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Benutzergruppen verwalten

Mit Benutzergruppen kannst du Mitglieder innerhalb deiner Organisation sinnvoll zusammenfassen.

Gruppen können beispielsweise für Stimmen, Ensembles, Teams oder organisatorische Aufgaben verwendet werden.

Sie helfen dabei, Mitglieder einzuordnen und Informationen gezielt nach Gruppen auszuwerten oder anzuzeigen.

Kurz erklärt​

Eine Benutzergruppe besteht aus:

  • einem Namen,
  • einer optionalen Beschreibung,
  • einer Farbe,
  • der optionalen Kennzeichnung als Stimmgruppe.

Beispiele für Benutzergruppen sind:

  • Sopran,
  • Alt,
  • Tenor,
  • Bass,
  • Technik,
  • Vorstand,
  • Organisationsteam,
  • Band,
  • Projektchor.

Voraussetzungen​

Um Benutzergruppen zu erstellen oder zu bearbeiten, benötigst du die entsprechenden Verwaltungsrechte.

Für das Löschen einer Gruppe ist zusätzlich das Recht zum Löschen von Benutzergruppen erforderlich.

Die Gruppen gelten innerhalb der aktuell ausgewählten Organisation.

Übersicht der Benutzergruppen​

Im Bereich „Benutzergruppen“ werden alle vorhandenen Gruppen angezeigt.

Die Tabelle enthält:

  • den Namen der Gruppe,
  • die Information, ob es sich um eine Stimmgruppe handelt,
  • die Beschreibung,
  • Aktionen zum Bearbeiten und Löschen.

Wenn viele Gruppen vorhanden sind, wird die Liste auf mehrere Seiten verteilt.

Neue Benutzergruppe erstellen​

So legst du eine Gruppe an:

  1. Öffne die Einstellungen deiner Organisation.
  2. Öffne den Bereich „Benutzergruppen“.
  3. Klicke auf „Gruppe erstellen“.
  4. Trage einen Namen ein.
  5. Lege fest, ob es sich um eine Stimmgruppe handelt.
  6. Wähle eine Farbe.
  7. Ergänze bei Bedarf eine Beschreibung.
  8. Klicke auf „Speichern“.

Nach dem Speichern steht die Gruppe für die Zuordnung zu Mitgliedern zur Verfügung.

Namen für Gruppen wählen​

Der Name sollte die Funktion der Gruppe eindeutig beschreiben.

Geeignete Namen sind beispielsweise:

  • Sopran,
  • Alt,
  • Tenor,
  • Bass,
  • Kinderchor,
  • Projektchor,
  • Vorstand,
  • Technik,
  • Öffentlichkeitsarbeit.

Vermeide unklare Namen wie:

  • Gruppe 1,
  • Sonstige,
  • Neu,
  • Verschiedenes.

Ein eindeutiger Name erleichtert später die Zuordnung und Auswertung.

Beschreibung ergänzen​

Die Beschreibung kann zusätzliche Informationen zum Zweck der Gruppe enthalten.

Beispiele:

Alle Mitglieder der Sopranstimme.
Personen, die bei Konzerten für Aufbau und Technik zuständig sind.
Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands.

Die Beschreibung ist optional, hilft aber insbesondere bei ähnlich benannten Gruppen.

Farbe auswählen​

Jede Benutzergruppe kann eine Farbe erhalten.

Die Farbe wird bei der Darstellung der Gruppe verwendet, beispielsweise als farbige Kennzeichnung beim Mitglied.

Dadurch lassen sich verschiedene Gruppen schneller unterscheiden.

Verwende Farben möglichst einheitlich.

Beispiel:

  • Sopran: Rose,
  • Alt: Violett,
  • Tenor: Blau,
  • Bass: Grün.

Die Farbwahl verändert keine Rechte oder Funktionen.

Gruppe als Stimmgruppe kennzeichnen​

Aktiviere „Ist Stimmgruppe“, wenn die Gruppe eine musikalische Stimme oder Besetzung beschreibt.

