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Inventar

Im Inventar verwaltest du Material, Geräte, Cases und Baugruppen deiner Organisation.

Die Startseite verbindet schnellen Überblick und direkte Navigation: Zuerst siehst du die wichtigsten Bestandszustände, darunter die Suche und anschließend die verwendeten Kategorien. Die vollständige Inventarliste wird weiterhin erst geladen, wenn du sie wirklich brauchst.

Inventar auf einen Blick

Direkt unter der Überschrift steht eine kompakte Statusübersicht mit vier Kennzahlen:

• Bestand – alle Inventarposten,
• Verliehen – Posten mit verliehenem Bestand,
• Unterwegs – gepacktes Material, Material unterwegs oder Material an einem anderen Ort,
• Probleme – Inventarposten mit noch nicht erledigten Hinweisen.

Ein Klick auf eine Kennzahl öffnet direkt die dazugehörige Inventarliste. Teilweise verliehener Mengenbestand wird dabei als Verliehen behandelt und nicht fälschlich als Unterwegs.

Die Statusübersicht verwendet denselben kompakten Priority-Card-Bereich wie andere Arbeitsseiten in Syncanto.

Inventar schnell finden

Unter der Statusübersicht findest du die Suche Inventar suchen. Sie sucht nach Name, Artikelcode, Exemplarcode, Seriennummer, Kategorie, Lagerplatz sowie nach Case- und Inhaltsbezügen.

Dadurch kannst du zum Beispiel nach einem Mikrofonkoffer suchen und findest auch einzeln verwaltete Mikrofone, die darin liegen. Umgekehrt kann die Suche nach einem enthaltenen Artikel auch den zugehörigen Behälter finden.

Die vollständige Inventarliste wird nicht schon beim Öffnen der Seite geladen. Sie erscheint erst, wenn du suchst, auf Alle anzeigen klickst, eine Kategorie auswählst oder einen Zustand aus der Statusübersicht öffnest. Das hält den ersten Seitenaufruf auch bei umfangreichem Inventar schlank.

Kategorien auf der Startseite

Verwendete Kategorien sind direkt auf der Startseite sichtbar. Sie dienen als schneller Einstieg in einen Teil des Inventars, ohne dass dafür bereits alle Gegenstände und Einzelteile geladen werden müssen.

Die Darstellung folgt der vorhandenen Kategorienstruktur:

• Oberkategorien bilden jeweils einen eigenen Bereich,
• darunter stehen die verwendeten Unterkategorien mit ihrer jeweiligen Anzahl,
• liegen Gegenstände direkt in einer Oberkategorie, erscheinen sie dort als Ohne Unterkategorie,
• Oberkategorien ohne Unterkategorien führen über Alle anzeigen direkt in ihre Inventarliste.

Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die passende gefilterte Inventarliste.

Die Kategorienverwaltung selbst bleibt eine Verwaltungsfunktion und liegt unter Verwalten → Kategorien verwalten.

Zuletzt bewegt

Neben den Kategorien siehst du Zuletzt bewegt. Dort erscheinen die letzten Standort- und Statusänderungen. Wenn für einen Inventargegenstand ein Bild hinterlegt ist, wird es dort als kleine Vorschau angezeigt.

So lässt sich schnell nachvollziehen, welches Material zuletzt verliehen, gepackt, transportiert oder eingelagert wurde.

Direkte Aktionen

Die wichtigsten Aktionen liegen kompakt im Kopf der Inventarseite:

• Mobil scannen – öffnet den Inventar-Scanner in der Syncanto App; dort kannst du Material packen, bewegen, verleihen und zurückbuchen,
• Inventar hinzufügen – legt einen neuen Artikel, ein Case oder eine Baugruppe an,
• Verwalten – führt zu Kategorien, Lagerplätzen, Bestandscheck und Inventarpaketen.

Damit bleiben häufige Aktionen erreichbar, ohne die Startseite mit zusätzlichen Aktionskarten zu überladen.

