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Temporären Gastzugang erstellen

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Temporären Gastzugang erstellen

Mit einem temporären Gastzugang kannst du einer Person begrenzten Zugriff auf eine bestimmte Probe oder ein bestimmtes Konzert geben.

Ein Gastzugang ist eine eigene, organisationsbezogene Freigabe. Er macht die Person nicht automatisch zu einem regulären Mitglied der Organisation und verändert keine Mitgliedschaften in anderen Organisationen.

Kurz erklärt​

Ein temporärer Gastzugang:

  • gilt nur für eine ausgewählte Probe oder ein ausgewähltes Konzert,
  • ist zeitlich befristet,
  • wird sofort freigeschaltet,
  • zeigt nur die für den Gast vorgesehenen Inhalte,
  • endet mit dem Ende des ausgewählten Termins,
  • verwendet automatisch den passenden Syncanto-Account zur angegebenen E-Mail-Adresse,
  • kann entfernt werden, ohne das Benutzerkonto zu löschen.

Die Funktion eignet sich beispielsweise für Aushilfen, Gastmusikerinnen und Gastmusiker, externe Mitwirkende oder eine Chorleitung, die vorübergehend in einer anderen Organisation vertritt.

Beispiel: Chorleitung aus einem anderen Chor​

Eine Chorleitung ist bereits reguläres Mitglied in Organisation A und vertritt für ein Konzert in Organisation B.

Für Organisation B wird kein zweites Benutzerkonto benötigt. Syncanto ordnet den Gastzugang intern dem passenden Account zur angegebenen E-Mail-Adresse zu.

Die Person, die den Gastzugang in Organisation B erstellt, erfährt dabei nicht, ob bereits zuvor ein Syncanto-Account mit dieser E-Mail-Adresse bestanden hat.

Dabei gilt:

  • die Mitgliedschaft in Organisation A bleibt unverändert,
  • Organisation B erhält keine Kontrolle über das Benutzerkonto,
  • der Account bekommt in Organisation B nur die konkrete Gastfreigabe,
  • nach dem Entfernen des Gastzugangs bleibt der Account in Organisation A normal nutzbar.

Typische Anwendungsfälle​

Ein Gastzugang kann sinnvoll sein für:

  • eine instrumentale Aushilfe,
  • einen Gastdirigenten,
  • eine Solistin oder einen Solisten,
  • eine externe Technikerin oder einen externen Techniker,
  • eine zeitweise vertretende Chorleitung,
  • ein zeitweise mitwirkendes Chormitglied,
  • eine Person, die nur für ein Konzert Zugriff benötigt,
  • eine Person, die nur an einer einzelnen Probe teilnimmt.

Für dauerhafte Mitglieder sollte stattdessen die normale Mitgliedschaft beziehungsweise Registrierung verwendet werden.

Voraussetzungen​

Um einen temporären Gastzugang zu erstellen, benötigst du das Recht, Mitglieder anzulegen.

Außerdem muss:

  • die gewünschte Probe oder das Konzert bereits angelegt sein,
  • der Termin in der Zukunft liegen,
  • eine Benutzerrolle mit dem Namen „Gast“ in der Organisation vorhanden sein.

Die verwendete E-Mail-Adresse darf bereits bei Syncanto registriert sein. Syncanto behandelt bestehende und neue E-Mail-Adressen in der Oberfläche gleich.

So geht es​

  1. Öffne die Mitgliederverwaltung.
  2. Klicke auf „Temporären Gastzugang erstellen“.
  3. Trage Name und E-Mail-Adresse der Person ein.
  4. Wähle unter „Zugriff für“ entweder „Probe“ oder „Konzert“.
  5. Wähle die gewünschte Probe oder das gewünschte Konzert aus.
  6. Klicke auf „Gastzugang erstellen“.

Syncanto prüft ausschließlich intern, welcher Account zur E-Mail-Adresse gehört. Es wird nicht angezeigt, ob der Account bereits zuvor existierte oder für den Gastzugang neu angelegt wurde.

Datenschutzgerechte Account-Zuordnung​

Es gibt keine sichtbare Accountsuche und keine Trefferliste.

Beim Erstellen eines Gastzugangs wird deshalb weder „Account gefunden“ noch „Account nicht gefunden“ angezeigt. Auch der Erfolgsdialog unterscheidet nicht zwischen bestehenden und neu angelegten Accounts.

Intern gilt:

  • existiert bereits ein Account mit der angegebenen E-Mail-Adresse, wird dieser wiederverwendet,
  • es wird kein doppelter Account mit derselben E-Mail-Adresse angelegt,
  • andere Organisationszugehörigkeiten, Rollen und Gastzugänge werden nicht offengelegt,
  • das vorhandene Passwort wird nicht verändert,
  • existiert noch kein Account, kann Syncanto intern einen Account für den Gastzugang anlegen.