Beispiele:

  • Sopran,
  • Mezzosopran,
  • Alt,
  • Tenor,
  • Bariton,
  • Bass.

Stimmgruppen werden bei Proben und Konzerten angezeigt.

Dadurch können Besetzungen und Teilnahmen nach Stimmen dargestellt werden.

Normale Gruppe oder Stimmgruppe?​

Stimmgruppe​

Eine Stimmgruppe bildet die musikalische Einteilung eines Mitglieds ab.

Sie wird insbesondere im Zusammenhang mit Proben und Konzerten verwendet.

Normale Benutzergruppe​

Eine normale Gruppe dient der organisatorischen Zuordnung.

Beispiele:

  • Vorstand,
  • Technik,
  • Organisation,
  • Band,
  • Social Media,
  • Helferteam.

Nicht jede Benutzergruppe sollte als Stimmgruppe markiert werden.

Mitglied kann mehreren Gruppen angehören​

Ein Mitglied kann mehreren Benutzergruppen gleichzeitig zugeordnet werden.

Beispiel:

Eine Person kann gleichzeitig folgenden Gruppen angehören:

  • Sopran,
  • Vorstand,
  • Organisationsteam.

Dadurch können musikalische und organisatorische Zuordnungen nebeneinander abgebildet werden.

Benutzergruppe bearbeiten​

So änderst du eine vorhandene Gruppe:

  1. Öffne den Bereich „Benutzergruppen“.
  2. Suche die gewünschte Gruppe.
  3. Klicke auf das Bearbeiten-Symbol.
  4. Ändere Name, Beschreibung, Farbe oder die Kennzeichnung als Stimmgruppe.
  5. Klicke auf „Speichern“.

Wenn du die Änderungen nicht übernehmen möchtest, wähle „Abbrechen“.

Stimmgruppe nachträglich ändern​

Du kannst eine vorhandene normale Gruppe nachträglich als Stimmgruppe kennzeichnen.

Ebenso kannst du die Kennzeichnung wieder entfernen.

Beachte dabei, dass sich dadurch die Anzeige der Gruppe bei Proben und Konzerten verändert.

Die zugeordneten Mitglieder bleiben weiterhin Teil der Gruppe.

Benutzergruppe löschen​

So löschst du eine Gruppe:

  1. Öffne den Bereich „Benutzergruppen“.
  2. Suche die gewünschte Gruppe.
  3. Klicke auf das Löschen-Symbol.
  4. Prüfe die Sicherheitsabfrage.
  5. Klicke auf „Löschen“.

Mit „Abbrechen“ kannst du den Vorgang beenden.

Achtung: Prüfe vor dem Löschen, ob die Gruppe noch verwendet wird und welche Mitglieder ihr zugeordnet sind.

Auswirkungen beim Löschen​

Beim Löschen einer Gruppe steht diese anschließend nicht mehr für die Mitgliederzuordnung zur Verfügung.

Die Benutzerkonten der zugeordneten Mitglieder werden dadurch nicht gelöscht.

Andere Gruppen, Rollen und Rechte der Mitglieder bleiben bestehen.

Da eine gelöschte Gruppe möglicherweise in weiteren Bereichen verwendet wurde, sollte sie nur entfernt werden, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

Gruppen sind keine Benutzerrollen​

Benutzergruppen und Benutzerrollen erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Benutzergruppe​

Eine Benutzergruppe beschreibt, zu welchem Bereich oder Team eine Person gehört.

Beispiele:

  • Sopran,
  • Vorstand,
  • Technik.

Benutzerrolle​

Eine Benutzerrolle bestimmt, was eine Person in Syncanto tun darf.

Beispiele:

  • Songs bearbeiten,
  • Proben erstellen,
  • Mitglieder verwalten.

Die Mitgliedschaft in einer Benutzergruppe vergibt keine Berechtigungen.