Wenn noch kein Inventar vorhanden ist

Bei einer neuen Organisation zeigt Syncanto einen klaren leeren Zustand und führt direkt zum ersten Gegenstand.

Du kannst zunächst einen Artikel, ein Case oder eine Baugruppe anlegen. Kategorien und Lagerplätze lassen sich anschließend ergänzen. Sie müssen nicht vorab vollständig eingerichtet sein.

Inventarliste filtern

Die Inventarliste ist flach aufgebaut. Kategorien sind auf der Startseite sichtbar und dienen in der Liste zusätzlich als Filter.

Du kannst die Liste kombinieren nach:

• Suchbegriff,
• Kategorie,
• Alle,
• Verliehen,
• Unterwegs,
• Probleme.

So bleibt der gleiche Arbeitsbereich sichtbar, egal ob du ein Mikrofon suchst, nur Lichttechnik sehen möchtest oder wissen willst, was noch unterwegs ist.

Die Liste wird seitenweise mit höchstens 30 Einträgen geladen. Suche und Filter setzen die Seitenauswahl automatisch zurück. Dadurch müssen bei großem Inventar nicht gleichzeitig alle Einzelteile, Case-Bezüge und Standortinformationen aufgebaut werden.

Was die Inventarliste direkt zeigt

Wenn für einen Gegenstand ein Bild hinterlegt ist, zeigt die Inventarliste wieder eine kleine Vorschau direkt neben dem Namen. Ohne Bild erscheint ein neutrales Inventar-Symbol.

Technische Codes werden in der normalen Inventarliste nicht neben dem Artikelnamen angezeigt. Sie bleiben für Suche, Labels und Detailansichten verfügbar.

Die frühere Zustandsbewertung wie 5/5 ist ebenfalls keine eigene Hauptspalte mehr. Sie gehört zu den Details eines Gegenstands. In der Übersicht ist wichtiger, wo sich das Material gerade befindet.

Die Spalte Aktuell zeigt deshalb den tatsächlichen Materialstatus:

• bei Mengenbestand zum Beispiel Techniklager, Verliehen an Max oder Unterwegs · Probenwochenende,
• bei einzeln verwaltetem Inventar eine zusammengefasste Verteilung, zum Beispiel 3× Techniklager · Unterwegs · Probenwochenende,
• bei mehreren unterschiedlichen Orten werden bis zu drei Einträge direkt genannt; weitere Orte werden zusammengefasst.

Zusätzlich zeigt die Liste den für den Alltag wichtigen Zusammenhang:

• bei Behältern / Cases eine kurze Zusammenfassung des Inhalts, zum Beispiel Inhalt: 4× Shure SM58 · 2× XLR-Kabel,
• bei einzeln verwaltetem Inventar die Verteilung auf Behälter, zum Beispiel Aufbewahrt in: 3× Mikrofonkoffer A · 1× Funkkoffer,
• bei einem Artikel, der komplett einem Behälter zugeordnet ist, direkt den Namen dieses Behälters.

Bei umfangreichen Cases wird die Zusammenfassung gekürzt. Die vollständige Zuordnung bleibt über … → Inhalt beziehungsweise … → Einzelteile erreichbar.

Aktionen in der Inventarliste

An jedem Eintrag findest du:

• Verleihen – neue Ausleihe direkt erfassen,
• Details – Standort, Rückgabe, Verlauf und weitere laufende Vorgänge,
• … – Bearbeiten, Labels, technische Daten, Dokumente und weitere Verwaltungsfunktionen.

Je nach Inventartyp kommen hinzu:

• Einzelteile bei einzeln verwaltetem Inventar,
• Inhalt bei Cases und Behältern,
• Bestandteile bei Baugruppen.

Mengenbestand oder einzelne Teile

Für austauschbare Mengen wie Kabel eignet sich Mengenbestand. Dabei wird eine gemeinsame Anzahl verwaltet.

Wenn jedes physische Stück einen eigenen Code, Standort oder eine Seriennummer benötigt, wird der Artikel einzeln verwaltet. Die Gesamtanzahl ergibt sich dann automatisch aus den vorhandenen Einzelteilen.

