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Mitglieder verwalten

In der Mitgliederverwaltung findest du alle Personen, die deiner Organisation in Syncanto zugeordnet sind.

Dort kannst du neue Zugänge vorbereiten, wartende Mitglieder freischalten und bestehende Mitgliedschaften verwalten.

Kurz erklärt​

Die Mitgliederverwaltung bündelt unter anderem folgende Funktionen:

  • Chorschlüssel anzeigen,
  • wartende Mitglieder freischalten,
  • Benutzerrollen zuweisen,
  • individuelle Rechte vergeben,
  • Gruppen und Stimmgruppen zuordnen,
  • Mitglieder pausieren,
  • Mitglieder als nicht probend markieren,
  • Mitglieder durch andere Nutzer verwalten lassen,
  • Nutzer ohne eigenen Login erstellen,
  • temporäre Gastzugänge erstellen,
  • Mitglieder löschen.

Welche Aktionen dir angezeigt werden, hängt von deinen eigenen Rechten ab.

Mitgliederverwaltung öffnen​

Öffne in Syncanto den Bereich für die Verwaltung deiner Organisation und wechsle zur Mitgliederübersicht.

Die Seite besteht aus mehreren Bereichen:

  1. Möglichkeiten zum Einladen und Erstellen von Nutzern,
  2. gegebenenfalls einer Liste wartender Mitglieder,
  3. der vollständigen Mitgliederliste.

Neue Mitglieder einladen​

Im oberen Bereich wird der geheime Chorschlüssel deiner Organisation angezeigt.

Neue Mitglieder können diesen Schlüssel bei der Registrierung verwenden, um die Zuordnung zu deiner Organisation anzufragen.

Der Ablauf ist:

  1. Das Mitglied öffnet die Registrierung.
  2. Es erstellt ein eigenes Syncanto-Konto.
  3. Es gibt den Chorschlüssel ein.
  4. Die Organisationszuordnung wird vorbereitet.
  5. Eine berechtigte Person schaltet das Mitglied frei.

Wichtig: Behandle den Chorschlüssel vertraulich und veröffentliche ihn nicht öffentlich.

Wartende Mitglieder freischalten​

Wenn neue Mitglieder auf ihre Freischaltung warten, erscheint in der Mitgliederverwaltung ein entsprechender Hinweis.

Die wartenden Personen werden zusätzlich in einer eigenen Liste angezeigt.

Dort siehst du:

  • den Namen,
  • die E-Mail-Adresse,
  • die Aktion „Freischalten“.

Erst nach der Freischaltung ist der Beitritt vollständig abgeschlossen.

Aufbau der Mitgliederliste​

Die Mitgliederliste enthält verschiedene Informationen zum Status der einzelnen Personen.

Dazu gehören unter anderem:

  • Freischaltungsstatus,
  • Name,
  • Gruppen,
  • Benutzerrolle,
  • aktiver oder nicht probender Status,
  • Pause,
  • Verwaltung durch einen anderen Nutzer,
  • verfügbare Aktionen.

Freischaltungsstatus​

Am Anfang einer Zeile erkennst du, ob das Mitglied bereits freigeschaltet wurde.

Ein freigeschaltetes Mitglied wird mit einem positiven Symbol angezeigt.

Nicht freigeschaltete Personen können – bei entsprechender Berechtigung – direkt über die Liste aktiviert werden.

Gruppen​

In der Spalte „Gruppe“ werden die Benutzergruppen des Mitglieds als farbige Markierungen angezeigt.

Das können beispielsweise sein:

  • Sopran,
  • Alt,
  • Tenor,
  • Bass,
  • Vorstand,
  • Technik,
  • Organisationsteam.

Ein Mitglied kann mehreren Gruppen gleichzeitig angehören.

Benutzerrolle​

In der Spalte „Rolle“ siehst du die aktuell zugewiesene Benutzerrolle.

Die Rolle legt fest, welche Rechte das Mitglied besitzt.

Beispiele können sein:

  • Mitglied,
  • Chorleitung,
  • Vorstand,
  • Notenverwaltung,
  • Gast.

Bei temporären Gastzugängen wird unter der Rolle zusätzlich angezeigt, für welchen Termin der Zugang gilt und wann er abläuft.

Aktiver Status​

Die Spalte „Aktiv“ zeigt, ob das Mitglied als regulär probendes Mitglied geführt wird.

Ein positives Symbol bedeutet, dass die Person regulär probend ist.

Ein negatives Symbol bedeutet, dass sie als „Nicht probendes Mitglied“ markiert wurde.

Dieser Status ist nicht mit einer Pause gleichzusetzen.

Pause​

In der Spalte „Pause“ erkennst du, ob ein Mitglied aktuell pausiert.

Angezeigt wird:

  • „Nein“, wenn keine Pause besteht,
  • ein Datum bei einer befristeten Pause,
  • „Unbefristet“, wenn kein Enddatum hinterlegt wurde.

