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Temporären Gastzugang erstellen

Mit einem temporären Gastzugang kannst du einer Person begrenzten Zugriff auf eine bestimmte Probe oder ein bestimmtes Konzert geben.

Der Gast erhält eigene Anmeldedaten. Der Zugriff endet automatisch mit dem ausgewählten Termin.

Kurz erklärt​

Ein temporärer Gastzugang:

  • besitzt einen eigenen Login,
  • gilt nur für eine ausgewählte Probe oder ein ausgewähltes Konzert,
  • ist zeitlich befristet,
  • wird sofort freigeschaltet,
  • zeigt nur die für den Gast vorgesehenen Inhalte,
  • endet mit dem Ende des ausgewählten Termins.

Die Funktion eignet sich beispielsweise für Aushilfen, Gastmusikerinnen und Gastmusiker oder externe Mitwirkende.

Typische Anwendungsfälle​

Ein Gastzugang kann sinnvoll sein für:

  • eine instrumentale Aushilfe,
  • einen Gastdirigenten,
  • eine Solistin oder einen Solisten,
  • eine externe Technikerin oder einen externen Techniker,
  • ein zeitweise mitwirkendes Chormitglied,
  • eine Person, die nur für ein Konzert Zugriff benötigt,
  • eine Person, die nur an einer einzelnen Probe teilnimmt.

Für dauerhafte Mitglieder sollte stattdessen die normale Registrierung verwendet werden.

Voraussetzungen​

Um einen temporären Gastzugang zu erstellen, benötigst du das Recht, Mitglieder anzulegen.

Außerdem muss:

  • die gewünschte Probe oder das Konzert bereits angelegt sein,
  • der Termin in der Zukunft liegen,
  • eine Benutzerrolle mit dem Namen „Gast“ in der Organisation vorhanden sein,
  • die verwendete E-Mail-Adresse noch nicht bei Syncanto registriert sein.

So geht es​

  1. Öffne die Mitgliederverwaltung.
  2. Klicke auf „Temporären Gastzugang erstellen“.
  3. Trage den Namen des Gastes ein.
  4. Trage eine gültige E-Mail-Adresse ein.
  5. Wähle unter „Zugriff für“ entweder „Probe“ oder „Konzert“.
  6. Wähle die gewünschte Probe oder das gewünschte Konzert aus.
  7. Klicke auf „Gastzugang erstellen“.
  8. Kopiere die angezeigte E-Mail-Adresse und das Passwort.
  9. Übermittle die Zugangsdaten sicher an den Gast.
  10. Schließe die Anzeige erst, nachdem du das Passwort gespeichert hast.

Name und E-Mail-Adresse​

Für den Gast wird ein eigenes Benutzerkonto angelegt.

Dafür werden benötigt:

  • ein Name,
  • eine gültige E-Mail-Adresse.

Die E-Mail-Adresse dient gleichzeitig als Login.

Sie darf noch nicht für ein anderes Syncanto-Konto verwendet werden.

Zugriff für eine Probe​

Wählst du „Probe“, gilt der Zugang für genau die ausgewählte Probe.

Der Gast kann auf folgende Inhalte zugreifen:

  • die ausgewählte Probe,
  • die Songs, die dieser Probe zugeordnet sind,
  • die für diese Inhalte freigegebenen Informationen.

Andere Proben, Konzerte und Songs bleiben ausgeblendet.

Zugriff für ein Konzert​

Wählst du „Konzert“, gilt der Zugang für das ausgewählte Konzert.

Der Gast kann auf folgende Inhalte zugreifen:

  • das ausgewählte Konzert,
  • die Songs des Konzerts,
  • zukünftige Proben, die vor diesem Konzert stattfinden,
  • die Songs dieser zugänglichen Proben.

Andere Konzerte und nicht zugehörige Inhalte bleiben ausgeblendet.

Gültigkeitsdauer​

Die Gültigkeit wird automatisch aus dem ausgewählten Termin berechnet.

Probe​

Der Zugang endet mit dem eingetragenen Ende der Probe.

Ist kein Ende vorhanden, wird der Beginn der Probe verwendet.

Konzert​

Der Zugang endet mit dem eingetragenen Ende des Konzerts.

Ist kein Ende vorhanden, wird der Beginn des Konzerts verwendet.

Der Zeitraum kann beim Erstellen des Gastzugangs nicht frei eingegeben werden.

Zugangsdaten kopieren​

Nach dem Erstellen zeigt Syncanto folgende Angaben an:

  • Login,
  • Passwort,
  • zugängliche Probe oder zugängliches Konzert,
  • Gültigkeitsende.