Einzelteile werden in einem eigenen Bereich hinzugefügt oder aus dem Bestand entfernt. Bereits vergebene Nummern werden dabei nicht neu nummeriert, damit gedruckte Labels stabil bleiben.

Einzelgeräte, Status und Ausleihe verwalten

Cases und Baugruppen

Ein Behälter / Case kann andere Artikel, Behälter oder konkrete Einzelteile enthalten. Inhalte bleiben eigenständiges Inventar.

Hat ein Einzelteil keinen eigenen Standort, übernimmt es den Standort seines Behälters. Ist kein Behälter zugeordnet, greift der Standort des übergeordneten Artikels.

Eine Baugruppe besitzt dagegen Bestandteile mit Menge und optionaler Kennzeichnung, ob sie für die Vollständigkeit erforderlich sind.

Technische Daten, Dokumente und Inventarstruktur

Mehrfachauswahl

Mehrere Inventareinträge können gleichzeitig markiert werden. Die Auswahl bleibt während der Arbeit mit der Inventarliste erhalten.

Aktuell steht als Sammelaktion Labels drucken zur Verfügung. Der Auswahlmechanismus ist für weitere Massenaktionen vorbereitet.

Labels

Bei einzeln verwaltetem Inventar besitzt jedes Einzelteil einen eigenen Scan-Code. Im Bereich Einzelteile kannst du:

• ein einzelnes Label öffnen,
• alle Labels eines Artikels drucken,
• nur ausgewählte Einzelteile gemeinsam drucken.

Über die Mehrfachauswahl in der Inventarübersicht können außerdem mehrere Artikel in einem Druckauftrag zusammengefasst werden. Bei Mengenbestand lässt sich die Anzahl identischer Labels festlegen.

Inventarlabels mit Data Matrix erstellen

Lagerplätze und Bestandscheck

Über Verwalten → Lagerplätze & Bestand vergleichst du Soll- und Ist-Bestand pro Lagerplatz.

In Lagerplätze verwalten kannst du die Reihenfolge per Drag & Drop ändern. Diese Reihenfolge wird auch in der Bestandsansicht und in Standort-Auswahllisten verwendet.

Lagerplätze und Bestandscheck verwenden

Ausleihe und Rückgabe

Eine neue Ausleihe kann direkt aus der Inventarliste gestartet werden.

Bei Mengenbestand gibst du die Stückzahl an. Bei einzeln verwaltetem Inventar kann ebenfalls eine Anzahl angegeben werden; Syncanto verwendet dafür verfügbare Einzelteile. Eine gezielte Auswahl bestimmter Exemplare bleibt in den Details möglich.

Rückgaben und Standortkorrekturen werden weiterhin in Details geführt.

Einzelgeräte, Status und Ausleihe verwalten

Technische Daten und Dokumente

Technische Daten, DMX-Profile und Dokumente liegen unter Technische Daten & Dokumente im Menü …. Cases und Baugruppen werden dort nicht mehr versteckt, sondern über die eigenen Aktionen Inhalt bzw. Bestandteile verwaltet.

Inventarpakete

Inventarpakete bündeln mehrere Inventareinträge mit bestimmten Mengen für wiederkehrende Zusammenstellungen. Unter Verwalten → Inventarpakete siehst du die vorhandenen Pakete und ihre Positionszahl. Dort kannst du auch ein neues Paket anlegen. Die Paketliste wird erst beim Öffnen geladen und belastet den normalen Seitenaufruf nicht.

Inventarpakete erstellen

Bezug zu Konzerten und Packlisten

Die Technikliste eines Konzerts ist gleichzeitig der verbindliche Materialbedarf und die Grundlage für die Packliste.

Der Logistikablauf lautet: Lager → Gepackt → Unterwegs → Konzertort → Rückfahrt → Eingelagert.

Technikplan und Inventar für ein Konzert planen

Wenn etwas nicht stimmt

Probleme mit dem Inventar lösen