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Inventar anlegen und bearbeiten

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Inventar anlegen und bearbeiten

Ein Inventareintrag beschreibt Material oder Geräte, die in Syncanto verwaltet werden sollen.

Voraussetzungen​

Zum Anlegen benötigst du das Recht, Inventar zu erstellen.

Ohne dieses Recht erscheint „Inventar hinzufügen“ nicht.

Inventar hinzufügen​

So gehst du vor:

  1. Öffne „Inventar“.
  2. Klicke auf „Inventar hinzufügen“.
  3. Trage einen Namen ein.
  4. Ergänze bei Bedarf eine Beschreibung.
  5. Wähle eine Kategorie.
  6. Trage die Anzahl ein.
  7. Wähle nach Möglichkeit einen Soll-Lagerplatz.
  8. Hinterlege optional eine Standard-Packverantwortung.
  9. Lade bei Bedarf ein Bild hoch.
  10. Entscheide, ob die Menge als Gruppenbestand oder als einzelne Exemplare verwaltet wird.
  11. Entscheide, ob der Eintrag Eigentum der Organisation oder persönliches Eigentum ist.
  12. Klicke auf „Speichern“.

Pflichtfelder​

Verpflichtend sind aktuell:

  • Name,
  • Kategorie.

Ein Bild ist optional.

Beschreibung​

In der Beschreibung kannst du zusätzliche Informationen zum Material hinterlegen.

Geeignete Angaben sind beispielsweise:

  • Modell,
  • Einsatzzweck,
  • Zubehör,
  • Besonderheiten,
  • Hinweise zum Transport.

Anzahl​

Im Feld „Anzahl“ gibst du an, wie viele Einheiten zu diesem Inventareintrag gehören.

Die Auswirkung hängt von der Einstellung „Zusammen verwalten“ ab.

Zusammen verwalten​

Ist „Zusammen verwalten“ aktiviert, wird die Menge als gemeinsamer Bestand behandelt.

Beispiel:

20 XLR-Kabel

Bei dieser Verwaltungsart müssen die einzelnen Kabel nicht zwingend als eigene Exemplare geführt werden.

Einzelne Exemplare verwalten​

Ist „Zusammen verwalten“ deaktiviert, erzeugt Syncanto beim Speichern einzelne Exemplare entsprechend der angegebenen Anzahl.

Jedes Exemplar erhält eine laufende Nummer und einen eigenen Status.

Mehr dazu:

Eigentum der Organisation​

Ist „Eigentum der Organisation“ aktiviert, gehört der Inventareintrag direkt zur aktuellen Organisation.

Ist der Schalter deaktiviert, wird der aktuelle Benutzer als Eigentümer gespeichert.

Soll-Lagerplatz​

Der Soll-Lagerplatz beschreibt, wo der Gegenstand normalerweise aufbewahrt wird.

Beim Anlegen übernimmt Syncanto diesen Platz automatisch auch als aktuellen Standort. Danach wird der Ist-Zustand über Ausleihe, Packen, Transport und Einlagern geführt.

Wenn noch kein Lagerplatz vorhanden ist, kannst du ihn über „Lagerplätze & Bestand“ in der Inventarübersicht anlegen.

Standard-Packverantwortung​

Eine Standard-Packverantwortung ist optional.

Sie dient als Vorschlag für neue Konzertplanungen. Für jedes Konzert kann in der Technikliste eine andere Person unter „Packt“ zugewiesen werden.

Aktuellen Standort manuell korrigieren​

In „Nutzung & Standort“ kannst du einen Gegenstand ausdrücklich am Soll-Lagerplatz oder an einem anderen Lagerplatz einlagern.

Das normale Speichern von Stammdaten verändert einen laufenden Status wie „Gepackt“, „Unterwegs“ oder „Konzertort“ dagegen nicht.

Bild hochladen​

Du kannst ein Bild des Inventars hinterlegen.

Unterstützt werden:

JPG
JPEG
PNG
GIF
WebP

Die maximale Dateigröße beträgt 5 MB.

Das Bild wird geschützt über Syncanto ausgeliefert und nicht als frei zugängliche öffentliche Datei vorausgesetzt.

Zentraler Scan-Code​

Syncanto weist jedem Inventarartikel einen zentralen Scan-Code zu. Der Code wird nicht aus Organisations-ID, Kategorie oder Datenbank-ID zusammengesetzt.

Er besteht aus höchstens zehn Buchstaben und Ziffern und dient als stabile Kennung für Scan-Workflows und Inventarlabels.

Bei Einzeltracking besitzen die konkreten Exemplare zusätzlich eigene Scan-Codes.

Inventar bearbeiten​

So gehst du vor:

  1. Öffne die gewünschte Kategorie.
  2. Suche den Inventareintrag.
  3. Klicke auf das Bearbeiten-Symbol.
  4. Ändere die gewünschten Daten.
  5. Speichere.

Zum Bearbeiten wird das entsprechende Recht geprüft.

Anzahl erhöhen bei Einzelverwaltung​

Wenn ein Eintrag einzeln verwaltet wird und du die Anzahl erhöhst, legt Syncanto zusätzliche Exemplare an.

Die neuen Exemplare werden an die bestehende Nummerierung angehängt.

Anzahl verringern​

Die aktuelle Bearbeitungslogik legt bei einer Erhöhung neue Exemplare an, entfernt bei einer Verringerung aber nicht automatisch bereits vorhandene Exemplare.

Prüfe deshalb die vorhandenen Einzelgeräte, wenn du die Anzahl eines bereits einzeln verwalteten Eintrags reduzierst.

Inventar löschen​

Ein Inventareintrag kann über das Papierkorb-Symbol gelöscht werden.

Vorher erscheint eine Sicherheitsabfrage.

Die Löschung ist als unwiderruflich gekennzeichnet.

Zum Löschen wird das entsprechende Recht geprüft.

Auswirkungen auf Bühnenplanung​

Beim Löschen eines Inventareintrags entfernt Syncanto auch vorhandene Bühnenplan-Elemente, die auf diesen Eintrag verweisen.

Lösche produktiv verwendetes Inventar daher nur, wenn es wirklich nicht mehr benötigt wird.