Mitglied durch einen anderen Nutzer verwalten
Nicht jedes Mitglied benötigt ein eigenes, selbstständig verwendetes Benutzerkonto.
In Syncanto kannst du festlegen, dass ein Mitglied durch einen anderen Nutzer verwaltet wird. Das ist besonders bei Kindern, Familien oder Personen sinnvoll, deren organisatorische Rückmeldungen von einer anderen Person übernommen werden.
Kurz erklärt
Ein Mitglied kann mit einem anderen Benutzerkonto verknüpft werden.
Der ausgewählte Nutzer übernimmt dann die Verwaltung des Mitglieds.
Typische Anwendungsfälle sind:
- ein Elternteil verwaltet ein Kind,
- ein Familienmitglied verwaltet eine weitere Person,
- eine Betreuungsperson übernimmt organisatorische Aufgaben,
- mehrere Mitglieder werden über einen gemeinsamen Ansprechpartner verwaltet.
Die Verknüpfung wird direkt in der Mitgliederverwaltung eingerichtet.
Voraussetzungen
Um ein Mitglied mit einem verwaltenden Nutzer zu verknüpfen, benötigst du das Recht, Mitglieder zu bearbeiten.
Beide Personen müssen bereits in Syncanto vorhanden sein.
Der verwaltende Nutzer darf nicht selbst als verwaltetes Mitglied eingerichtet sein.
So geht es
- Öffne die Mitgliederverwaltung.
- Suche das Mitglied, das verwaltet werden soll.
- Klicke auf das Bearbeiten-Symbol.
- Aktiviere „Wird durch anderen Nutzer verwaltet“.
- Öffne das Auswahlfeld „Wird verwaltet durch“.
- Wähle den gewünschten Nutzer aus.
- Klicke auf „Speichern“.
Nach dem Speichern wird die Verknüpfung in der Mitgliederliste angezeigt.
Geeigneten verwaltenden Nutzer auswählen
Als verwaltender Nutzer sollte eine Person gewählt werden, die:
- ein eigenes aktives Benutzerkonto besitzt,
- zuverlässig organisatorische Rückmeldungen übernimmt,
- Zugang zu Syncanto hat,
- die betroffene Person tatsächlich vertreten darf.
Typische Beispiele sind:
- Mutter,
- Vater,
- Erziehungsberechtigte,
- gesetzliche Betreuung,
- familiäre Ansprechperson.
Anzeige in der Mitgliederliste
In der Mitgliederliste gibt es die Spalte „Verwaltet“.
Ist ein Mitglied mit einem anderen Nutzer verknüpft, wird dort ein positives Symbol angezeigt.
Ist keine Verwaltung eingerichtet, wird ein negatives Symbol angezeigt.
Die konkrete verwaltende Person wird in der Bearbeitungsansicht des Mitglieds ausgewählt.
Verwaltung wieder entfernen
So löst du die Verknüpfung:
- Öffne die Mitgliederverwaltung.
- Bearbeite das betreffende Mitglied.
- Deaktiviere „Wird durch anderen Nutzer verwaltet“.
- Klicke auf „Speichern“.
Die Verbindung zum bisher verwaltenden Nutzer wird entfernt.
Das Mitglied bleibt weiterhin Teil der Organisation.
Verwaltenden Nutzer wechseln
Soll eine andere Person die Verwaltung übernehmen:
- Öffne das Mitglied zum Bearbeiten.
- Lass „Wird durch anderen Nutzer verwaltet“ aktiviert.
- Wähle unter „Wird verwaltet durch“ eine andere Person aus.
- Klicke auf „Speichern“.
Die bisherige Verknüpfung wird durch die neue Auswahl ersetzt.
Verwendung im Kinderchor
Die Funktion eignet sich besonders für Kinderchöre.
Ein Kind kann als eigenes Mitglied geführt werden, während ein Elternteil die organisatorische Verwaltung übernimmt.
Dadurch können Informationen weiterhin dem richtigen Mitglied zugeordnet werden, ohne dass das Kind alle organisatorischen Aufgaben selbst erledigen muss.
Beispiel:
- Das Kind wird als Chormitglied geführt.
- Die Stimme und Gruppenzuordnung gehören zum Kind.
- Der Elternteil besitzt das verwaltende Benutzerkonto.
- Organisatorische Rückmeldungen können über den Elternzugang erfolgen.
Unterschied zu einem gemeinsamen Benutzerkonto
Mehrere Personen sollten nicht einfach dasselbe Benutzerkonto verwenden.
Durch getrennte Mitglieder und eine Verwaltungsverknüpfung bleiben:
- Namen eindeutig,
- Gruppen korrekt,
- Stimmen korrekt,
- Teilnahmen dem richtigen Mitglied zugeordnet,
- historische Daten nachvollziehbar.
Das verwaltende Benutzerkonto dient dabei als organisatorischer Zugang, ersetzt aber nicht die eigene Mitgliedsidentität der verwalteten Person.
Rolle und Rechte des Mitglieds
Die Verknüpfung verändert nicht automatisch:
- die Benutzerrolle des Mitglieds,
- seine individuellen Rechte,
- seine Gruppen,
- seinen Pausenstatus,
- die Kennzeichnung als nicht probendes Mitglied.
