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Einzelgeräte, Status und Ausleihe verwalten

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Einzelgeräte, Status und Ausleihe verwalten

Syncanto trennt Stammdaten von der täglichen Nutzung und dem tatsächlichen Standort.

Soll-Lagerplatz, Standard-Packverantwortung, Seriennummern oder Zustandswerte beschreiben den Normalzustand. Ausleihe, Rückgabe, Transport und Einlagerung verändern dagegen den aktuellen Aufenthaltsstatus.

Wo finde ich das?
„Inventar“ → Inventar öffnen → „Nutzung & Standort“

Für wen?
Personen mit Bearbeitungsrecht für das betreffende Inventar.

Verfügbar in
Webverwaltung. Bestimmte Rückgabe- und Packvorgänge sind zusätzlich in der App per Scan möglich.

Gruppenbestand und Einzeltracking​

Syncanto unterstützt zwei Verwaltungsarten:

  • Gruppenbestand für Mengen, bei denen nicht jedes Stück einzeln identifiziert werden muss,
  • Einzeltracking für konkrete Exemplare mit eigener Nummer, eigenem Scan-Code und eigenen Details.

Beispiele für Gruppenbestand:

20 XLR-Kabel
30 Notenständer
50 Kabelbinder

Beispiele für Einzeltracking:

Funkstrecke #1
Funkstrecke #2
Recorder #1
Moving Head #1

Was bedeutet „verfügbar“?​

Ein Stück beziehungsweise Exemplar ist für eine neue Ausleihe nur verfügbar, wenn es tatsächlich am Lagerplatz verfügbar ist.

Ein bereits verliehenes, gepacktes oder im Konzerttransport befindliches Exemplar wird deshalb nicht einfach erneut als verfügbar behandelt.

Gruppenbestand ausleihen​

Bei einem Gruppenbestand kannst du eine Teilmenge ausleihen.

  1. Öffne „Nutzung & Standort“.
  2. Wähle „Ausleihen“.
  3. Gib den Empfänger ein.
  4. Trage die Anzahl ein.
  5. Ergänze optional „Rückgabe bis“.
  6. Bestätige die Ausleihe.

Syncanto begrenzt die Menge auf den aktuell verfügbaren Bestand.

Offene Ausleihen werden anschließend mit Empfänger, offener Menge und gegebenenfalls Rückgabedatum angezeigt.

Gruppenbestand zurücknehmen​

Bei einer offenen Mengen-Ausleihe kannst du:

  • „1 zurück“ buchen oder
  • „Alles zurück“ wählen.

So können auch Teilrückgaben sauber nachvollzogen werden.

Solange noch eine Ausleihe offen ist, verhindert Syncanto das manuelle Einlagern des gesamten Gruppenbestands. Die Rückgabe muss zuerst als Rückgabe erfasst werden.

Einzelnes Exemplar ausleihen​

Bei einem verfügbaren Exemplar erscheint „Ausleihen“.

  1. Klicke beim gewünschten Exemplar auf „Ausleihen“.
  2. Gib den Empfänger ein.
  3. Ergänze optional ein Rückgabedatum.
  4. Wähle „Ausleihe bestätigen“.

Das Exemplar erhält den Aufenthaltsstatus „Verliehen“ und wird nicht mehr als am Lagerplatz verfügbar behandelt.

Mehrere Exemplare gleichzeitig ausleihen​

Wenn mehrere konkrete Exemplare verfügbar sind, kannst du „Mehrere ausleihen“ verwenden.

Du gibst an:

  • Empfänger,
  • Anzahl,
  • optionales Rückgabedatum.

Syncanto verwendet nur aktuell verfügbare Exemplare und begrenzt die Anzahl entsprechend.

Rückgabe eines Exemplars​

Bei einem verliehenen Exemplar erscheint „Rückgabe“.

Die Rückgabe beendet den Ausleihstatus und lagert das Exemplar wieder am Soll-Lagerplatz ein.

Ist das Exemplar nicht verliehen, sondern beispielsweise noch im Konzerttransport, ist „Rückgabe“ nicht der richtige Weg. Dann wird der jeweilige Logistikablauf beziehungsweise „Einlagern“ verwendet.

Einlagern​

Für nicht verliehenes Inventar kannst du den tatsächlichen Lagerzustand korrigieren.

  • „Einlagern“ verwendet den Soll-Lagerplatz.
  • „Anderer Lagerplatz“ beziehungsweise die Standortkorrektur lagert ausdrücklich an einem anderen vorhandenen Lagerplatz ein.

Diese Aktionen solltest du nur verwenden, wenn das Material physisch wirklich dort liegt.

Stammdaten nicht mit Standortwechsel verwechseln​

Unter „Bearbeiten“ pflegst du den Normalzustand, zum Beispiel:

  • Soll-Lagerplatz,
  • Standard-Packverantwortung,
  • Zustand eines Gruppenbestands.

Bei einem einzelnen Exemplar liegen unter „Details“ unter anderem:

  • Seriennummer,
  • Zustand,
  • Soll-Lagerplatz,
  • Standard-Packverantwortung,
  • Beschreibung,
  • Notizen.

Das Speichern dieser Stammdaten beendet keinen laufenden Transport und lagert Material nicht automatisch um.

Bewegungsverlauf​

In „Nutzung & Standort“ kannst du den letzten Bewegungsverlauf aufklappen.

Dort siehst du unter anderem:

  • neuen Aufenthaltsstatus,
  • betroffenes Exemplar beziehungsweise Menge,
  • ausführende Person oder automatischen Vorgang,
  • Zeitpunkt.

Das hilft, wenn der angezeigte Standort nicht dem erwarteten Zustand entspricht.

Scan-Codes und Labels​

Einzelne Exemplare besitzen eigene Scan-Codes und können mit eigenen Data-Matrix-Labels gekennzeichnet werden.

Inventarlabels mit Data Matrix erstellen

Anzahl nachträglich ändern​

Erhöhst du bei einem einzeln verwalteten Eintrag die Anzahl, legt Syncanto zusätzliche Exemplare mit fortlaufender Nummer an.

Eine Verringerung der Artikelmenge löscht bestehende Exemplare nicht automatisch. Prüfe deshalb die konkreten Exemplare, bevor du die Menge nach unten korrigierst.

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