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Dateien verwalten

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Dateien verwalten

Innerhalb eines Ordners zeigt Syncanto die vorhandenen Dateien als Liste an.

Zu jeder Datei werden angezeigt:

  • Dateiname,
  • Beschreibung,
  • verfügbare Aktionen.

Welche Aktionen sichtbar sind, hängt von der Art der Datei und deinen Rechten ab.

Datei öffnen oder herunterladen​

Bei direkt in Syncanto gespeicherten Dateien erscheint ein Download-Symbol.

Klicke darauf, um die Datei herunterzuladen.

Syncanto prüft dabei, ob du die Datei sehen darfst, und liefert die Datei anschließend unter dem hinterlegten Dateinamen aus.

Wurde statt einer lokalen Datei ein externer Link hinterlegt, erscheint ein Link-Symbol.

Klicke darauf, um den externen Speicherort in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

Ob die Datei dort tatsächlich erreichbar ist, hängt vom externen Anbieter und dessen Freigabeeinstellungen ab.

Beschreibung lesen​

Die Beschreibung einer Datei wird direkt in der Dateiliste angezeigt.

Formatierungen in der Beschreibung können dabei dargestellt werden.

Nutze die Beschreibung beispielsweise für:

  • Versionshinweise,
  • Verwendungszweck,
  • organisatorische Hinweise,
  • ergänzende Informationen zum Inhalt.

Datei bearbeiten​

Wenn du das Recht zum Bearbeiten der Datei besitzt, erscheint ein Stift-Symbol.

So gehst du vor:

  1. Klicke auf das Stift-Symbol.
  2. Ändere den Dateinamen oder die Beschreibung.
  3. Klicke auf „Speichern“.

Nach dem Speichern erscheint eine Bestätigung, dass die Datei aktualisiert wurde.

Was beim Bearbeiten geändert wird​

Der aktuelle Bearbeitungsdialog ändert:

  • den angezeigten Dateinamen,
  • die Beschreibung.

Die eigentliche hochgeladene Datei beziehungsweise der hinterlegte externe Link wird über diesen Dialog nicht ersetzt.

Wenn eine andere Datei benötigt wird, lege einen neuen Dateieintrag an und entferne den alten Eintrag anschließend, sofern dies fachlich sinnvoll ist.

Datei umbenennen​

Zum Umbenennen bearbeitest du den Dateieintrag und änderst das Feld „Dateiname“.

Bei lokal gespeicherten Dateien bleibt der interne technische Speichername unverändert. Geändert wird der in Syncanto angezeigte und beim Download verwendete Name.

Datei löschen​

Wenn du das Recht zum Löschen besitzt, erscheint ein Papierkorb-Symbol.

So gehst du vor:

  1. Klicke auf das Papierkorb-Symbol.
  2. Prüfe die Sicherheitsabfrage.
  3. Bestätige mit „Löschen“.

Syncanto weist darauf hin, dass die Datei unwiderruflich gelöscht wird.

Löschen abbrechen​

Klicke in der Sicherheitsabfrage auf „Abbrechen“, wenn die Datei erhalten bleiben soll.

Dateien verschieben​

Ein eigener Ablauf zum Verschieben einer bereits vorhandenen Datei zwischen Ordnern ist derzeit nicht verfügbar.

Wenn eine Datei in einem anderen Ordner benötigt wird, lege sie dort neu an und lösche den bisherigen Eintrag anschließend nur dann, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Dateien mit Songs​

Die allgemeine Dateiablage ist von Dateien zu unterscheiden, die im Zusammenhang mit Songs verwendet werden.

Wenn du mit songbezogenen Dateien arbeitest, nutze zusätzlich die Dokumentation im Bereich „Songs“.

Die allgemeine Dateiablage eignet sich für organisationsweite Materialien, die nicht ausschließlich an einen einzelnen Song gebunden sind.

Datei lässt sich nicht herunterladen​

Mögliche Ursachen:

  • Du hast keinen Zugriff auf die Datei.
  • Die Datei gehört zu einem Ordner, auf den du keinen Zugriff hast.
  • Die lokal gespeicherte Datei existiert im Speicher nicht mehr.
  • Der Dateieintrag wurde zwischenzeitlich gelöscht.

Bei externen Links speichert Syncanto nur die Zieladresse.

Mögliche Ursachen für einen nicht funktionierenden Link:

  • Die Datei wurde beim externen Anbieter verschoben oder gelöscht.
  • Der Link ist abgelaufen.
  • Die Freigabe wurde entzogen.
  • Der externe Dienst verlangt eine Anmeldung.
  • Die gespeicherte Adresse ist nicht mehr aktuell.

Bearbeite in diesem Fall den Dateieintrag nicht nur hinsichtlich des Namens, sondern lege bei geändertem Ziel gegebenenfalls einen neuen Eintrag mit dem korrekten Link an.

Eine Aktion fehlt​

Wenn Download, Bearbeiten oder Löschen nicht verfügbar ist, prüfe zunächst:

  • Handelt es sich um eine lokal gespeicherte Datei oder einen externen Link?
  • Besitzt du das benötigte Recht?
  • Darfst du den übergeordneten Ordner sehen?
  • Arbeitest du in der richtigen Organisation?

Weitere Hinweise findest du unter Zugriff auf Dateien und Ordner verstehen und Probleme mit Dateien und Ordnern lösen.