Organisation erstellen
Mit einer Organisation legst du in Syncanto einen eigenen abgeschlossenen Bereich für deinen Chor, deine Band oder dein Ensemble an.
In diesem Bereich könnt ihr anschließend Mitglieder, Proben, Songs, Konzerte, Umfragen und weitere gemeinsame Inhalte verwalten.
Kurz erklärt
Eine Organisation bildet deine musikalische Gruppe innerhalb von Syncanto ab.
Sie besitzt eigene:
- Mitglieder,
- Rollen und Rechte,
- Termine,
- Songs und Dateien,
- Proben,
- Konzerte,
- Umfragen,
- organisatorische Informationen.
Die Inhalte verschiedener Organisationen bleiben voneinander getrennt.
Voraussetzungen
Um eine neue Organisation anzulegen, benötigst du:
- ein Syncanto-Benutzerkonto,
- die Berechtigung, eine Organisation zu erstellen,
- einen Namen für deinen Chor, deine Band oder dein Ensemble.
Während der Beta kann die Erstellung zusätzlich von einer Freischaltung oder einem Zugangscode abhängen.
So geht es
- Melde dich bei Syncanto an.
- Öffne die Organisationsauswahl oder den Bereich zur Verwaltung deiner Organisationen.
- Wähle „Organisation erstellen“.
- Trage den Namen deiner Organisation ein.
- Ergänze die angebotenen Grundinformationen.
- Prüfe deine Angaben.
- Speichere die neue Organisation.
Nach dem Speichern wird die Organisation deinem Benutzerkonto zugeordnet.
Welche Angaben werden benötigt?
Für die erste Einrichtung genügt in der Regel der Name der Organisation.
Je nach aktuellem Funktionsumfang können weitere Angaben angeboten werden, zum Beispiel:
- Art der Organisation,
- Kurzbeschreibung,
- Logo,
- Kontaktdaten,
- Adresse oder Ort,
- organisatorische Einstellungen.
Nicht alle Angaben müssen direkt bei der Erstellung vollständig ausgefüllt werden. Viele Informationen können später ergänzt oder geändert werden.
Einen geeigneten Namen wählen
Verwende den Namen, unter dem eure Gruppe ihren Mitgliedern bekannt ist.
Beispiele:
- Popchor Beispielstadt
- Ensemble Beispielklang
- Kirchenchor St. Beispiel
- Projektchor Sommerkonzert
- Beispielband
Der Name kann später innerhalb der Organisation verwendet werden, etwa in Überschriften, Einladungen oder organisatorischen Informationen.
Nach der Erstellung
Nach dem Anlegen solltest du zuerst die grundlegenden Einstellungen prüfen.
Dazu gehören insbesondere:
- Name und Darstellung der Organisation
- Rollen und Rechte
- Einladung oder Aufnahme der ersten Mitglieder
- Stimmen oder Gruppen
- erste Probe oder erster Termin
- erste Songs und Dateien
Du musst nicht alle Bereiche sofort einrichten. Beginne mit den Funktionen, die ihr aktuell für euren organisatorischen Alltag benötigt.
Mitglieder hinzufügen
Eine neu erstellte Organisation enthält zunächst nur die Personen, die bei der Einrichtung direkt zugeordnet wurden.
Weitere Mitglieder können anschließend je nach verfügbarem Ablauf:
- eingeladen,
- über einen Zugang aufgenommen,
- durch eine verantwortliche Person hinzugefügt,
- nach einer Anfrage freigeschaltet werden.
Neue Mitglieder erhalten nur Zugriff auf die Organisationen, denen sie tatsächlich zugeordnet wurden.
Rollen und Rechte festlegen
Nicht alle Mitglieder sollen automatisch Verwaltungsrechte erhalten.
Prüfe deshalb frühzeitig, welche Personen:
- Mitglieder verwalten,
- Proben anlegen,
- Songs bearbeiten,
- Dateien hochladen,
- Konzerte planen,
- Umfragen erstellen,
- Einstellungen ändern dürfen.
Normale Mitglieder benötigen in vielen Fällen vor allem Leserechte und Zugriff auf die für sie vorgesehenen Rückmeldungen.
Hinweis: Vergib Verwaltungsrechte nur an Personen, die sie für ihre Aufgaben tatsächlich benötigen.
Zwischen mehreren Organisationen wechseln
Ein Benutzerkonto kann mehreren Organisationen angehören.
Wenn du bereits Mitglied einer anderen Organisation bist, kannst du nach der Erstellung zwischen den verfügbaren Organisationen wechseln.
Die jeweils ausgewählte Organisation bestimmt, welche Termine, Songs, Mitglieder und weiteren Inhalte angezeigt werden.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Organisationen erstellen?
Ein Benutzerkonto kann mehreren Organisationen zugeordnet sein.
Ob du selbst weitere Organisationen erstellen kannst, hängt von deinen Berechtigungen und dem aktuellen Zugang zu Syncanto ab.
Kann ich den Namen später ändern?
Grundlegende Angaben einer Organisation können in der Regel später in den Einstellungen angepasst werden.
Dafür benötigst du die entsprechenden Verwaltungsrechte.
Können andere Organisationen unsere Daten sehen?
Nein.
Organisationen besitzen getrennte Bereiche. Mitglieder sehen nur Inhalte der Organisationen, denen sie zugeordnet und für die sie freigeschaltet sind.
Muss ich alle Funktionen sofort einrichten?
Nein.
Du kannst mit wenigen Kernbereichen starten, zum Beispiel:
- Mitglieder,
- Proben,
- Songs,
- Umfragen.
Weitere Funktionen können später eingerichtet werden.
Warum sehe ich „Organisation erstellen“ nicht?
Mögliche Ursachen sind:
- Dein Zugang erlaubt derzeit keine Organisationserstellung.
- Dein Benutzerkonto wurde noch nicht vollständig freigeschaltet.
- Die Erstellung neuer Organisationen ist während der Beta eingeschränkt.
- Die Funktion befindet sich in einem anderen Bereich der Organisationsauswahl.
Wende dich in diesem Fall an den Syncanto-Support oder an die Person, von der du deinen Zugang erhalten hast.
Kann ich eine Testorganisation anlegen?
Während der Beta kann eine Organisation zum Ausprobieren genutzt werden. Verwende dabei keine echten personenbezogenen Daten, wenn die Organisation nur für Tests vorgesehen ist.
Empfohlene nächste Schritte
Nach der Erstellung deiner Organisation kannst du:
- die Organisationsdaten vervollständigen,
- Rollen und Rechte prüfen,
- Mitglieder einladen,
- eine erste Probe anlegen,
- erste Songs hinzufügen.