Gruppen sinnvoll strukturieren​

Erstelle Gruppen nur dann, wenn sie im Alltag tatsächlich verwendet werden.

Zu viele Gruppen können die Mitgliederverwaltung unübersichtlich machen.

Eine sinnvolle Grundstruktur könnte enthalten:

Musikalische Gruppen​

  • Sopran,
  • Alt,
  • Tenor,
  • Bass,
  • Band.

Organisatorische Gruppen​

  • Vorstand,
  • Technik,
  • Organisation,
  • Öffentlichkeitsarbeit.

Projektgruppen​

  • Sommerkonzert,
  • Weihnachtsprojekt,
  • Festivalteam.

Stimmen und weitere Gruppen trennen​

Verwende die Kennzeichnung als Stimmgruppe nur für musikalische Stimmen.

Eine Gruppe wie „Vorstand“ sollte keine Stimmgruppe sein, auch wenn ihre Mitglieder bei Proben oder Konzerten beteiligt sind.

So bleiben musikalische Auswertungen verständlich.

Mehrere Ensembles innerhalb einer Organisation​

Benutzergruppen können auch verwendet werden, wenn innerhalb einer Organisation mehrere Ensembles oder Teilgruppen existieren.

Beispiele:

  • Hauptchor,
  • Kammerchor,
  • Jugendchor,
  • Projektchor,
  • Band.

Ob diese zusätzlich als Stimmgruppe gekennzeichnet werden sollten, hängt davon ab, ob sie bei Proben und Konzerten wie eine Stimme dargestellt werden sollen.

In der Regel sollten Ensemblegruppen und Stimmgruppen getrennt angelegt werden.

Änderungen an Gruppen und Mitglieder​

Wenn du den Namen, die Farbe oder die Beschreibung einer Gruppe änderst, bleibt die Zuordnung der Mitglieder erhalten.

Beispiel:

Die Gruppe „Frauenstimmen“ wird in „Oberstimmen“ umbenannt.

Alle bisher zugeordneten Mitglieder bleiben Mitglied dieser Gruppe.

Häufige Fragen​

Was ist eine Benutzergruppe?​

Eine Benutzergruppe fasst Mitglieder organisatorisch oder musikalisch zusammen.

Was ist eine Stimmgruppe?​

Eine Stimmgruppe ist eine Benutzergruppe, die als musikalische Stimme gekennzeichnet wurde und bei Proben und Konzerten angezeigt wird.

Kann ein Mitglied mehreren Gruppen angehören?​

Ja.

Ein Mitglied kann gleichzeitig mehreren musikalischen und organisatorischen Gruppen zugeordnet sein.

Vergibt eine Gruppe automatisch Rechte?​

Nein.

Rechte werden über Benutzerrollen oder individuelle Berechtigungen vergeben.

Kann ich eine Gruppe nachträglich als Stimmgruppe markieren?​

Ja.

Öffne die Gruppe zum Bearbeiten und aktiviere „Ist Stimmgruppe“.

Kann ich die Farbe einer Gruppe ändern?​

Ja.

Die Farbe kann jederzeit in der Bearbeitungsansicht geändert werden.

Werden Mitglieder gelöscht, wenn ich eine Gruppe lösche?​

Nein.

Es wird nur die Gruppe entfernt, nicht das Benutzerkonto oder die Mitgliedschaft in der Organisation.

Kann ich Gruppen für Projekte verwenden?​

Ja.

Du kannst beispielsweise Gruppen für einzelne Konzerte, Projekte oder Teams erstellen.

Sollte jede Gruppe eine Stimmgruppe sein?​

Nein.

Nur musikalische Stimmen, die bei Proben und Konzerten entsprechend dargestellt werden sollen, sollten als Stimmgruppe markiert werden.

Gelten Gruppen in allen Organisationen?​

Nein.

Benutzergruppen gehören zur jeweils ausgewählten Organisation.

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