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Proben verwalten

In der Probenverwaltung planst du kommende Proben und findest alle wichtigen Informationen zu den einzelnen Terminen.

Je nach deinen Rechten kannst du Proben ansehen, deine Teilnahme angeben, neue Proben erstellen oder vorhandene Termine bearbeiten.

Kurz erklärt​

Zu einer Probe können unter anderem folgende Informationen gehören:

  • Titel,
  • Probentyp,
  • Beginn und Ende,
  • Ort,
  • Probenleitung,
  • Hinweise,
  • teilnehmende Gruppen,
  • Mitglieder und Rückmeldungen,
  • Songs,
  • Aufgaben,
  • Mitfahrgelegenheiten,
  • Aufnahmen,
  • Inventar,
  • Anwesenheits- und Aufgabenstatistiken.

Nicht alle Funktionen sind für jede Person sichtbar. Die Anzeige hängt von deinen Rollen und Rechten ab.

Probenübersicht öffnen​

Öffne in Syncanto den Bereich „Proben“.

Oben werden die nächsten anstehenden Proben hervorgehoben angezeigt.

Darunter findest du eine Tabelle mit den vorhandenen Proben.

Nächste Proben​

Die nächsten Termine werden als Karten angezeigt.

Zu jeder Probe siehst du:

  • den Titel,
  • den Ort,
  • Datum und Uhrzeit,
  • den Probentyp,
  • deine eigene Teilnahme.

Klicke auf eine Probe, um die Detailansicht zu öffnen.

Gesamtliste der Proben​

Unter den nächsten Proben befindet sich die vollständige Probenliste.

Die Tabelle zeigt unter anderem:

  • Titel,
  • Probentyp,
  • Gruppen,
  • Beginn,
  • eigene Teilnahme.

Proben, die Teil eines übergeordneten Termins sind, können zusätzlich den zugehörigen Haupttermin anzeigen.

Nur zukünftige Proben anzeigen​

Über den Schalter „Nur zukünftige Proben anzeigen“ kannst du vergangene Termine ausblenden.

Ist der Schalter aktiviert, werden nur noch anstehende Proben angezeigt.

Deaktiviere ihn, wenn du auch ältere Proben öffnen möchtest.

Das ist beispielsweise hilfreich, um:

  • Aufnahmen vergangener Proben anzuhören,
  • Anwesenheiten nachzuvollziehen,
  • erledigte Aufgaben zu prüfen,
  • frühere Probenpläne einzusehen.

Proben sortieren​

Die Probenliste kann nach verschiedenen Angaben sortiert werden.

Dazu gehören insbesondere:

  • Titel,
  • Beginn.

Klicke auf die entsprechende Spaltenüberschrift, um die Sortierung zu ändern.

Eigene Teilnahme angeben​

In der Übersicht kannst du zu einer Probe angeben, ob du teilnimmst.

Die Rückmeldung wird sowohl bei den hervorgehobenen nächsten Proben als auch in der Tabelle angezeigt.

Je nach aktuellem Stand kann die Teilnahme direkt über den jeweiligen Schalter oder die Teilnahmefunktion geändert werden.

Pausierte Mitglieder​

Pausierte Mitglieder werden standardmäßig nicht automatisch als Teilnehmende einer Probe berücksichtigt.

Sie können sich jedoch ausdrücklich für einen einzelnen Termin anmelden.

Diese Teilnahme gilt dann nur für die ausgewählte Probe. Die allgemeine Pause bleibt bestehen.

Neue Probe erstellen​

Wenn du das Recht zum Erstellen von Proben besitzt, wird die Schaltfläche „Probe erstellen“ angezeigt.

Beim Erstellen kannst du folgende Angaben festlegen:

  • Titel,
  • Probentyp,
  • Probenleitung,
  • Ort,
  • Beginn,
  • Ende,
  • Informationen und Hinweise,
  • beteiligte Gruppen,
  • automatische Anmeldung aller Mitglieder,
  • Songs.

