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Ordner verwalten

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Ordner verwalten

Die allgemeine Dateiablage in Syncanto ist in Ordnern organisiert.

Ein Ordner kann:

  • einen Namen besitzen,
  • eine Beschreibung enthalten,
  • für alle Gruppen sichtbar sein,
  • auf bestimmte Gruppen beschränkt werden,
  • weitere Unterordner enthalten,
  • Dateien enthalten.

Voraussetzungen​

Zum Erstellen eines Ordners benötigst du das Recht, Medienordner anzulegen.

Zum Bearbeiten oder Löschen eines vorhandenen Ordners benötigst du das entsprechende Recht für diesen Ordner.

Wenn dir eine Schaltfläche nicht angezeigt wird, fehlen dir möglicherweise die notwendigen Rechte.

Neuen Ordner erstellen​

So gehst du vor:

  1. Öffne den Bereich „Dateien“.
  2. Klicke auf „Ordner hinzufügen“.
  3. Trage einen Namen ein.
  4. Ergänze bei Bedarf eine Beschreibung.
  5. Lege fest, welche Gruppen Zugriff erhalten sollen.
  6. Klicke auf „Speichern“.

Der neue Ordner erscheint anschließend in der aktuellen Ordnerebene.

Unterordner erstellen​

Ordner können verschachtelt werden.

Öffne zuerst den Ordner, in dem du einen weiteren Ordner anlegen möchtest. Erstellst du dort einen neuen Ordner, wird dieser als Unterordner der aktuellen Ebene angelegt.

Damit kannst du beispielsweise folgende Struktur aufbauen:

Noten
├── Aktuelles Programm
├── Archiv
└── Weihnachtskonzert

oder:

Organisation
├── Protokolle
├── Formulare
└── Öffentlichkeitsarbeit

Namen vergeben​

Wähle einen Namen, der den Inhalt des Ordners eindeutig beschreibt.

Geeignete Beispiele:

Noten
Vorstand – Protokolle
Konzert 2026

Vermeide möglichst allgemeine Namen wie „Sonstiges“, wenn sich der Inhalt sinnvoll genauer einordnen lässt.

Beschreibung ergänzen​

Die Beschreibung wird in der Ordnerübersicht angezeigt und kann erklären, welche Inhalte dort abgelegt werden sollen.

Beispiel:

Aktuelle organisatorische Unterlagen für die Konzertvorbereitung.

Zugriff auf Gruppen einschränken​

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Ordners kannst du auswählen, welche Gruppen Zugriff erhalten.

Sind keine Gruppen ausgewählt, zeigt Syncanto den Ordner mit „Alle“ an.

Sind eine oder mehrere Gruppen ausgewählt, wird der Zugriff auf diese Gruppen eingeschränkt.

Beispiele für mögliche Einschränkungen:

  • Vorstand,
  • Sopran,
  • Technikteam,
  • Konzertorganisation.

Weitere Informationen findest du unter Zugriff auf Dateien und Ordner verstehen.

Gruppen bei Unterordnern​

Beim Anlegen eines Unterordners übernimmt die Oberfläche die Gruppen des übergeordneten Ordners als Ausgangspunkt.

Prüfe die Auswahl trotzdem vor dem Speichern. Die Gruppen werden am neuen Ordner eigenständig gespeichert und können später geändert werden.

Ordner bearbeiten​

So gehst du vor:

  1. Suche den gewünschten Ordner.
  2. Klicke auf das Stift-Symbol.
  3. Ändere Name, Beschreibung oder Gruppenzugriff.
  4. Klicke auf „Speichern“.

Die Änderungen gelten anschließend für diesen Ordner.

Gruppenzugriff ändern​

Beim Bearbeiten kannst du Gruppen hinzufügen oder entfernen.

Wenn du auf „Alle Gruppen“ wechselst, wird die Gruppeneinschränkung aufgehoben.

Beachte, dass eine Änderung des Ordners beeinflussen kann, wer die darin abgelegten Inhalte erreichen kann.

Ordner löschen​

Zum Löschen klickst du auf das Papierkorb-Symbol am Ordner.

Syncanto zeigt vor dem Löschen eine Sicherheitsabfrage an.

Bestätigst du die Abfrage, wird der Ordner gelöscht.

Was beim Löschen eines Ordners passiert​

Das Löschen eines Ordners betrifft nicht nur den ausgewählten Ordner.

Syncanto löscht dabei auch:

  • enthaltene Dateien,
  • enthaltene Unterordner,
  • Dateien in diesen Unterordnern,
  • die zugehörigen Gruppenzuordnungen.

Lokal gespeicherte Dateien des Ordners werden ebenfalls aus dem zugehörigen Speicherverzeichnis entfernt.

Achtung: Das Löschen eines Ordners ist deshalb eine weitreichende Aktion. Prüfe vor der Bestätigung, ob noch benötigte Inhalte enthalten sind.

Ordner verschieben​

Ein eigener Ablauf zum Verschieben eines bereits vorhandenen Ordners in eine andere Ordnerebene ist derzeit nicht verfügbar.

Wenn du eine andere Struktur benötigst, lege den Zielordner neu an und ordne die benötigten Inhalte entsprechend neu.

Ein Ordner fehlt​

Mögliche Ursachen:

  • Der Ordner liegt in einer anderen Ordnerebene.
  • Der Ordner ist auf Gruppen beschränkt, denen du nicht angehörst.
  • Dir fehlt das Recht, den Ordner zu sehen.
  • Du arbeitest in einer anderen Organisation.
  • Der Ordner wurde gelöscht.

Weitere Hinweise findest du unter Probleme mit Dateien und Ordnern lösen.

Empfohlener Aufbau​

Halte die Ordnerstruktur möglichst einfach.

Ein sinnvoller Einstieg kann beispielsweise so aussehen:

Noten
Aufnahmen
Organisation
Konzerte
Öffentlichkeitsarbeit

Ergänze Unterordner erst dann, wenn sie tatsächlich helfen, Inhalte schneller zu finden.