantwortlichkeiten zu.
  8. Ergänze Ansprechpartner.
  9. Pflege wichtige FAQ.
  10. Öffne den Konzertplaner testweise in einem privaten Browserfenster.
  11. Prüfe die mobile Darstellung.
  12. Gib Link und Passwort erst danach weiter.

Häufige Fragen​

Benötige ich ein Syncanto-Konto?​

Als Mitglied der Organisation kannst du den Konzertplaner direkt öffnen. Externe Personen können ihn mit dem Passwort verwenden.

Wo finde ich das Passwort?​

Das Passwort wird in den Konzertinformationen angezeigt und über die Konzertbearbeitung verwaltet.

Können externe Personen Daten verändern?​

Nein.

Welche Bereiche gibt es?​

Ablauf, Konzert, Technik und Info.

Wird der aktuelle Song automatisch aktualisiert?​

Ja, ungefähr alle fünf Sekunden.

Kann ich technische Elemente filtern?​

Ja, nach verantwortlicher Person.

Können Telefonnummern direkt angerufen werden?​

Ja.

Kann ich die FAQ im Konzertplaner bearbeiten?​

Nein. Die Bearbeitung erfolgt in der Konzertverwaltung.

Warum sehe ich keinen Bühnenplan?​

Für den Veranstaltungsort oder das Konzert ist möglicherweise kein Bühnenplan hinterlegt.

Warum stimmen die berechneten Songzeiten nicht?​

Prüfe die hinterlegten Songdauern.

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