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Nutzer ohne Login erstellen

Du kannst ein Mitglied in Syncanto anlegen, ohne ihm einen eigenen Login zu geben.

Ein solcher Nutzer wird durch eine andere Person verwaltet. Das eignet sich beispielsweise für Kinder, Angehörige oder Mitglieder, die Syncanto nicht selbst bedienen sollen.

Kurz erklärt​

Ein Nutzer ohne Login:

  • wird als eigenes Mitglied geführt,
  • besitzt keinen selbstständig verwendbaren Zugang,
  • wird direkt freigeschaltet,
  • erhält eine Benutzerrolle,
  • kann Benutzergruppen zugeordnet werden,
  • kann als nicht probendes Mitglied markiert werden,
  • wird durch einen anderen Nutzer verwaltet.

Wichtig: Normale Mitglieder, die Syncanto selbst verwenden sollen, dürfen nicht über diese Funktion angelegt werden. Sie müssen sich mit dem Chorschlüssel registrieren.

Typische Anwendungsfälle​

Die Funktion eignet sich insbesondere für:

  • Kinder, die durch ein Elternteil verwaltet werden,
  • Mitglieder ohne eigene E-Mail-Adresse,
  • Angehörige innerhalb eines Familienkontos,
  • betreute Personen,
  • Mitglieder, die keinen eigenen Zugang benötigen.

Sie eignet sich nicht für Personen, die sich selbst bei Syncanto anmelden und die App eigenständig verwenden sollen.

Voraussetzungen​

Um einen Nutzer ohne Login anzulegen, benötigst du das Recht, Mitglieder zu erstellen.

Vorher sollten außerdem vorhanden sein:

  • eine passende Benutzerrolle,
  • gegebenenfalls passende Benutzergruppen,
  • ein bereits vorhandener Nutzer, der das neue Mitglied verwaltet.

So geht es​

  1. Öffne die Mitgliederverwaltung.
  2. Klicke auf „Nutzer ohne Login erstellen“.
  3. Trage den Namen des Mitglieds ein.
  4. Wähle eine Benutzerrolle.
  5. Wähle bei Bedarf eine oder mehrere Gruppen.
  6. Aktiviere bei Bedarf „Nicht probendes Mitglied“.
  7. Wähle unter „Wird verwaltet durch“ den zuständigen Nutzer aus.
  8. Klicke auf „Speichern“.

Das Mitglied wird anschließend erstellt und erscheint in der Mitgliederliste.

Namen eintragen​

Trage unter „Name“ den vollständigen Namen des Mitglieds ein.

Der Name wird später unter anderem verwendet für:

  • die Mitgliederliste,
  • Proben und Konzerte,
  • Gruppenzuordnungen,
  • Teilnahmeübersichten,
  • organisatorische Auswertungen.

Da kein eigener Login vorgesehen ist, wird keine reguläre E-Mail-Adresse für das Mitglied abgefragt.

Benutzerrolle auswählen​

Jeder Nutzer ohne Login benötigt eine Benutzerrolle.

Die Rolle bestimmt, welche Rechte für das Mitglied gespeichert werden.

Je nach Zweck kann beispielsweise eine Rolle wie „Mitglied“ oder eine speziell eingeschränkte Rolle sinnvoll sein.

Die Rechte der ausgewählten Rolle werden beim Erstellen unmittelbar übernommen.

Hinweis: Obwohl die Oberfläche „Keine Rolle“ anzeigt, verlangt der aktuelle Speichervorgang eine gültige Benutzerrolle. Wähle daher immer eine Rolle aus.

Gruppen zuordnen​

Du kannst das neue Mitglied direkt einer oder mehreren Benutzergruppen zuordnen.

Beispiele:

  • Sopran,
  • Alt,
  • Tenor,
  • Bass,
  • Kinderchor,
  • Projektchor,
  • Vorstand,
  • Technik.

Ausgewählte Gruppen werden hervorgehoben dargestellt.

Klicke erneut auf eine ausgewählte Gruppe, um sie wieder abzuwählen.

Als nicht probend markieren​

Aktiviere „Nicht probendes Mitglied“, wenn die Person zwar zur Organisation gehört, aber nicht regulär an Proben teilnimmt.

Das kann beispielsweise sinnvoll sein für:

  • Fördermitglieder,
  • Technik,
  • organisatorische Helfer,
  • ehemalige aktive Mitglieder.

Für ein regulär mitsingendes Kind bleibt diese Einstellung deaktiviert.