Wichtig: Das Passwort wird nur direkt nach dem Erstellen angezeigt.

Kopiere es deshalb, bevor du das Fenster schließt.

Danach kann das erzeugte Passwort nicht erneut angezeigt werden.

Zugangsdaten sicher übermitteln​

Sende die Zugangsdaten möglichst über einen sicheren Kommunikationsweg.

Teile dem Gast mindestens mit:

  • die Login-Adresse,
  • das Passwort,
  • den Link zu Syncanto,
  • für welchen Termin der Zugang gilt,
  • bis wann der Zugang gültig ist.

Veröffentliche die Zugangsdaten nicht in allgemein zugänglichen Gruppen oder öffentlichen Nachrichten.

Direkte Freischaltung​

Das Gastkonto wird beim Erstellen direkt aktiviert.

Eine zusätzliche Freigabe über die Liste wartender Mitglieder ist nicht notwendig.

Der Gast kann sich sofort mit den angezeigten Zugangsdaten anmelden.

Eingeschränkte Ansicht​

Ein Gast sieht nicht automatisch alle Inhalte der Organisation.

Der Zugriff wird auf die Inhalte des ausgewählten Termins begrenzt.

Das betrifft insbesondere:

  • Konzerte,
  • Proben,
  • Songs.

Die Rolle „Gast“ wird als eingeschränkte Rolle behandelt, auch wenn ihr versehentlich weitergehende allgemeine Rechte zugeordnet wurden.

Gastzugang für eine Probe​

Ein Probezugang ist sinnvoll, wenn eine Person nur an einem einzelnen Termin teilnimmt.

Beispiel:

Eine externe Stimmbildnerin begleitet eine Probe.

Sie erhält Zugriff auf:

  • diese Probe,
  • die dort geprobten Songs.

Sie sieht keine anderen Proben oder Konzerte.

Gastzugang für ein Konzert​

Ein Konzertzugang ist sinnvoll, wenn eine Person in die Vorbereitung und Durchführung eines Konzerts eingebunden ist.

Beispiel:

Ein Gastmusiker begleitet ein Konzert und nimmt vorher an mehreren Proben teil.

Er erhält Zugriff auf:

  • das Konzert,
  • dessen Songs,
  • zukünftige Proben bis zum Konzert,
  • die dort benötigten Songs.

Unterschied zu einem normalen Mitglied​

Temporärer Gast​

  • besitzt einen eigenen Login,
  • ist auf einen Termin begrenzt,
  • verliert den Zugriff automatisch,
  • sieht nur ausgewählte Inhalte.

Normales Mitglied​

  • registriert sich dauerhaft,
  • gehört regulär zur Organisation,
  • erhält eine Benutzerrolle,
  • kann dauerhaft an Proben, Konzerten und weiteren Funktionen teilnehmen.

Unterschied zu einem Nutzer ohne Login​

Temporärer Gastzugang​

  • besitzt eigene Anmeldedaten,
  • kann Syncanto selbst öffnen,
  • ist zeitlich begrenzt,
  • ist auf eine Probe oder ein Konzert eingeschränkt.

Nutzer ohne Login​

  • besitzt keine nutzbaren Zugangsdaten,
  • wird durch eine andere Person verwaltet,
  • ist dauerhaft als Mitglied angelegt,
  • wird nicht automatisch nach einem Termin ungültig.

Gast erscheint in der Mitgliederliste​

Da für den Gast ein Benutzerkonto angelegt wird, erscheint er auch in der Mitgliederliste.

In der Spalte „Rolle“ wird die Rolle „Gast“ angezeigt.

Zusätzlich können dort aktive temporäre Zugänge mit ihrem Ablaufdatum dargestellt werden.

Zugang nach Ablauf​

Nach dem Ende des ausgewählten Termins gilt der Zugang nicht mehr als aktiv.

Der Gast kann dann nicht mehr auf die zuvor freigegebenen Proben, Konzerte oder Songs zugreifen.

Abgelaufene Gastkonten können später automatisiert aus dem System entfernt werden.

E-Mail-Adresse bereits vergeben​

Eine E-Mail-Adresse kann nur einmal bei Syncanto verwendet werden.

Wird die Adresse bereits von einem Konto genutzt, kann kein neues Gastkonto damit erstellt werden.

Prüfe in diesem Fall:

  1. Besitzt die Person bereits ein Syncanto-Konto?
  2. Ist sie bereits Mitglied einer anderen Organisation?
  3. Wurde früher schon ein Gastzugang angelegt?
  4. Kann das bestehende Konto verwendet oder einer weiteren Organisation zugeordnet werden?

Lege nicht ohne Prüfung eine abweichende Ersatzadresse an.

Rolle „Gast“ fehlt​

Der Gastzugang setzt eine Benutzerrolle mit dem Namen „Gast“ voraus.

Kann der Zugang nicht erstellt werden, prüfe in der Rollenverwaltung, ob diese Rolle vorhanden ist.

Die Rolle sollte nicht umbenannt oder gelöscht werden, solange temporäre Gastzugänge verwendet werden.

Kein Termin auswählbar​

In der Auswahl werden nur zukünftige Proben beziehungsweise Konzerte angeboten.

Fehlt der gewünschte Termin, prüfe:

  1. Wurde die Probe oder das Konzert bereits angelegt?
  2. Liegt das Ende des Termins in der Zukunft?
  3. Befindest du dich in der richtigen Organisation?
  4. Sind Beginn und Ende korrekt eingetragen?
  5. Wurde die Seite nach dem Erstellen des Termins neu geladen?

Passwort wurde nicht kopiert​

Das erzeugte Passwort wird nur einmal angezeigt.

Wurde das Fenster geschlossen, kann dasselbe Passwort nicht erneut aufgerufen werden.

In diesem Fall muss der Zugang zurückgesetzt oder ein neuer Gastzugang erstellt werden.

Verwende nicht dasselbe Gastkonto mehrfach, ohne vorher zu prüfen, ob es bereits mit Inhalten verknüpft ist.

Falscher Termin ausgewählt​

Prüfe vor dem Erstellen sorgfältig:

  • den Namen des Termins,
  • das Datum,
  • die Uhrzeit,
  • die Art des Zugangs.

Der ausgewählte Termin bestimmt sowohl die sichtbaren Inhalte als auch das Ablaufdatum.

Datenschutz​

Erstelle einen Gastzugang nur, wenn die Person den Zugriff tatsächlich benötigt.

Beachte insbesondere:

  • Verwende eine korrekte E-Mail-Adresse.
  • Vergib den Zugang nur für den benötigten Termin.
  • Übermittle das Passwort sicher.
  • Teile keine internen Daten außerhalb des vorgesehenen Personenkreises.
  • Prüfe, welche Songs und Informationen dem Termin zugeordnet sind.

Der Gast sieht alle für seinen temporären Zugriff freigegebenen Inhalte.

Häufige Fragen​

Benötigt der Gast ein eigenes Syncanto-Konto?​

Das Konto wird beim Erstellen des Gastzugangs automatisch angelegt.

Muss sich der Gast selbst registrieren?​

Nein.

Der Gast erhält fertige Zugangsdaten.

Muss der Gast freigeschaltet werden?​

Nein.

Das Konto wird direkt aktiviert.

Wie lange ist der Zugang gültig?​

Bis zum Ende der ausgewählten Probe beziehungsweise des ausgewählten Konzerts.

Kann ich ein eigenes Ablaufdatum wählen?​

Nein.

Das Ablaufdatum wird automatisch aus dem Termin übernommen.

Kann der Gast alle Proben sehen?​

Bei einem Probezugang sieht er nur die ausgewählte Probe.

Bei einem Konzertzugang kann er zusätzlich zukünftige Proben bis zum Konzert sehen.

Kann der Gast alle Songs sehen?​

Nein.

Er sieht nur Songs, die mit den zugänglichen Proben oder dem ausgewählten Konzert verbunden sind.

Kann ich dasselbe Passwort später erneut anzeigen?​

Nein.

Das Passwort wird nur unmittelbar nach dem Erstellen angezeigt.

Kann ich eine bereits verwendete E-Mail-Adresse nutzen?​

Nein.

Für das neue Gastkonto muss die E-Mail-Adresse noch frei sein.

Warum kann ich keinen Gastzugang erstellen?​

Mögliche Gründe sind:

  • Die Rolle „Gast“ fehlt.
  • Die E-Mail-Adresse wird bereits verwendet.
  • Es wurde kein Termin ausgewählt.
  • Der Termin gehört zu einer anderen Organisation.
  • Der Termin besitzt keinen gültigen Zeitraum.
  • Dir fehlt das Recht, Mitglieder zu erstellen.

Ist ein Gastzugang dauerhaft?​

Nein.

Er ist ausdrücklich für einen begrenzten Zeitraum gedacht.

Kann ich einen Gast später als normales Mitglied übernehmen?​

Der aktuelle Gastzugang ist für einen vorübergehenden Zugriff ausgelegt. Vor einer dauerhaften Übernahme sollte geprüft werden, wie das bestehende Konto und seine E-Mail-Adresse weiterverwendet werden können.

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