Ist die Person in der aktuellen Organisation bereits reguläres Mitglied, wird kein widersprüchlicher zusätzlicher Gastzugang angelegt.

Zugang der eingeladenen Person​

Nach dem Erstellen zeigt Syncanto nur die Informationen zum Gastzugang selbst an:

  • die verwendete E-Mail-Adresse,
  • die freigegebene Probe oder das Konzert,
  • das Gültigkeitsende.

Es wird kein Hinweis angezeigt, ob bereits ein Syncanto-Account vorhanden war.

Die Person verwendet die angegebene E-Mail-Adresse für Syncanto. Kennt sie kein Passwort, kann sie über „Passwort vergessen“ ein Passwort setzen.

Damit bleibt der Ablauf für bestehende und neue Syncanto-Nutzer aus Sicht der Organisation identisch.

Zugriff für eine Probe​

Wählst du „Probe“, gilt der Zugang für genau die ausgewählte Probe.

Der Gast kann auf folgende Inhalte zugreifen:

  • die ausgewählte Probe,
  • die Songs, die dieser Probe zugeordnet sind,
  • die für diese Inhalte freigegebenen Informationen.

Andere Proben, Konzerte und Songs bleiben ausgeblendet.

Zugriff für ein Konzert​

Wählst du „Konzert“, gilt der Zugang für das ausgewählte Konzert.

Der Gast kann auf folgende Inhalte zugreifen:

  • das ausgewählte Konzert,
  • die Songs des Konzerts,
  • zukünftige Proben, die vor diesem Konzert stattfinden,
  • die Songs dieser zugänglichen Proben.

Andere Konzerte und nicht zugehörige Inhalte bleiben ausgeblendet.

Gültigkeitsdauer​

Die Gültigkeit wird automatisch aus dem ausgewählten Termin berechnet.

Probe​

Der Zugang endet mit dem eingetragenen Ende der Probe.

Ist kein Ende vorhanden, wird der Beginn der Probe verwendet.

Konzert​

Der Zugang endet mit dem eingetragenen Ende des Konzerts.

Ist kein Ende vorhanden, wird der Beginn des Konzerts verwendet.

Der Zeitraum kann beim Erstellen des Gastzugangs nicht frei eingegeben werden.

Gastzugänge verwalten​

Aktive und abgelaufene Gastzugänge werden in der Mitgliederverwaltung in einem eigenen Bereich „Gastzugänge“ angezeigt.

Dort siehst du unter anderem:

  • Name und E-Mail-Adresse,
  • freigegebene Probe oder freigegebenes Konzert,
  • Gültigkeitsende,
  • aktuellen Status.

Gastzugänge werden bewusst getrennt von regulären Mitgliedern dargestellt.

Gastzugang entfernen​

Ein Gastzugang kann gezielt über „Gastzugang entfernen“ widerrufen werden.

Vor dem Entfernen weist Syncanto darauf hin, dass nur diese konkrete Freigabe entfernt wird.

Dabei werden nicht gelöscht:

  • das Benutzerkonto,
  • Mitgliedschaften in anderen Organisationen,
  • Rollen und Gruppen in anderen Organisationen,
  • andere weiterhin gültige Gastzugänge.

Hat dieselbe Person mehrere Gastzugänge, beispielsweise für zwei verschiedene Konzerte, wird nur der ausgewählte Zugang entfernt.

Wird der letzte Gastzugang der aktuellen Organisation entfernt, endet auch die Gastzuordnung zu dieser Organisation. Der Syncanto-Account selbst bleibt bestehen.

Zugang nach Ablauf​

Nach dem Ende des ausgewählten Termins gilt der Zugang nicht mehr als aktiv.

Der Gast kann dann nicht mehr auf die zuvor freigegebenen Proben, Konzerte oder Songs zugreifen.

Abgelaufene Gastfreigaben werden später automatisiert bereinigt. Dabei wird nicht das Benutzerkonto gelöscht.

Unterschied zu einem normalen Mitglied​

Temporärer Gast​

  • verwendet einen Syncanto-Account,
  • ist auf konkrete Termine begrenzt,
  • verliert den Zugriff automatisch,
  • sieht nur ausgewählte Inhalte,
  • wird nicht automatisch reguläres Mitglied der Organisation.

Normales Mitglied​

  • gehört regulär zur Organisation,
  • erhält eine normale Organisationszuordnung,
  • kann entsprechend seiner Rollen und Gruppen dauerhaft an den Funktionen der Organisation teilnehmen.

Ein Account kann gleichzeitig reguläres Mitglied in einer Organisation und Gast in einer anderen Organisation sein.