Titel​

Der Titel sollte die Probe eindeutig beschreiben.

Beispiele:

  • Reguläre Probe,
  • Registerprobe Sopran und Alt,
  • Generalprobe,
  • Sonderprobe Weihnachtskonzert,
  • Bandprobe,
  • Stellprobe.

Ein verständlicher Titel hilft Mitgliedern, den Termin schnell einzuordnen.

Probentyp​

Wähle unter „Probentyp“ den passenden Typ aus.

Mögliche Probentypen hängen von der Konfiguration deiner Organisation ab.

Beispiele können sein:

  • reguläre Probe,
  • Registerprobe,
  • Generalprobe,
  • Sonderprobe,
  • Workshop.

Der Probentyp wird in der Übersicht und in der Detailansicht angezeigt.

Probenleitung​

Unter „Probenleitung“ kannst du die zuständige Person auswählen.

Ist noch keine Leitung festgelegt, kann „Keine Probenleitung“ ausgewählt werden.

Die Probenleitung wird später in den Probeninformationen angezeigt.

Ort​

Wähle unter „Ort“ den Probenort aus.

Ist der benötigte Ort noch nicht vorhanden, kannst du über „Ort hinzufügen“ einen neuen Eintrag anlegen.

Der Ort wird in der Probenübersicht und der Detailansicht dargestellt. Sofern eine Adresse hinterlegt ist, kann sie dort ebenfalls verwendet werden.

Beginn und Ende​

Trage Beginn und Ende der Probe ein.

Beide Angaben enthalten:

  • Datum,
  • Uhrzeit.

Achte darauf, dass:

  • der Beginn vor dem Ende liegt,
  • das richtige Datum verwendet wird,
  • Aufbau- oder Vorbereitungszeiten berücksichtigt sind,
  • die Angaben mit dem tatsächlichen Raumzeitraum übereinstimmen.

Informationen und Hinweise​

Im Feld „Info“ kannst du zusätzliche Hinweise zur Probe hinterlegen.

Beispiele:

  • Bitte Notenmappe mitbringen.
  • Beginn für den Sopran bereits um 18:30 Uhr.
  • Eingang über den Innenhof.
  • Generalprobe in Konzertkleidung.
  • Schwerpunkt der Probe sind die Songs des zweiten Konzertteils.

Diese Informationen erscheinen in der Detailansicht unter den Probeninformationen beziehungsweise Anmerkungen.

Probe auf Gruppen einschränken​

Eine Probe kann für alle Mitglieder oder nur für ausgewählte Gruppen angelegt werden.

Unter „Auf Gruppen einschränken“ kannst du die gewünschten Gruppen auswählen.

Alle Gruppen​

Sind keine einzelnen Gruppen ausgewählt, gilt die Probe für alle Gruppen.

In der Übersicht wird dann „Alle“ angezeigt.

Ausgewählte Gruppen​

Wählst du einzelne Gruppen aus, wird die Probe auf diese Gruppen beschränkt.

Beispiele:

  • nur Sopran und Alt,
  • nur Tenor und Bass,
  • nur Band,
  • nur Projektchor,
  • nur Technikteam.

Die ausgewählten Gruppen werden in der Probenliste als farbige Markierungen angezeigt.

Alle Mitglieder automatisch anmelden​

Mit der Einstellung „Alle Mitglieder automatisch anmelden“ kannst du festlegen, ob passende Mitglieder direkt zur Probe hinzugefügt werden.

Dabei werden die für die Probe vorgesehenen Mitglieder berücksichtigt.

Pausierte Mitglieder werden standardmäßig nicht automatisch angemeldet.

Die Mitglieder können ihre Teilnahme anschließend selbst ändern, sofern die entsprechende Funktion für sie verfügbar ist.

Songs zur Probe hinzufügen​

Beim Erstellen einer Probe kannst du bereits Songs auswählen.

Die ausgewählten Songs bilden den geplanten Probeninhalt.

