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Inventar einer Probe zuordnen

Für eine Probe kannst du festlegen, welches Inventar benötigt wird.

Dabei kannst du einzelne Gegenstände oder vorbereitete Inventarpakete einplanen und für jeden Eintrag die benötigte Menge angeben.

Kurz erklärt​

Über die Aktion „Inventar“ kannst du:

  • einzelne Inventargegenstände einplanen,
  • ein Inventarpaket einplanen,
  • die benötigte Anzahl ändern,
  • einen Eintrag aus der Probe entfernen,
  • die verantwortlichen oder hinterlegten Lagerorte prüfen.

Die allgemeinen Inventareinträge bleiben dabei unverändert. Es wird nur festgelegt, was für die konkrete Probe benötigt wird.

Voraussetzungen​

Um das Inventar einer Probe zu öffnen, benötigst du das Recht, Inventar anzusehen.

Für Änderungen sind gegebenenfalls weitere Inventarrechte erforderlich.

Außerdem muss das benötigte Inventar zuvor im allgemeinen Inventarbereich der Organisation angelegt worden sein.

Inventarplanung öffnen​

So gehst du vor:

  1. Öffne den Bereich „Proben“.
  2. Wähle die gewünschte Probe.
  3. Klicke auf „Inventar“.

Auf kleineren Bildschirmen findest du die Aktion gegebenenfalls im Menü „Aktionen“.

Die Inventarplanung öffnet sich in einem eigenen Fenster.

Inventarübersicht verstehen​

Die Übersicht zeigt für jeden eingeplanten Gegenstand:

  • Name,
  • Anzahl,
  • Verantwortlich beziehungsweise hinterlegter Ort,
  • Kategorie,
  • Aktionen.

Ist noch kein Gegenstand eingeplant, erscheint:

Kein Inventar geplant

Einzelnes Inventar einplanen​

So planst du Gegenstände einzeln ein:

  1. Öffne die Inventarplanung der Probe.
  2. Klicke auf „Inventar einplanen“.
  3. Suche die benötigten Gegenstände.
  4. Trage für jeden Gegenstand die gewünschte Anzahl ein.
  5. Speichere beziehungsweise schließe die Auswahl.

Gegenstände mit einer Anzahl größer als null werden der Probe zugeordnet.

Menge festlegen​

Die eingetragene Zahl beschreibt, wie viele Exemplare für die Probe benötigt werden.

Beispiele:

  • 1 Digitalpiano,
  • 2 Mikrofonstative,
  • 4 Chormikrofone,
  • 10 Notenständer,
  • 30 Stühle.

Trage eine realistische Menge ein, damit die verantwortlichen Personen wissen, was benötigt wird.

Bereits eingeplantes Inventar​

Öffnest du die Auswahl erneut, werden die bereits gespeicherten Mengen angezeigt.

Du kannst dadurch:

  • weitere Gegenstände hinzufügen,
  • Mengen erhöhen,
  • Mengen reduzieren,
  • Einträge entfernen.

Gegenstand über die Auswahl entfernen​

Setzt du die Menge eines Gegenstands auf null, wird seine Zuordnung zur Probe entfernt.

Der allgemeine Inventargegenstand bleibt erhalten.

Es wird nur die Planung für diesen Termin gelöscht.

Inventarpaket einplanen​

Über „Inventarpaket einplanen“ kannst du ein vorbereitetes Paket für die Probe übernehmen.

Ein Inventarpaket kann mehrere häufig gemeinsam benötigte Gegenstände bündeln.

Beispiele:

  • kleines Proben-Setup,
  • Gesangsanlage,
  • Aufnahme-Set,
  • Notenständer-Paket,
  • Band-Setup.

Wann sind Inventarpakete sinnvoll?​

Inventarpakete eignen sich für wiederkehrende Kombinationen.

Statt bei jeder Probe dieselben Gegenstände einzeln auszuwählen, kannst du ein vollständiges Paket übernehmen.

Das reduziert:

  • wiederholte Eingaben,
  • vergessene Gegenstände,
  • unterschiedliche Planungen bei ähnlichen Terminen.

Einzelnes Inventar und Paket kombinieren​

Du kannst ein Inventarpaket einplanen und anschließend weitere Gegenstände ergänzen.

Beispiel:

Das Paket „Reguläre Probe“ enthält:

  • Digitalpiano,
  • Verlängerungskabel,
  • Notenständer für die Leitung.

Für eine Sonderprobe ergänzt du zusätzlich:

  • vier Mikrofone,
  • zwei Lautsprecher,
  • ein Mischpult.

Geplante Menge bearbeiten​

So änderst du die Menge eines bereits eingeplanten Gegenstands:

  1. Öffne die Inventarplanung.
  2. Suche den betreffenden Eintrag.
  3. Klicke auf das Bearbeitungssymbol.
  4. Ändere die Zahl im Feld „Anzahl“.
  5. Klicke auf „Speichern“.

Die neue Menge gilt anschließend für diese Probe.

Inventar aus der Probe entfernen​

So entfernst du einen Eintrag direkt aus der Übersicht:

  1. Öffne die Inventarplanung.
  2. Suche den Gegenstand.
  3. Klicke auf das Löschen-Symbol.
  4. Bestätige die Sicherheitsabfrage.

Dadurch wird nur die Zuordnung zur Probe entfernt.

Der Gegenstand selbst bleibt im Inventar der Organisation bestehen.

Unterschied zwischen Entfernen und Löschen​

Aus der Probe entfernen​

Der Gegenstand wird für diesen Termin nicht mehr eingeplant.

Inventargegenstand vollständig löschen​

Der allgemeine Gegenstand würde aus dem Inventarsystem entfernt.

Diese Aktion erfolgt nicht über die Probenplanung.

Kategorie​

Die Kategorie hilft dabei, Gegenstände einzuordnen.

Beispiele:

  • Ton,
  • Licht,
  • Instrumente,
  • Kabel,
  • Möbel,
  • Notenmaterial,
  • Sonstiges.

Die Kategorie stammt aus dem allgemeinen Inventareintrag und wird in der Probe nur angezeigt.

Verantwortliche Person​

Ein Inventargegenstand kann einer verantwortlichen Person zugeordnet sein.

Bei der Planung für eine Probe erzeugt Syncanto für diese Person gegebenenfalls eine Aufgabe:

Inventar

mit dem Hinweis:

Bitte Inventar mitbringen

Das Fälligkeitsdatum orientiert sich am Beginn der Probe.

Automatisch erzeugte Inventaraufgabe​

Die Aufgabe unterstützt dabei, das eingeplante Material rechtzeitig zur Probe zu bringen.

Für Gegenstände derselben verantwortlichen Person wird nicht für jeden Gegenstand zwingend eine eigene Aufgabe erstellt. Syncanto verwendet eine passende Inventaraufgabe für die Probe und verknüpft die Einträge damit.

Keine verantwortliche Person hinterlegt​

Ist beim Inventargegenstand keine verantwortliche Person gespeichert, kann keine persönliche Inventaraufgabe sinnvoll zugeordnet werden.

Prüfe daher die Stammdaten im allgemeinen Inventarbereich.

Lager- oder Aufbewahrungsort​

In der Übersicht kann unter „Verantwortlich“ aktuell auch der beim Inventar hinterlegte Ort beziehungsweise Aufbewahrungsort erscheinen.

Dieser Eintrag hilft zu erkennen, wo sich der Gegenstand befindet oder von wem er bereitgestellt wird.

Prüfe die Inventarstammdaten, wenn die Anzeige nicht verständlich ist.

Inventarplanung und allgemeine Aufgaben​

Automatisch erzeugte Inventaraufgaben erscheinen im allgemeinen Aufgabenbereich der Probe.

Dort können Verantwortliche sehen, dass sie Material mitbringen sollen.

Die Inventarplanung selbst enthält dagegen die vollständige Materialliste mit Mengen.

Änderungen an der Probe​

Wird eine Probe verschoben, bleibt das eingeplante Inventar grundsätzlich mit ihr verbunden.

Prüfe anschließend:

  • ob die Gegenstände weiterhin benötigt werden,
  • ob die verantwortlichen Personen am neuen Termin verfügbar sind,
  • ob das Fälligkeitsdatum der Aufgaben passt,
  • ob der neue Ort anderes Material benötigt.

Änderung des Probenortes​

Bei einem neuen Ort kann sich der Inventarbedarf ändern.

Beispiel:

Am bisherigen Ort war ein Klavier vorhanden. Am neuen Ort muss ein Digitalpiano mitgebracht werden.

Prüfe nach jeder Ortsänderung die Inventarplanung erneut.

Probe wird gelöscht​

Wird die Probe gelöscht, steht auch ihre Inventarplanung nicht mehr zur Verfügung.

Die allgemeinen Inventargegenstände bleiben jedoch im Inventarsystem erhalten.

Informiere verantwortliche Personen bei einer kurzfristigen Absage zusätzlich, damit kein Material unnötig transportiert wird.

Inventar für alle Mitglieder sichtbar​

Wer die Inventarplanung sehen kann, hängt von den vergebenen Inventarrechten ab.

Nicht jedes Mitglied benötigt Zugriff auf technische oder organisatorische Materiallisten.

Keine Inventar-Schaltfläche sichtbar​

Mögliche Gründe:

  • Dir fehlt das Recht, Inventar anzusehen.
  • Du verwendest einen eingeschränkten Zugang.
  • Du befindest dich in der falschen Organisation.
  • Die Probe ist nicht zugänglich.

Gegenstand fehlt in der Auswahl​

Prüfe:

  1. Wurde der Gegenstand im allgemeinen Inventar angelegt?
  2. Befindest du dich in der richtigen Organisation?
  3. Ist der Gegenstand noch aktiv?
  4. Wurde die Ansicht nach dem Anlegen aktualisiert?
  5. Besitzt du ausreichende Inventarrechte?

Menge wird nicht gespeichert​

Prüfe:

  • Ist die Menge größer als null?
  • Wurde die Auswahl ordnungsgemäß geschlossen oder gespeichert?
  • Besteht eine Internetverbindung?
  • Ist der Gegenstand noch vorhanden?
  • Besitzt du die benötigte Berechtigung?

Gegenstand verschwindet aus der Planung​

Ein Gegenstand wird entfernt, wenn seine Menge in der Inventarauswahl auf null gesetzt wird.

Prüfe, ob die Menge versehentlich gelöscht oder auf null geändert wurde.

Inventaraufgabe fehlt​

Mögliche Gründe:

  • Beim Inventargegenstand ist keine verantwortliche Person hinterlegt.
  • Die Inventarplanung wurde noch nicht vollständig geschlossen.
  • Es existiert bereits eine passende Inventaraufgabe.
  • Die Aufgabe wurde manuell entfernt.
  • Die Aufgabenansicht wurde noch nicht aktualisiert.

Falsche Person erhält eine Aufgabe​

Die Inventaraufgabe richtet sich nach der beim allgemeinen Inventargegenstand gespeicherten verantwortlichen Person.

Korrigiere bei Bedarf die Stammdaten des Gegenstands.

Inventarpaket enthält falsche Mengen​

Prüfe nach dem Einplanen eines Pakets immer die daraus entstandene Liste.

Passe einzelne Mengen bei Bedarf über das Bearbeitungssymbol an.

Empfohlener Ablauf​

  1. Öffne die Probe.
  2. Prüfe Ort und geplanten Ablauf.
  3. Öffne „Inventar“.
  4. Übernimm bei Bedarf ein Inventarpaket.
  5. Ergänze einzelne Gegenstände.
  6. Prüfe alle Mengen.
  7. Kontrolliere Kategorien und Zuständigkeiten.
  8. Schließe die Inventarplanung.
  9. Prüfe die erzeugten Aufgaben.
  10. Aktualisiere die Planung bei Termin- oder Ortsänderungen.

Beispiel: einfache Chorprobe​

Benötigtes Inventar:

  • 1 Digitalpiano,
  • 1 Klavierbank,
  • 1 Verlängerungskabel,
  • 1 Notenständer für die Leitung.

Beispiel: Probe mit Band​

Benötigtes Inventar:

  • 1 Digitalpiano,
  • 1 Mischpult,
  • 2 Aktivlautsprecher,
  • 4 Mikrofone,
  • 4 Mikrofonstative,
  • 6 XLR-Kabel,
  • 3 DI-Boxen,
  • 2 Mehrfachsteckdosen.

Beispiel: Aufnahmeprobe​

Benötigtes Inventar:

  • 2 Chormikrofone,
  • 2 Mikrofonstative,
  • 1 Audiointerface,
  • 1 Laptop,
  • 2 Kopfhörer,
  • benötigte Kabel.

Häufige Fragen​

Wo finde ich die Inventarplanung?​

In der Detailansicht der Probe über „Inventar“.

Wer kann sie öffnen?​

Personen mit dem Recht, Inventar anzusehen.

Kann ich einzelne Gegenstände einplanen?​

Ja.

Nutze „Inventar einplanen“.

Kann ich vorbereitete Pakete verwenden?​

Ja.

Nutze „Inventarpaket einplanen“.

Kann ich die Menge später ändern?​

Ja.

Öffne den Eintrag über das Bearbeitungssymbol.

Was passiert bei Menge null?​

Die Zuordnung zur Probe wird entfernt.

Wird der Gegenstand dadurch vollständig gelöscht?​

Nein.

Er bleibt im allgemeinen Inventar erhalten.

Werden Aufgaben für das Mitbringen erstellt?​

Ja, sofern beim Gegenstand eine verantwortliche Person hinterlegt ist.

Wann ist die Inventaraufgabe fällig?​

Das Fälligkeitsdatum orientiert sich am Beginn der Probe.

Bleibt Inventar bei einer Terminverschiebung zugeordnet?​

Grundsätzlich ja.

Prüfe die Planung und Aufgaben anschließend erneut.

Wird Inventar bei einer Ortsänderung automatisch angepasst?​

Nein.

Die Materialliste muss manuell geprüft werden.

Was passiert beim Löschen der Probe?​

Die probenspezifische Planung entfällt. Die allgemeinen Inventargegenstände bleiben bestehen.

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