Unterschied zu einem Nutzer ohne Login​

Temporärer Gastzugang​

  • besitzt beziehungsweise verwendet einen echten Syncanto-Account,
  • kann Syncanto selbst öffnen,
  • ist zeitlich begrenzt,
  • ist auf eine Probe oder ein Konzert eingeschränkt.

Nutzer ohne Login​

  • besitzt keine nutzbaren Zugangsdaten,
  • wird durch eine andere Person verwaltet,
  • ist dauerhaft als Mitglied angelegt,
  • wird nicht automatisch nach einem Termin ungültig.

Rolle „Gast“ fehlt​

Der Gastzugang setzt eine Benutzerrolle mit dem Namen „Gast“ voraus.

Kann der Zugang nicht erstellt werden, prüfe in der Rollenverwaltung, ob diese Rolle vorhanden ist.

Die Rolle sollte nicht umbenannt oder gelöscht werden, solange temporäre Gastzugänge verwendet werden.

Kein Termin auswählbar​

In der Auswahl werden nur zukünftige Proben beziehungsweise Konzerte angeboten.

Fehlt der gewünschte Termin, prüfe:

  1. Wurde die Probe oder das Konzert bereits angelegt?
  2. Liegt das Ende des Termins in der Zukunft?
  3. Befindest du dich in der richtigen Organisation?
  4. Sind Beginn und Ende korrekt eingetragen?
  5. Wurde die Seite nach dem Erstellen des Termins neu geladen?

Datenschutz​

Erstelle einen Gastzugang nur, wenn die Person den Zugriff tatsächlich benötigt.

Beachte insbesondere:

  • Verwende die tatsächliche E-Mail-Adresse der Person.
  • Syncanto gleicht die E-Mail-Adresse ausschließlich intern mit bestehenden Accounts ab.
  • Die Oberfläche zeigt nicht an, ob ein Account bereits existiert.
  • Andere Organisationszugehörigkeiten, Rollen oder Gastzugänge werden nicht angezeigt.
  • Vergib den Zugang nur für den benötigten Termin.
  • Prüfe, welche Songs und Informationen dem Termin zugeordnet sind.

Häufige Fragen​

Benötigt der Gast ein eigenes Syncanto-Konto?​

Ja. Syncanto verwendet intern einen Account für den Gastzugang. Ob dieser bereits vorher bestand oder neu angelegt wurde, wird der Organisation nicht angezeigt.

Kann ich eine bereits bei Syncanto verwendete E-Mail-Adresse nutzen?​

Ja. Syncanto verwendet den vorhandenen Account intern wieder und erzeugt kein Duplikat. Du erhältst aus Datenschutzgründen keine Information darüber, ob dies bei der eingegebenen E-Mail-Adresse der Fall war.

Wird ein vorhandenes Passwort geändert?​

Nein. Bestehende Zugangsdaten bleiben unverändert. Kennt die Person kein Passwort, kann sie über „Passwort vergessen“ ein Passwort setzen.

Wird der Gast automatisch reguläres Mitglied?​

Nein. Ein temporärer Gastzugang ist eine eigene, begrenzte Freigabe.

Kann jemand Mitglied in Chor A und Gast in Chor B sein?​

Ja. Beide Zugänge können parallel mit demselben Syncanto-Account bestehen.

Was passiert, wenn ich den Gastzugang entferne?​

Nur die konkrete Gastfreigabe wird entfernt. Der Account und andere Organisationen bleiben bestehen.

Wird der Account gelöscht, wenn es der letzte Gastzugang ist?​

Nein. Eine vollständige Kontolöschung ist ein davon getrennter, ausdrücklich ausgelöster Vorgang.

Wie lange ist der Zugang gültig?​

Bis zum Ende der ausgewählten Probe beziehungsweise des ausgewählten Konzerts.

Kann ich ein eigenes Ablaufdatum wählen?​

Nein. Das Ablaufdatum wird automatisch aus dem Termin übernommen.

Kann der Gast alle Proben sehen?​

Bei einem Probezugang sieht er nur die ausgewählte Probe.

Bei einem Konzertzugang kann er zusätzlich zukünftige Proben bis zum Konzert sehen.

Kann der Gast alle Songs sehen?​

Nein. Er sieht nur Songs, die mit den zugänglichen Proben oder dem ausgewählten Konzert verbunden sind.

Warum kann ich keinen Gastzugang erstellen?​

Mögliche Gründe sind:

  • Die Rolle „Gast“ fehlt.
  • Für die angegebene E-Mail-Adresse kann in dieser Organisation kein zusätzlicher Gastzugang angelegt werden.
  • Es wurde kein Termin ausgewählt.
  • Der Termin gehört zu einer anderen Organisation.
  • Der Termin besitzt keinen gültigen Zeitraum.
  • Dir fehlt das Recht, Mitglieder zu erstellen.

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