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Inventar

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Inventar

Im Inventar verwaltest du Material und Geräte deiner Organisation.

Die Übersicht ist nach Kategorien aufgebaut und kann sowohl zusammen verwaltete Mengen als auch einzelne Exemplare enthalten.

Inventar schnell finden​

Oben in der Inventarübersicht kannst du global suchen nach:

  • Name,
  • Artikelcode,
  • Exemplarcode,
  • Seriennummer,
  • Kategorie,
  • Lagerplatz.

Während einer Suche zeigt Syncanto die Treffer als flache Tabelle mit Status, Standort, Code und den direkten Aktionen „Nutzung“, „Bearbeiten“ und „Technik“.

Ohne Suchbegriff bleibt die normale Kategorieansicht bewusst kompakt; Kategorien sind standardmäßig eingeklappt.

Drei Arbeitsbereiche​

Ein Inventarartikel ist in drei klar getrennte Arbeitsbereiche aufgeteilt:

  • Nutzung – aktueller Standort, Ausleihe, Rückgabe, Einlagern, Exemplare und Verlauf,
  • Bearbeiten – Stammdaten und Normalzustand wie Soll-Lagerplatz oder Standard-Packverantwortung,
  • Technik – technische Daten, DMX, Dokumente und Baugruppen-/Behälterstruktur.

Aufbau des Inventars​

Das Inventar besteht aus mehreren Ebenen:

  • Kategorien und Unterkategorien,
  • Inventareinträgen,
  • optional einzelnen Exemplaren eines Eintrags,
  • Inventarpaketen.

Kategorien​

Kategorien strukturieren das Inventar.

Beispiele:

Mikrofone
Kabel
Licht
Stative
Instrumente

Kategorien können zusätzlich Unterkategorien besitzen.

Die Verwaltung der Kategorien erfolgt in den Inventar-Einstellungen.

Inventareinträge​

Ein Inventareintrag beschreibt einen Materialtyp oder ein konkretes Gerät.

Gespeichert werden unter anderem:

Zusammen verwalten oder einzelne Exemplare​

Beim Anlegen kannst du über „Zusammen verwalten“ festlegen, ob eine Menge als gemeinsamer Bestand behandelt wird.

Ist die gemeinsame Verwaltung deaktiviert, legt Syncanto für die angegebene Anzahl einzelne Exemplare an.

Diese Exemplare erhalten eigene Nummern und können separat verwaltet werden.

Inventarpakete​

Inventarpakete bündeln mehrere Inventareinträge mit bestimmten Mengen.

Das eignet sich beispielsweise für wiederkehrende Zusammenstellungen.

Beispiel:

Kleine Beschallung
- 2 Lautsprecher
- 2 Stative
- 4 XLR-Kabel
- 1 Mischpult

Choreigentum und persönliches Inventar​

Beim Anlegen gibt es aktuell den Schalter „Choreigentum“.

Ist er aktiviert, wird der Eintrag direkt der aktuellen Organisation zugeordnet.

Ist er deaktiviert, wird der Eintrag dem aktuellen Benutzer zugeordnet und kann über dessen Organisationszugehörigkeit im Inventar der Organisation berücksichtigt werden.

Bilder​

Inventareinträge können ein Bild besitzen.

Unterstützt werden aktuell:

  • JPG,
  • JPEG,
  • PNG,
  • GIF,
  • WebP.

Die maximale Bildgröße beträgt 5 MB.

Scan-Codes und Labels​

Jeder Inventarartikel besitzt einen zentralen Syncanto-Scan-Code. Bei Einzeltracking erhalten auch die konkreten Exemplare eigene Codes.

Die Codes bestehen aus höchstens zehn Buchstaben und Ziffern und werden für Scan-Workflows sowie für druckbare Data-Matrix-Labels verwendet.

Status​

Bei einzeln verwalteten Exemplaren wird der Status aus den einzelnen Geräten berechnet.

Bei gemeinsam verwalteten Beständen wird der Status direkt am Inventareintrag verwendet.

Zuordnung zu Proben​

Inventar kann bestehenden Proben zugeordnet werden.

Der Ablauf wird bereits separat beschrieben:

Lagerplätze und Bestandscheck​

Über „Lagerplätze & Bestand“ vergleichst du Soll- und Ist-Bestand pro Lagerplatz und erkennst fehlendes, zusätzliches oder aufgeteiltes Material.

Lagerplatz und Logistikstatus​

Syncanto trennt den Soll-Lagerplatz vom aktuellen Aufenthaltsstatus.

Ein Gegenstand kann beispielsweise dauerhaft „Techniklager → Regal B“ als Soll-Lagerplatz besitzen und aktuell trotzdem verliehen, gepackt, unterwegs zum Konzert, am Konzertort, auf der Rückfahrt oder wieder eingelagert sein.

Diese Zustände werden über Ausleihe, Packliste und Scan-Workflows möglichst automatisch aktualisiert. Das manuelle Bearbeiten von Stammdaten beendet keinen laufenden Transport.

Ausleihe und Rückgabe​

Einzelne Exemplare können separat ausgeliehen werden. Bei Mengenartikeln lassen sich auch Teilmengen wie „3 von 10 Kabeln an Max“ erfassen.

Rückgaben können in der Inventaransicht vorgenommen werden. Benutzer mit dem Recht Inventar bedienen können echte Ausleihen zusätzlich in der App durch Scannen zurücknehmen.

Bezug zu Konzerten und Packlisten​

Die Technikliste eines Konzerts ist gleichzeitig der verbindliche Materialbedarf und die Grundlage für die Packliste. Es gibt keinen separaten zweiten Inventarplan.

Der Logistikablauf lautet: Lager → Gepackt → Unterwegs → Konzertort → Rückfahrt → Eingelagert.

Packen kann in der App per Scan oder Haken erfolgen. Für Papierarbeit kann eine nach Lagerplatz sortierte PDF-Packliste erzeugt werden.

Mehr dazu:

Wenn etwas nicht stimmt​

Häufige Ursachen sind:

  • falsche Kategorie,
  • falsche Organisation,
  • fehlende Rechte,
  • ein Eintrag wird zusammen statt einzeln verwaltet,
  • fehlender Verantwortlicher,
  • veraltete Ansicht nach einer Änderung.

Weitere Hinweise findest du im Bereich „Probleme lösen“: