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Probe erstellen

Beim Erstellen einer Probe legst du alle grundlegenden Informationen für den Termin fest.

Du kannst neben Datum, Uhrzeit und Ort auch bestimmen, für welche Stimmgruppen die Probe vorgesehen ist, ob Mitglieder automatisch angemeldet werden und welche Songs geprobt werden sollen.

Kurz erklärt​

Für eine neue Probe kannst du folgende Angaben hinterlegen:

  • Titel,
  • Probentyp,
  • Probenleitung,
  • Ort,
  • Beginn,
  • Ende,
  • zusätzliche Informationen,
  • beteiligte Stimmgruppen,
  • automatische Anmeldung der Mitglieder,
  • geplante Songs.

Voraussetzungen​

Um eine Probe erstellen zu können, benötigst du das Recht, Proben zu erstellen.

Außerdem sollten folgende Grundlagen bereits vorhanden sein:

  • mindestens ein Probentyp,
  • mindestens ein Ort,
  • bei Bedarf Benutzergruppen, die als Stimmgruppen gekennzeichnet sind,
  • bei Bedarf bereits angelegte Songs.

Fehlt ein Ort, kannst du ihn direkt während der Probenerstellung hinzufügen.

So geht es​

  1. Öffne den Bereich „Proben“.
  2. Klicke auf „Probe erstellen“.
  3. Trage einen Titel ein.
  4. Wähle einen Probentyp.
  5. Wähle bei Bedarf eine Probenleitung.
  6. Wähle einen Ort.
  7. Trage Beginn und Ende ein.
  8. Ergänze bei Bedarf Informationen zur Probe.
  9. Wähle die beteiligten Stimmgruppen oder „Alle Gruppen“.
  10. Lege fest, ob alle passenden Mitglieder automatisch angemeldet werden.
  11. Füge bei Bedarf Songs hinzu.
  12. Klicke auf „Speichern“.

Nach erfolgreichem Speichern zeigt Syncanto die Bestätigung „Probe erstellt“ an.

Pflichtfelder​

Folgende Angaben sind erforderlich:

  • Titel,
  • Beginn,
  • Ort,
  • Probentyp.

Ohne diese Angaben kann die Probe nicht gespeichert werden.

Die Probenleitung, das Ende und zusätzliche Informationen sind optional.

Titel eintragen​

Der Titel sollte den Termin eindeutig beschreiben.

Beispiele:

  • Reguläre Probe
  • Registerprobe Sopran
  • Probe Weihnachtsprogramm
  • Generalprobe
  • Sonderprobe Band und Chor
  • Stellprobe im Konzertsaal

Verwende einen Titel, an dem Mitglieder bereits in der Übersicht erkennen, um welche Art von Termin es sich handelt.

Probentyp auswählen​

Unter „Probentyp“ wählst du die passende Art der Probe aus.

Die verfügbaren Probentypen werden von deiner Organisation festgelegt.

Beispiele können sein:

  • Reguläre Probe
  • Registerprobe
  • Generalprobe
  • Sonderprobe
  • Workshop
  • Stellprobe

Der Probentyp wird später in der Probenübersicht und in den Probeninformationen angezeigt.

Probenleitung auswählen​

Unter „Probenleitung“ kannst du eine Person aus der aktuellen Organisation auswählen.

Die Auswahl ist optional.

Ist noch nicht bekannt, wer die Probe leitet, kannst du „Keine Probenleitung“ verwenden.

Die ausgewählte Person wird in der Detailansicht der Probe angezeigt.

Ort auswählen​

Unter „Ort“ wählst du einen bereits angelegten Ort aus.

Der Ort ist ein Pflichtfeld.

Er wird später angezeigt:

  • in der Probenübersicht,
  • in der Detailansicht,
  • gegebenenfalls zusammen mit der hinterlegten Adresse.

Neuen Ort hinzufügen​

Ist der benötigte Ort noch nicht vorhanden:

  1. Klicke unter der Ortsauswahl auf „Ort hinzufügen“.
  2. Lege den neuen Ort an.
  3. Schließe die Ortserstellung.
  4. Wähle den neuen Ort in der Probe aus.

Die Liste der Orte wird nach dem Anlegen aktualisiert.

Beginn eintragen​

Unter „Beginn“ trägst du Datum und Uhrzeit der Probe ein.

Der Beginn ist verpflichtend.