Verwaltenden Nutzer auswählen​

Unter „Wird verwaltet durch“ wählst du die Person aus, die das neue Mitglied verwalten soll.

Das kann beispielsweise sein:

  • ein Elternteil,
  • eine erziehungsberechtigte Person,
  • ein Familienmitglied,
  • eine Betreuungsperson.

Der verwaltende Nutzer muss bereits Mitglied der Organisation sein und ein eigenständig geführtes Konto besitzen.

Nutzer, die selbst durch eine andere Person verwaltet werden, stehen nicht als verwaltende Person zur Auswahl.

Kein eigener Login​

Für das neue Mitglied wird intern zwar ein Benutzerkonto angelegt, es erhält aber keine normal nutzbaren Zugangsdaten.

Die gespeicherte E-Mail-Adresse ist lediglich ein technischer Platzhalter. Das Passwort wird zufällig erzeugt und nicht ausgegeben.

Das Mitglied kann sich daher nicht selbstständig anmelden.

Wichtig: Teile dem Mitglied keine vermeintlichen Zugangsdaten mit. Für einen eigenen Login ist später eine reguläre Registrierung erforderlich.

Direkte Freischaltung​

Ein Nutzer ohne Login wird beim Erstellen direkt für die Organisation freigeschaltet.

Eine zusätzliche Freigabe über die Liste wartender Mitglieder ist nicht erforderlich.

Nach dem Speichern kann das Mitglied unmittelbar in den vorgesehenen Bereichen verwendet werden.

Rolle und Rechte​

Die Rechte der ausgewählten Benutzerrolle werden beim Erstellen auf das Mitglied übertragen.

Das bedeutet:

  • Die Rolle wird für die aktuelle Organisation gespeichert.
  • Alle Rechte der Rolle werden übernommen.
  • Das Mitglied kann entsprechend dieser Rechte in organisatorischen Abläufen berücksichtigt werden.

Da das Mitglied keinen eigenen Login besitzt, nutzt es diese Funktionen nicht selbst. Die Rechte können aber für interne Zuordnungen und verwaltete Abläufe weiterhin relevant sein.

Verwendung im Kinderchor​

Ein typischer Ablauf kann so aussehen:

  1. Ein Elternteil registriert sich regulär bei Syncanto.
  2. Das Elternkonto wird freigeschaltet.
  3. Eine berechtigte Person erstellt das Kind als „Nutzer ohne Login“.
  4. Das Kind erhält eine Benutzerrolle und seine Stimm- oder Chorgruppe.
  5. Das Elternteil wird unter „Wird verwaltet durch“ ausgewählt.
  6. Das Kind wird in Syncanto als eigenes Mitglied geführt.

Dadurch bleiben die Daten des Kindes getrennt vom Elternkonto.

Warum ein eigenes Mitglied anlegen?​

Ein Kind oder eine betreute Person sollte nicht einfach unter dem Namen des verwaltenden Nutzers geführt werden.

Ein eigener Mitgliedseintrag ermöglicht:

  • eine eindeutige Namenszuordnung,
  • eigene Gruppen und Stimmen,
  • eine eigene Teilnahmehistorie,
  • eine korrekte Besetzung,
  • eine getrennte statistische Erfassung,
  • eine spätere Überführung in einen eigenen Zugang.

Nutzer ohne Login später bearbeiten​

Nach dem Erstellen kannst du den Nutzer wie andere Mitglieder bearbeiten.

Dabei lassen sich unter anderem ändern:

  • Benutzerrolle,
  • Gruppen,
  • Status als nicht probendes Mitglied,
  • Pause,
  • verwaltender Nutzer.

Öffne dazu das Bearbeiten-Symbol in der Mitgliederliste.

Verwaltenden Nutzer wechseln​

Wenn künftig eine andere Person zuständig ist:

  1. Öffne das Mitglied zum Bearbeiten.
  2. Lass „Wird durch anderen Nutzer verwaltet“ aktiviert.
  3. Wähle unter „Wird verwaltet durch“ die neue Person aus.
  4. Klicke auf „Speichern“.

Die bisherige Verknüpfung wird ersetzt.

Später einen eigenen Login ermöglichen​

Die aktuelle Funktion erstellt ausdrücklich einen Nutzer ohne Login.

Eine direkte Umwandlung in ein selbstständig registriertes Konto ist in diesem Ablauf nicht vorgesehen.