Diese Einstellungen werden weiterhin getrennt verwaltet.
Prüfe daher, welche Rolle und Rechte ein verwaltetes Mitglied tatsächlich benötigt.
Rolle und Rechte des verwaltenden Nutzers
Auch die Rechte des verwaltenden Nutzers werden durch die Verknüpfung nicht automatisch erweitert.
Die Person erhält dadurch nicht automatisch:
- Administrationsrechte,
- Zugriff auf andere Mitglieder,
- Rechte zur Rollenverwaltung,
- allgemeine Bearbeitungsrechte.
Die Verwaltungsverknüpfung gilt nur für das zugeordnete Mitglied.
Verwalteter Nutzer kann nicht erneut ausgewählt werden
Ein Nutzer, der selbst durch eine andere Person verwaltet wird, steht nicht als übergeordneter Nutzer zur Auswahl.
Dadurch werden verschachtelte Verwaltungsketten vermieden.
Beispiel:
- Person A verwaltet Person B.
- Person B kann nicht zusätzlich Person C verwalten.
Wähle stattdessen eine Person mit eigenständig geführtem Benutzerkonto.
Keine Person ausgewählt
Wenn „Wird durch anderen Nutzer verwaltet“ aktiviert ist, sollte zusätzlich eine Person unter „Wird verwaltet durch“ ausgewählt werden.
Ohne eine gültige Auswahl ist die Verknüpfung unvollständig.
Prüfe vor dem Speichern, ob der richtige Nutzer eingetragen ist.
Verwendung bei mehreren Organisationen
Die Mitgliedsverwaltung findet innerhalb der aktuell ausgewählten Organisation statt.
Das Benutzerkonto des verwaltenden Nutzers kann ebenfalls mehreren Organisationen angehören.
Prüfe deshalb sorgfältig, ob beide Personen in der richtigen Organisation geführt werden.
Verwaltendes Benutzerkonto verlässt die Organisation
Wenn die verwaltende Person die Organisation verlässt oder ihr Konto entfernt wird, muss geprüft werden, wer die Verwaltung des Mitglieds künftig übernimmt.
Vor dem Entfernen des verwaltenden Nutzers solltest du:
- alle von ihm verwalteten Mitglieder prüfen,
- eine neue verwaltende Person auswählen,
- oder die Verwaltungsverknüpfung aufheben.
So verhinderst du, dass ein Mitglied ohne zuständige Ansprechperson zurückbleibt.
Mitglied wird selbstständig
Wenn ein bisher verwaltetes Mitglied später ein eigenes Konto selbstständig verwenden soll:
- Öffne das Mitglied in der Mitgliederverwaltung.
- Deaktiviere „Wird durch anderen Nutzer verwaltet“.
- Prüfe Rolle und Rechte.
- Prüfe die hinterlegte E-Mail-Adresse und Zugangsdaten.
- Klicke auf „Speichern“.
Anschließend wird das Mitglied nicht mehr über die andere Person verwaltet.
Datenschutz
Verknüpfe ein Mitglied nur mit einer Person, die zur Verwaltung berechtigt ist.
Besonders bei Kindern und betreuten Personen sollte klar geregelt sein:
- wer organisatorische Informationen sehen darf,
- wer Rückmeldungen abgeben darf,
- wer persönliche Daten verwalten darf,
- wann die Verknüpfung wieder entfernt werden muss.
Die technische Verknüpfung ersetzt keine notwendige Einwilligung oder rechtliche Prüfung.
Häufige Fragen
Wofür ist die Funktion gedacht?
Sie ist für Mitglieder gedacht, deren organisatorische Verwaltung durch eine andere Person übernommen wird.
Kann ein Elternteil ein Kind verwalten?
Ja.
Das ist einer der typischen Anwendungsfälle.
Kann ein Nutzer mehrere Mitglieder verwalten?
Die Mitglieder werden jeweils einzeln mit einem verwaltenden Nutzer verknüpft. Dadurch kann dieselbe Person grundsätzlich bei mehreren Mitgliedern ausgewählt werden.
Kann ein verwaltetes Mitglied selbst andere Mitglieder verwalten?
Nein.
Nutzer, die selbst verwaltet werden, stehen nicht als verwaltende Person zur Auswahl.
Erhält der verwaltende Nutzer automatisch Administratorrechte?
Nein.
Rollen und Rechte bleiben davon unabhängig.
Werden Rolle und Gruppen des Mitglieds verändert?
Nein.
Die Verknüpfung ändert diese Einstellungen nicht.
Kann ich den verwaltenden Nutzer später wechseln?
Ja.
Wähle in der Bearbeitungsansicht einfach eine andere Person aus.
Kann ich die Verknüpfung wieder entfernen?
Ja.
Deaktiviere „Wird durch anderen Nutzer verwaltet“ und speichere die Änderung.
Wird das Konto des Mitglieds gelöscht?
Nein.
Die Funktion erstellt nur eine Verwaltungsverknüpfung.
Was muss ich beachten, wenn der verwaltende Nutzer gelöscht wird?
Weise den verwalteten Mitgliedern vorher eine neue zuständige Person zu oder entferne die Verknüpfung.