Sobald du einen Beginn auswählst, setzt Syncanto das Ende zunächst auf denselben Zeitpunkt, falls noch kein späteres Ende hinterlegt ist.

Passe das Ende anschließend an die tatsächliche Dauer der Probe an.

Ende eintragen​

Das Ende ist technisch optional, sollte aber für eine vollständige Terminplanung eingetragen werden.

Achte darauf, dass das Ende nach dem Beginn liegt.

Beispiel:

Beginn: 12.08.2026, 19:30 Uhr
Ende: 12.08.2026, 21:30 Uhr

Eine korrekte Endzeit ist unter anderem hilfreich für:

  • Kalenderdarstellungen,
  • Gastzugänge,
  • zeitliche Planung,
  • Mitfahrgelegenheiten,
  • Raumbelegung.

Informationen ergänzen​

Im Feld „Info“ kannst du zusätzliche Hinweise hinterlegen.

Beispiele:

  • Bitte Bleistift und Notenmappe mitbringen.
  • Der Sopran beginnt bereits um 19:00 Uhr.
  • Eingang über die Rückseite des Gebäudes.
  • Heute wird nur der zweite Konzertteil geprobt.
  • Bitte Konzertkleidung zur Anprobe mitbringen.
  • Aufbau ab 18:30 Uhr.

Die Hinweise erscheinen später in der Detailansicht der Probe.

Probe auf Stimmgruppen einschränken​

Unter „Auf Gruppen einschränken“ kannst du festlegen, für welche Stimmgruppen die Probe bestimmt ist.

Angeboten werden Benutzergruppen, die in der Gruppenverwaltung als Stimmgruppe gekennzeichnet wurden.

Beispiele:

  • Sopran,
  • Alt,
  • Tenor,
  • Bass,
  • Band.

Normale organisatorische Gruppen wie „Vorstand“ oder „Technik“ werden an dieser Stelle nicht angeboten, sofern sie nicht als Stimmgruppe gekennzeichnet wurden.

Alle Gruppen auswählen​

Standardmäßig gilt eine Probe für alle Gruppen.

Ist „Alle Gruppen“ ausgewählt, werden keine einzelnen Stimmgruppen gespeichert.

In der Probenübersicht erscheint dann die Kennzeichnung „Alle“.

Diese Auswahl ist sinnvoll für:

  • reguläre Gesamtproben,
  • Generalproben,
  • gemeinsame Workshops,
  • vollständige Durchläufe.

Einzelne Stimmgruppen auswählen​

Klicke auf eine Stimmgruppe, um sie auszuwählen.

Ausgewählte Gruppen werden hervorgehoben dargestellt.

Klicke erneut auf eine ausgewählte Gruppe, um sie zu entfernen.

Du kannst mehrere Stimmgruppen kombinieren.

Beispiele:

  • Sopran und Alt,
  • Tenor und Bass,
  • Chor und Band,
  • einzelne Projektstimmen.

Zurück zu „Alle Gruppen“​

Sobald mindestens eine einzelne Stimmgruppe ausgewählt ist, kannst du über „Alle Gruppen“ die Einschränkung wieder entfernen.

Dabei werden alle einzelnen Gruppenauswahlen zurückgesetzt.

Die Probe gilt anschließend wieder für die gesamte Organisation.

Alle Mitglieder automatisch anmelden​

Mit dem Schalter „Alle Mitglieder automatisch anmelden“ legst du fest, ob passende Mitglieder direkt zur Probe hinzugefügt werden.

Der Schalter ist beim Erstellen einer neuen Probe standardmäßig aktiviert.

Ist er aktiviert, fügt Syncanto die berücksichtigten Mitglieder nach dem Speichern zur Probe hinzu.

Welche Mitglieder werden automatisch angemeldet?​

Die automatische Zuordnung berücksichtigt insbesondere:

  • die aktuelle Organisation,
  • ausgewählte Stimmgruppen,
  • den aktiven Mitgliedsstatus,
  • bestehende Pausen.

Ist die Probe auf bestimmte Stimmgruppen eingeschränkt, sollen nur passende Mitglieder berücksichtigt werden.

Pausierte Mitglieder werden standardmäßig nicht automatisch angemeldet.

Automatische Anmeldung deaktivieren​

Deaktiviere „Alle Mitglieder automatisch anmelden“, wenn Mitglieder nicht sofort zur Probe hinzugefügt werden sollen.

Das kann sinnvoll sein bei:

  • freiwilligen Zusatzproben,
  • noch nicht endgültig bestätigten Terminen,
  • kleinen Projektgruppen,
  • Proben mit individueller Einladung,
  • offenen Workshops.

Mitglieder können ihre Teilnahme später selbst angeben, sofern sie Zugriff auf die Probe besitzen.

Songs hinzufügen​

Beim Erstellen kannst du Songs auswählen, die in der Probe bearbeitet werden sollen.

Die Songliste bildet den geplanten musikalischen Ablauf.

Zu einem ausgewählten Song können je nach Oberfläche zusätzlich Angaben gehören wie:

  • Hinweise,
  • geplante Dauer,
  • Reihenfolge.

Reihenfolge der Songs​

Die ausgewählten Songs werden beim Speichern in der angezeigten Reihenfolge übernommen.

Der erste Song erhält die erste Position, der nächste Song die zweite Position und so weiter.

Plane die Reihenfolge möglichst so, wie die Stücke in der Probe behandelt werden sollen.

Hinweise zu einzelnen Songs​

Zu einem Song kann eine zusätzliche Information gespeichert werden.

Beispiele:

  • Takte 24 bis 48
  • nur Stimmen
  • mit Choreografie
  • Übergang zum nächsten Song üben
  • Intonation im Schlussakkord
  • neuer Einsatz im Tenor

Diese Hinweise helfen dabei, den Schwerpunkt der Probe genauer festzulegen.

Geplante Dauer eines Songs​

Für einen Song kann eine geplante Dauer hinterlegt werden.

Damit lässt sich der verfügbare Probenzeitraum besser auf die einzelnen Stücke verteilen.

Beispiel:

  • Einsingen: 15 Minuten
  • Song A: 25 Minuten
  • Song B: 20 Minuten
  • Pause: 10 Minuten
  • Durchlauf: 30 Minuten

Prüfe, ob die Summe der geplanten Zeiten zur Gesamtdauer der Probe passt.

Probe ohne Songs erstellen​

Eine Probe kann auch ohne ausgewählte Songs gespeichert werden.

Das kann sinnvoll sein, wenn:

  • das Programm noch nicht feststeht,
  • nur Stimmbildung geplant ist,
  • es sich um eine organisatorische Probe handelt,
  • Songs später ergänzt werden sollen.

Die Songplanung kann anschließend in der Detailansicht weiterbearbeitet werden.

Vor dem Speichern prüfen​

Kontrolliere insbesondere:

  1. Ist der Titel verständlich?
  2. Ist der richtige Probentyp ausgewählt?
  3. Stimmen Datum und Uhrzeit?
  4. Ist das Ende später als der Beginn?
  5. Ist der richtige Ort ausgewählt?
  6. Ist die Probenleitung korrekt?
  7. Gilt die Probe für alle oder nur bestimmte Stimmgruppen?
  8. Sollen Mitglieder automatisch angemeldet werden?
  9. Sind Songs und Reihenfolge korrekt?
  10. Sind wichtige Hinweise eingetragen?

Probe speichern​

Klicke auf „Speichern“, um die Probe anzulegen.

Beim Speichern führt Syncanto unter anderem folgende Schritte aus:

  1. Die grundlegenden Probendaten werden gespeichert.
  2. Die ausgewählten Stimmgruppen werden zugeordnet.
  3. Die Songs werden mit Hinweisen, Dauer und Reihenfolge gespeichert.
  4. Bei aktivierter automatischer Anmeldung werden Mitglieder hinzugefügt.
  5. Die neue Probe wird in der Probenübersicht angezeigt.

Erstellung abbrechen​

Klicke auf „Abbrechen“, wenn du die Probe nicht anlegen möchtest.

Die Eingaben werden dabei nicht gespeichert.

Fehlermeldung beim Speichern​

Kann die Probe nicht gespeichert werden, prüfe die Pflichtfelder.

Mögliche Hinweise sind:

  • „Bitte einen Titel angeben.“
  • „Bitte ein Startdatum angeben.“
  • „Bitte einen Ort angeben.“
  • „Bitte eine Art der Probe angeben.“

Ergänze das fehlende Feld und versuche erneut zu speichern.

Keine Probentypen verfügbar​

Ist unter „Probentyp“ keine passende Auswahl vorhanden, muss zunächst ein Probentyp in den Organisationseinstellungen angelegt werden.

Ohne Probentyp kann die Probe nicht gespeichert werden.

