Einzelgeräte, Status und Ausleihe verwalten
Einzelgeräte, Status und Ausleihe verwalten
Syncanto trennt Stammdaten von der täglichen Nutzung. Soll-Lagerplatz und technische Angaben beschreiben den Normalzustand; Ausleihe, Rückgabe und Transport verändern den aktuellen Aufenthaltsstatus.
Mengenbestand und Einzelteile
Mengenbestand eignet sich für austauschbare Stücke wie Kabel. Die Menge wird gemeinsam verwaltet.
Einzelverwaltung eignet sich für konkrete Geräte. Jedes Einzelteil besitzt eine eigene Nummer und einen eigenen Scan-Code und kann eigene Seriennummern oder Standorte haben.
Die Gesamtanzahl eines einzeln verwalteten Artikels ergibt sich automatisch aus den vorhandenen Einzelteilen.
Einzelteile hinzufügen oder entfernen
Öffne beim Artikel … → Einzelteile.
Dort kannst du:
- neue Einzelteile hinzufügen,
- vorhandene Einzelteile aus dem Bestand entfernen,
- individuelle Codes und Standorte sehen,
- Labels einzeln, vollständig oder für eine Auswahl drucken.
Beim Löschen werden andere Nummern nicht verschoben. Ein verliehenes Einzelteil muss zuerst zurückgegeben werden.
Direkt aus der Übersicht verleihen
Für eine neue Ausleihe musst du nicht erst die Details öffnen.
- Klicke beim Artikel auf Verleihen.
- Gib den Empfänger ein.
- Wähle die Anzahl.
- Ergänze optional ein Rückgabedatum.
- Bestätige.
Bei Mengenbestand begrenzt Syncanto die Menge auf den aktuell verfügbaren Bestand.
Bei einzeln verwaltetem Inventar verwendet die Schnellaktion automatisch verfügbare Einzelteile. Wenn du ein ganz bestimmtes Exemplar auswählen möchtest, öffne Details und nutze dort die Einzelgeräteverwaltung.
Zugeordnetes Material in der Mitglieder-App scannen
Mitglieder können Material, das ihnen persönlich zugeordnet ist, auch ohne Zugriff auf die vollständige Inventarverwaltung bewegen oder weiterverleihen.
- Öffne in der Mitglieder-App Mehr → Inventar.
- Wähle zuerst die gewünschte Aktion.
- Trage je nach Aktion den Anlass, Zielort oder Empfänger ein.
- Starte die Kamera und scanne die Inventarlabels nacheinander. Alternativ kannst du einen Code eingeben.
- Syncanto bestätigt jeden Scan und führt ihn unter Heute erfasst auf.
Folgende Aktionen stehen für persönlich zugeordnetes Material zur Verfügung:
- Gepackt – markiert Material als gepackt; gib zum Beispiel eine Probe oder Veranstaltung als Anlass an.
- Unterwegs – erfasst, dass das Material unterwegs ist.
- Am anderen Ort – speichert den vorübergehenden Aufenthaltsort.
- Verleihen – benötigt einen Empfänger; ein Rückgabedatum ist optional.
- Zurück am Lagerplatz – bucht das Material wieder an seinem Soll-Lagerplatz ein.
Der eingegebene Anlass oder Ort bleibt für die nächsten Scans stehen. Dadurch kannst du mehrere Gegenstände nacheinander mit derselben Aktion erfassen.
Der Scanbereich erscheint, wenn dir in der aktuellen Organisation Inventar zugeordnet ist oder du Rückgaben erfassen darfst. Die Bewegungs- und Verleihaktionen akzeptieren ausschließlich Material, das dir persönlich zugeordnet ist. Mit dem zusätzlichen Recht zur Inventarbedienung steht außerdem Ausleihe zurück zur Verfügung.
Bei einzeln verwaltetem Inventar muss das Label des konkreten Exemplars gescannt werden. Bei Mengenbestand gilt:
- Verleihen bucht pro Scan ein Stück aus,
- die freien Bewegungsaktionen ändern den Status des gesamten Mengenartikels.
:::warning Laufende Ausleihen Verliehenes Material kann nicht als Gepackt, Unterwegs oder Am anderen Ort markiert werden. Erfasse zuerst die Rückgabe. Zurück am Lagerplatz beendet bei einem zugeordneten Einzelteil zugleich die offene Ausleihe. Bei einem Mengenartikel mit offenen Ausleihen an mehrere Empfänger muss die Rückgabe in der Web-Inventarverwaltung eindeutig zugeordnet werden. :::
:::info Web und App Im Web verwalten berechtigte Personen das gesamte Organisationsinventar und einzelne Vorgänge im Detail. Die Mitglieder-App ist als schneller Scanmodus für persönlich zugeordnetes Material und – mit entsprechendem Recht – für Rückgaben gedacht. :::
Rückgaben
Rückgaben bleiben in Details, weil dort der aktuelle Vorgang und das konkrete Exemplar beziehungsweise die offene Mengen-Ausleihe sichtbar sind.
Bei Gruppenbestand sind auch Teilrückgaben möglich. Solange eine Ausleihe offen ist, kann der gesamte Gruppenbestand nicht einfach als vollständig eingelagert markiert werden.
Verfügbarkeit
Ein Stück ist nur verfügbar, wenn es tatsächlich im Zustand Eingelagert ist und keine offene Ausleihe besitzt.
Gepacktes, unterwegs befindliches, am Konzertort liegendes oder verliehenes Inventar wird nicht als frei verfügbar behandelt.
Standortvererbung bei Einzelteilen
Ein Einzelteil kann einen eigenen Standort haben. Fehlt dieser, wird der Standort automatisch geerbt:
- direkter eigener Standort,
- Standort des zugeordneten Behälters oder Cases,
- Standort des übergeordneten Inventarartikels.
Dadurch reicht es beispielsweise, den Mikrofonkoffer einem Lagerplatz zuzuordnen; die enthaltenen Mikrofone folgen diesem Standort, solange sie keinen abweichenden eigenen Standort besitzen.
Standort korrigieren
In Details kannst du Inventar ausdrücklich am Soll-Lagerplatz oder an einem anderen Lagerplatz einlagern.
Diese Aktionen solltest du nur verwenden, wenn das Material physisch wirklich dort liegt.
Bewegungsverlauf
In Details kannst du den Bewegungsverlauf einsehen. Dort erkennst du unter anderem Status, Exemplar oder Menge, ausführende Person und Zeitpunkt.
Scan-Codes und Labels
Jedes konkrete Einzelteil besitzt einen eigenen Syncanto-Code. Deshalb können mehrere baugleiche Geräte unabhängig voneinander gescannt und gelabelt werden.
Inventarlabels mit Data Matrix erstellen