Soll die Person später einen eigenen Zugang erhalten, muss vorher geprüft werden:

  • welche E-Mail-Adresse verwendet werden soll,
  • ob bereits ein weiteres Konto existiert,
  • wie die vorhandenen Mitgliedsdaten erhalten bleiben,
  • wie die Verwaltungsverknüpfung aufgehoben wird.

Wende dich in diesem Fall an den Syncanto-Support, damit kein doppeltes Benutzerkonto entsteht.

Unterschied zur normalen Registrierung​

Nutzer ohne Login​

  • wird durch eine berechtigte Person angelegt,
  • erhält keinen eigenen Zugang,
  • ist sofort freigeschaltet,
  • wird durch einen anderen Nutzer verwaltet.

Normal registrierter Nutzer​

  • registriert sich selbst,
  • verwendet eine eigene E-Mail-Adresse,
  • legt ein eigenes Passwort fest,
  • gibt den Chorschlüssel ein,
  • muss anschließend durch die Organisation freigeschaltet werden.

Unterschied zum temporären Gastzugang​

Ein Nutzer ohne Login ist ein regulärer Mitgliedseintrag ohne eigenen Zugang.

Ein temporärer Gastzugang besitzt dagegen eigene Anmeldedaten und erhält nur für eine bestimmte Probe oder ein bestimmtes Konzert zeitlich begrenzten Zugriff.

Verwende:

  • „Nutzer ohne Login erstellen“ für dauerhaft geführte Mitglieder,
  • „Temporären Gastzugang erstellen“ für zeitlich begrenzte Gäste.

Eingabe kann nicht gespeichert werden​

Prüfe folgende Punkte:

  1. Ist ein Name eingetragen?
  2. Wurde eine gültige Benutzerrolle ausgewählt?
  3. Wurde ein verwaltender Nutzer ausgewählt?
  4. Gehört der verwaltende Nutzer zur aktuellen Organisation?
  5. Ist der verwaltende Nutzer selbstständig geführt?
  6. Besitzt du das Recht, Mitglieder zu erstellen?

Die Auswahl „Keine Rolle“ beziehungsweise „Kein übergeordneter Nutzer“ kann dazu führen, dass die aktuelle Validierung das Speichern ablehnt.

Nutzer erscheint nicht in der Liste​

Wenn das Mitglied nach dem Speichern nicht sichtbar ist:

  1. Lade die Mitgliederseite neu.
  2. Prüfe die aktuell ausgewählte Organisation.
  3. Kontrolliere, ob eine Erfolgsmeldung angezeigt wurde.
  4. Versuche nicht sofort, denselben Nutzer erneut anzulegen.

So vermeidest du doppelte Mitgliedseinträge.

Häufige Fragen​

Kann sich der Nutzer selbst anmelden?​

Nein.

Er besitzt keinen regulär nutzbaren Login.

Benötigt das Mitglied eine eigene E-Mail-Adresse?​

Nein.

Intern wird eine technische Platzhalteradresse erzeugt.

Wird der Nutzer sofort freigeschaltet?​

Ja.

Eine zusätzliche Freigabe ist nicht notwendig.

Muss ich eine Benutzerrolle auswählen?​

Ja.

Der aktuelle Speichervorgang verlangt eine gültige Benutzerrolle.

Kann ich mehrere Gruppen auswählen?​

Ja.

Das Mitglied kann gleichzeitig mehreren Gruppen angehören.

Muss ich einen verwaltenden Nutzer auswählen?​

Für den vorgesehenen Ablauf ja. Der Nutzer ohne Login soll durch ein bereits vorhandenes Konto verwaltet werden.

Kann ein verwaltetes Mitglied selbst ein anderes Mitglied verwalten?​

Nein.

Als verwaltende Nutzer werden nur eigenständig geführte Personen angeboten.

Kann ich den verwaltenden Nutzer später ändern?​

Ja.

Die Zuordnung kann in der Mitgliederbearbeitung geändert werden.

Kann das Mitglied später einen eigenen Login bekommen?​

Nicht direkt über diesen Ablauf. Lass vorher prüfen, wie das bestehende Mitglied mit einem eigenen Zugang verbunden werden kann.

Ist ein Nutzer ohne Login dasselbe wie ein Gastzugang?​

Nein.

Ein Nutzer ohne Login ist dauerhaft als Mitglied angelegt. Ein Gastzugang ist zeitlich und inhaltlich begrenzt.

Kann ich den Nutzer später pausieren?​

Ja.

Alle üblichen organisationsbezogenen Mitgliedseinstellungen bleiben verfügbar.

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