Zugriff auf Dateien und Ordner verstehen
Zugriff auf Dateien und Ordner verstehen
Die Dateiablage in Syncanto gehört immer zu einer Organisation.
Zusätzlich können einzelne Ordner auf bestimmte Gruppen eingeschränkt werden. Unabhängig davon bestimmen deine Rechte, ob du Inhalte nur sehen oder auch erstellen, bearbeiten und löschen darfst.
Drei Ebenen bestimmen den Zugriff
Für die Dateiablage sind vor allem drei Ebenen relevant:
- aktive Organisation,
- Gruppenzugriff des Ordners,
- Rechte des angemeldeten Benutzers.
Erst das Zusammenspiel dieser Ebenen entscheidet, welche Inhalte und Aktionen verfügbar sind.
Organisationsbezug
Ordner gehören zu einer Organisation.
Wenn du in mehreren Organisationen Mitglied bist, siehst du in der Dateiablage die Inhalte der aktuell verwendeten Organisation.
Ein Ordner aus einer anderen Organisation sollte nicht über die normale Dateiablage erreichbar sein.
Gruppenzugriff eines Ordners
Ein Ordner kann einer oder mehreren Gruppen zugeordnet sein.
Sind keine Gruppen zugeordnet, wird er in der Oberfläche mit „Alle“ gekennzeichnet.
Sind Gruppen hinterlegt, ist der Ordner für diese Gruppen vorgesehen.
Beispiele:
Vorstand
Sopran
Technikteam
Unterordner und Gruppen
Unterordner besitzen eigene Gruppenzuordnungen.
Beim Erstellen eines Unterordners verwendet die Oberfläche die Gruppen des übergeordneten Ordners als Ausgangspunkt. Diese Auswahl kann beim Anlegen verändert und später separat bearbeitet werden.
Das bedeutet: Prüfe bei sensiblen Unterlagen die Gruppenzuordnung jedes relevanten Ordners.
Dateien übernehmen den Ordnerkontext
Dateien liegen immer in einem Ordner.
Beim Öffnen der Dateiliste wird der Zugriff auf den Ordner geprüft. Auch einzelne Dateiaktionen prüfen die jeweiligen Berechtigungen.
Damit ist der Ordner der zentrale Kontext für die allgemeine Dateiablage.
Ordner sehen
Ein Ordner wird in der Übersicht nur angezeigt, wenn du ihn sehen darfst.
Fehlt ein erwarteter Ordner, kann deshalb eine Gruppen- oder Rechtebeschränkung die Ursache sein.
Ordner erstellen
Die Schaltfläche „Ordner hinzufügen“ wird nur angezeigt, wenn du Ordner erstellen darfst.
Beim Anlegen eines Unterordners wird zusätzlich geprüft, ob du den übergeordneten Ordner bearbeiten darfst.
Ordner bearbeiten
Das Stift-Symbol erscheint nur, wenn du den jeweiligen Ordner bearbeiten darfst.
Damit kannst du insbesondere:
- Namen ändern,
- Beschreibung ändern,
- Gruppenzugriff ändern.
Ordner löschen
Das Papierkorb-Symbol erscheint nur, wenn du den Ordner löschen darfst.
Da beim Löschen auch enthaltene Unterordner und Dateien entfernt werden, sollte dieses Recht nur Personen gegeben werden, die die gemeinsame Dateiablage verwalten sollen.
Dateien erstellen
Zum Hinzufügen einer Datei benötigt der Benutzer das Recht, Dateien zu erstellen.
Zusätzlich muss der Ordner erreichbar sein.
Dateien sehen
Einzelne Dateien werden nur angezeigt, wenn du sie sehen darfst.
Auch beim Download einer lokal gespeicherten Datei wird die Sichtberechtigung erneut geprüft.
Dateien bearbeiten
Wenn du eine Datei bearbeiten darfst, wird das Stift-Symbol angezeigt.
Der aktuelle Bearbeitungsdialog erlaubt Änderungen an Dateiname und Beschreibung.
Dateien löschen
Wenn du eine Datei löschen darfst, wird das Papierkorb-Symbol angezeigt.
Vor dem endgültigen Löschen erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
Gruppen sind nicht dasselbe wie Rechte
Eine Gruppenzuordnung bestimmt, für wen ein Ordner sichtbar beziehungsweise vorgesehen ist.
Sie ersetzt nicht die eigentlichen Berechtigungen.
Ein Benutzer kann beispielsweise zu einer Gruppe gehören und einen Ordner sehen, ohne automatisch das Recht zu besitzen, diesen Ordner zu bearbeiten oder zu löschen.
Weitere Grundlagen findest du im Bereich „Rollen und Rechte“.
Zugriff sinnvoll planen
Für allgemeine Materialien eignet sich ein Ordner ohne Gruppeneinschränkung.
Beispiele:
Allgemeine Formulare
Konzertinformationen für alle
Für interne Inhalte solltest du geeignete Gruppen verwenden.
Beispiele:
Vorstand → Sitzungsprotokolle
Technikteam → Bühnenunterlagen
Ordner ist für „Alle“, aber trotzdem nicht bearbeitbar
„Alle“ bedeutet, dass keine Gruppeneinschränkung am Ordner hinterlegt ist.
Es bedeutet nicht, dass jeder Benutzer alle Aktionen ausführen darf.
Bearbeiten und Löschen hängen weiterhin von den vergebenen Rechten ab.
Zugriff nach Gruppenänderung
Wenn du die Gruppenzuordnung eines Ordners änderst, kann sich unmittelbar ändern, welche Benutzer den Ordner erreichen können.
Prüfe deshalb insbesondere bei sensiblen Dokumenten die Auswahl vor dem Speichern.