Pausierte Mitglieder bleiben Teil der Organisation, werden aber standardmäßig nicht regulär bei Proben und Konzerten berücksichtigt.

Durch anderen Nutzer verwaltet​

Die Spalte „Verwaltet“ zeigt, ob das Mitglied mit einem anderen Benutzerkonto verknüpft ist.

Das ist beispielsweise sinnvoll für:

  • Kinder,
  • betreute Personen,
  • Familienmitglieder ohne eigenen Zugang.

Die konkrete verwaltende Person wird in der Bearbeitungsansicht festgelegt.

Mitglied bearbeiten​

Über das Bearbeiten-Symbol öffnest du die Einstellungen eines Mitglieds.

Dort kannst du unter anderem:

  • eine Benutzerrolle auswählen,
  • Gruppen zuordnen,
  • den Status „Nicht probendes Mitglied“ ändern,
  • eine Pause hinterlegen,
  • einen verwaltenden Nutzer auswählen.

Klicke anschließend auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.

Benutzerrolle ändern​

Im Auswahlfeld „Rolle“ kannst du eine vorhandene Benutzerrolle auswählen.

Beim Speichern werden die bisherigen Rechte des Mitglieds durch die Rechte dieser Rolle ersetzt.

Individuelle Abweichungen können dadurch verloren gehen.

Weise deshalb zuerst die gewünschte Rolle zu und ergänze individuelle Rechte anschließend.

Gruppen ändern​

Die vorhandenen Benutzergruppen werden als farbige Markierungen angezeigt.

Klicke auf eine Gruppe, um sie auszuwählen.

Klicke erneut auf eine ausgewählte Gruppe, um sie zu entfernen.

Die Änderungen werden erst beim Speichern übernommen.

Individuelle Rechte verwalten​

Über das Symbol „Rechte verwalten“ kannst du die Berechtigungen eines Mitglieds einzeln bearbeiten.

Die Rechte werden nach Funktionsbereichen gruppiert.

Je nach Bereich können Aktionen wie folgende verfügbar sein:

  • ansehen,
  • erstellen,
  • bearbeiten,
  • löschen.

Individuelle Rechte eignen sich vor allem für einzelne Ausnahmen.

Mitglied pausieren​

Aktiviere „Mitglied pausieren“, wenn eine Person vorübergehend nicht regulär teilnehmen soll.

Du kannst:

  • eine unbefristete Pause anlegen,
  • ein Enddatum eintragen,
  • die Pause später manuell beenden.

Das Konto und die Organisationszuordnung bleiben bestehen.

Nicht probendes Mitglied​

Aktiviere „Nicht probendes Mitglied“, wenn die Person dauerhaft oder grundsätzlich nicht an regulären Proben teilnimmt.

Typische Beispiele sind:

  • Fördermitglieder,
  • Technik,
  • organisatorische Helfer,
  • ehemalige aktive Mitglieder.

Für eine zeitlich begrenzte Abwesenheit ist stattdessen die Pausenfunktion vorgesehen.

Mitglied durch anderen Nutzer verwalten​

Mit „Wird durch anderen Nutzer verwaltet“ kannst du ein Mitglied mit einem anderen Benutzerkonto verknüpfen.

Das eignet sich insbesondere für Kinder oder betreute Personen.

Nach der Aktivierung wählst du unter „Wird verwaltet durch“ die zuständige Person aus.

Nutzer ohne Login erstellen​

Über „Nutzer ohne Login erstellen“ kannst du ein Mitglied anlegen, das Syncanto nicht selbst verwendet.

Dabei werden unter anderem festgelegt:

  • Name,
  • Benutzerrolle,
  • Gruppen,
  • Status als nicht probendes Mitglied,
  • verwaltender Nutzer.

Das Mitglied wird direkt freigeschaltet und erhält keinen regulär nutzbaren Login.

Temporären Gastzugang erstellen​

Über „Temporären Gastzugang erstellen“ kannst du einem Gast zeitlich begrenzten Zugriff geben.

Du wählst:

  • Name,
  • E-Mail-Adresse,
  • Zugriff für eine Probe oder ein Konzert,
  • den konkreten Termin.

Syncanto erzeugt anschließend:

  • einen Login,
  • ein einmalig angezeigtes Passwort,
  • ein automatisches Ablaufdatum.

Mitglied löschen​

Über das Löschen-Symbol kann ein Benutzer entfernt werden.

Achtung: Der aktuelle Löschvorgang entfernt das gesamte Benutzerkonto und nicht nur die Zuordnung zur ausgewählten Organisation.

Dadurch können auch weitere Organisationen und verknüpfte Daten betroffen sein.

Prüfe vor dem Löschen immer, ob:

  • die Person weitere Organisationen nutzt,
  • eine Pause ausreichend wäre,
  • nur die Organisationszuordnung beendet werden soll,
  • wichtige Daten vorher gesichert werden müssen.

Der Löschvorgang wird künftig geändert. Nach dieser Änderung muss auch die zugehörige Dokumentation aktualisiert werden.