Kein Ort verfügbar​

Ist kein Ort vorhanden, nutze „Ort hinzufügen“.

Lege mindestens einen Namen und die benötigten Ortsangaben an und wähle ihn anschließend aus.

Stimmgruppe fehlt​

Wenn eine Gruppe bei der Probenerstellung nicht angezeigt wird, prüfe:

  1. Existiert die Benutzergruppe?
  2. Gehört sie zur aktuellen Organisation?
  3. Ist „Ist Stimmgruppe“ aktiviert?
  4. Wurde die Seite nach der Änderung neu geladen?

Nur als Stimmgruppe gekennzeichnete Gruppen werden angeboten.

Mitglied wird nicht automatisch angemeldet​

Mögliche Gründe sind:

  • „Alle Mitglieder automatisch anmelden“ war deaktiviert.
  • Das Mitglied gehört keiner ausgewählten Stimmgruppe an.
  • Das Mitglied ist pausiert.
  • Das Mitglied gehört nicht zur aktuellen Organisation.
  • Die Gruppenzuordnung ist nicht aktuell.

Prüfe die Mitglieds- und Gruppeneinstellungen.

Falsche Mitglieder wurden angemeldet​

Prüfe:

  1. War „Alle Gruppen“ ausgewählt?
  2. Wurden die richtigen Stimmgruppen gewählt?
  3. Sind die Mitglieder korrekt ihren Gruppen zugeordnet?
  4. Sind Personen fälschlich als aktiv geführt?
  5. Sollten einzelne Mitglieder pausiert oder als nicht probend markiert sein?

Korrigiere gegebenenfalls die Probe oder die Mitgliedsdaten.

Probe nachträglich ändern​

Nach dem Erstellen kannst du die Probe über die Detailansicht bearbeiten.

Dabei lassen sich beispielsweise ändern:

  • Titel,
  • Zeitraum,
  • Ort,
  • Probentyp,
  • Probenleitung,
  • Hinweise,
  • Gruppen,
  • Songs.

Informiere die betroffenen Mitglieder bei wesentlichen Änderungen.

Gute Titel für verschiedene Proben​

Reguläre Gesamtprobe​

Reguläre Probe

Registerprobe​

Registerprobe Sopran und Alt

Konzertvorbereitung​

Probe für Sommerkonzert

Generalprobe​

Generalprobe im Konzertsaal

Stellprobe​

Stellprobe und Soundcheck

Häufige Fragen​

Wer darf eine Probe erstellen?​

Personen mit dem Recht, Proben zu erstellen.

Welche Felder sind Pflicht?​

Titel, Beginn, Ort und Probentyp.

Muss ich ein Ende eintragen?​

Das Ende ist technisch optional, sollte für eine verlässliche Terminplanung aber eingetragen werden.

Warum entspricht das Ende zunächst dem Beginn?​

Syncanto übernimmt beim Auswählen des Beginns zunächst denselben Zeitpunkt als Ende. Passe ihn anschließend an.

Muss eine Probenleitung ausgewählt werden?​

Nein.

Kann ich einen neuen Ort direkt anlegen?​

Ja.

Nutze „Ort hinzufügen“.

Kann eine Probe nur für einzelne Stimmen gelten?​

Ja.

Wähle die gewünschten Stimmgruppen aus.

Warum sehe ich eine Benutzergruppe nicht?​

Nur Gruppen mit der Kennzeichnung „Ist Stimmgruppe“ werden bei der Probenerstellung angeboten.

Was bedeutet „Alle Gruppen“?​

Die Probe ist nicht auf bestimmte Stimmgruppen beschränkt.

Werden Mitglieder automatisch angemeldet?​

Ja, wenn „Alle Mitglieder automatisch anmelden“ aktiviert ist. Der Schalter ist standardmäßig aktiv.

Werden pausierte Mitglieder automatisch angemeldet?​

Nein.

Kann ich eine Probe ohne Songs erstellen?​

Ja.

Kann ich Songs später ergänzen?​

Ja.

Die Songplanung kann nachträglich bearbeitet werden.

Kann ich mehrere Stimmgruppen auswählen?​

Ja.

Werden organisatorische Gruppen angeboten?​

Nur wenn sie als Stimmgruppe gekennzeichnet sind.

Was passiert nach dem Speichern?​

Die Probe erscheint in der Probenübersicht und die gewählten Gruppen, Songs und Teilnehmenden werden zugeordnet.

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