Unterschied zwischen Rolle und Gruppe​

Benutzerrolle​

Die Benutzerrolle bestimmt, was eine Person in Syncanto tun darf.

Benutzergruppe​

Die Benutzergruppe beschreibt, zu welchem musikalischen oder organisatorischen Bereich die Person gehört.

Beispiele:

  • Rolle: Chorleitung
  • Gruppe: Sopran
  • Gruppe: Vorstand

Eine Gruppe vergibt keine Rechte.

Unterschied zwischen Pause und nicht probend​

Pause​

Eine vorübergehende Unterbrechung der aktiven Mitgliedschaft.

Nicht probendes Mitglied​

Ein grundsätzlicher oder längerfristiger Status ohne reguläre Probenteilnahme.

Beide Einstellungen können getrennt verwaltet werden.

Mehrere Organisationen​

Ein Syncanto-Konto kann mehreren Organisationen angehören.

Folgende Eigenschaften werden pro Organisation verwaltet:

  • Benutzerrolle,
  • Rechte,
  • Gruppen,
  • Pause,
  • Status als nicht probendes Mitglied,
  • Freischaltung.

Eine Änderung in einer Organisation wirkt sich daher normalerweise nicht auf andere Organisationen aus.

Eine Ausnahme bildet aktuell das vollständige Löschen des Benutzerkontos.

Rechteabhängige Aktionen​

Nicht jede Person sieht alle Schaltflächen der Mitgliederverwaltung.

Je nach Berechtigung können beispielsweise fehlen:

  • Freischalten,
  • Bearbeiten,
  • Rechte verwalten,
  • Löschen,
  • Nutzer erstellen.

Wenn eine Aktion nicht angezeigt wird, prüfe deine Benutzerrolle und individuellen Rechte.

Empfohlener Ablauf für neue Mitglieder​

Für ein reguläres Mitglied:

  1. Chorschlüssel weitergeben.
  2. Mitglied registriert sich selbst.
  3. Mitglied freischalten.
  4. Benutzerrolle prüfen.
  5. Gruppen oder Stimme zuweisen.
  6. Individuelle Rechte nur bei Bedarf ergänzen.

Für ein Kind ohne eigenen Login:

  1. Elternteil regulär registrieren und freischalten.
  2. „Nutzer ohne Login erstellen“ öffnen.
  3. Kind mit Name, Rolle und Gruppen anlegen.
  4. Elternteil als verwaltenden Nutzer auswählen.

Für einen vorübergehenden Gast:

  1. „Temporären Gastzugang erstellen“ öffnen.
  2. Probe oder Konzert auswählen.
  3. Zugangsdaten kopieren.
  4. Zugangsdaten sicher übermitteln.

Mitglieder regelmäßig prüfen​

Eine regelmäßige Pflege der Mitgliederverwaltung verbessert die Qualität der organisatorischen Daten.

Prüfe insbesondere:

  • wartende Freischaltungen,
  • veraltete Gruppen,
  • falsche Benutzerrollen,
  • unnötige Löschrechte,
  • abgelaufene Pausen,
  • nicht mehr aktuelle Verwaltungsverknüpfungen,
  • temporäre Gastzugänge.

Häufige Fragen​

Wo sehe ich alle Mitglieder?​

In der Mitgliederverwaltung der aktuell ausgewählten Organisation.

Warum sehe ich ein neues Mitglied noch nicht als aktiv?​

Die Person wartet möglicherweise noch auf ihre Freischaltung.

Kann ein Mitglied mehreren Gruppen angehören?​

Ja.

Kann ein Mitglied mehrere Benutzerrollen besitzen?​

In der Mitgliederbearbeitung wird genau eine Benutzerrolle ausgewählt. Zusätzliche Abweichungen können über individuelle Rechte vergeben werden.

Kann ein pausiertes Mitglied sich weiterhin anmelden?​

Ja.

Ist ein nicht probendes Mitglied dasselbe wie ein pausiertes Mitglied?​

Nein.

Kann ich ein Kind ohne eigenen Login anlegen?​

Ja.

Verwende dafür „Nutzer ohne Login erstellen“.

Kann ein Gast einen eigenen Login erhalten?​

Ja.

Ein temporärer Gastzugang besitzt eigene Anmeldedaten.

Warum sehe ich das Bearbeiten-Symbol nicht?​

Dir fehlt wahrscheinlich das Recht, Mitglieder zu bearbeiten.

Warum sehe ich das Löschen-Symbol nicht?​

Dir fehlt wahrscheinlich das Recht, Mitglieder zu löschen.

Gelten Rollen und Gruppen für alle Organisationen?​

Nein.

Sie werden pro Organisation verwaltet.

Wird beim Löschen nur die aktuelle Mitgliedschaft entfernt?​

Aktuell nicht. Der derzeitige Vorgang löscht das gesamte Benutzerkonto. Diese Funktion wird künftig umgebaut.

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