Dadurch können Mitglieder vorab erkennen:

  • welche Stücke vorbereitet werden,
  • welche Noten oder Übedateien benötigt werden,
  • worauf der Schwerpunkt der Probe liegt.

Die Reihenfolge und weitere Planung der Songs können später in der Probe weiterbearbeitet werden.

Probe speichern​

Klicke nach dem Ausfüllen auf „Speichern“.

Mit „Abbrechen“ kannst du den Vorgang beenden, ohne die Probe anzulegen.

Prüfe vor dem Speichern insbesondere:

  1. Datum und Uhrzeit,
  2. Ort,
  3. Probentyp,
  4. Gruppen,
  5. automatische Mitgliederanmeldung,
  6. ausgewählte Songs.

Detailansicht einer Probe​

Klicke in der Übersicht auf eine Probe, um ihre Detailansicht zu öffnen.

Dort findest du die zentralen Angaben und Funktionen des Termins.

Probeninfos und Übersicht​

Im oberen Bereich werden die wichtigsten Daten zusammengefasst:

  • Beginn und Ende,
  • Ort und Adresse,
  • Probentyp,
  • Probenleitung,
  • gegebenenfalls ein übergeordneter Termin,
  • Anmerkungen.

Die Informationen können ein- und ausgeklappt werden.

Schnellübersicht​

Die Detailansicht zeigt eine kompakte Übersicht über weitere Bereiche der Probe.

Dazu können gehören:

  • Teilnehmer,
  • Statistik,
  • Songs,
  • offene Aufgaben,
  • Mitfahrgelegenheiten,
  • Aufnahmen.

Die angezeigten Zahlen geben einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand.

Teilnehmer​

Wenn du die Teilnehmer sehen darfst, wird angezeigt:

  • wie viele Mitglieder zugesagt beziehungsweise eingetragen sind,
  • wie viele Mitglieder insgesamt berücksichtigt werden.

Über den entsprechenden Bereich gelangst du zur Teilnehmerübersicht.

Probenstatistik​

Bei entsprechender Berechtigung steht eine Probenstatistik zur Verfügung.

Sie kann unter anderem zeigen:

  • anwesende und berücksichtigte Mitglieder,
  • Anwesenheitsquote,
  • Besetzung nach Stimmgruppen,
  • erledigte Aufgaben oder Checkpunkte,
  • beteiligte Personen.

Die Statistik kann in der Detailansicht ein- und ausgeblendet werden.

Songs​

Der Bereich „Songs“ zeigt die der Probe zugeordneten Stücke.

Dort können je nach Berechtigung weitere Informationen und Aufgaben zu den Songs verwaltet werden.

Die Anzahl der zugeordneten Songs wird bereits in der Schnellübersicht angezeigt.

Aufgaben​

Proben können mit Aufgaben verbunden werden.

In der Übersicht werden getrennt angezeigt:

  • offene Aufgaben, die dir zugewiesen sind,
  • offene Aufgaben ohne zugewiesene Person.

Welche Aufgaben du ansehen oder bearbeiten kannst, hängt von deinen Rechten ab.

Mitfahrgelegenheiten​

Für eine Probe können Fahrten angeboten oder Mitfahranfragen erstellt werden.

Die Schnellübersicht zeigt:

  • vorhandene Angebote,
  • offene Anfragen.

Dadurch können Mitglieder die gemeinsame Anreise direkt im Zusammenhang mit der Probe organisieren.

Aufnahmen​

Im Bereich „Aufnahmen“ können Aufzeichnungen der Probe hinterlegt werden.

Die Übersicht zeigt, wie viele Aufnahmen bereits vorhanden sind.

Aufnahmen können beispielsweise genutzt werden für:

  • Nachbereitung der Probe,
  • Kontrolle schwieriger Stellen,
  • Übematerial,
  • spätere Auswertungen.

Inventar​

Wenn du Zugriff auf die Inventarverwaltung besitzt, steht in der Probe die Aktion „Inventar“ zur Verfügung.

Darüber können benötigte Gegenstände oder technische Ressourcen mit dem Termin verbunden werden.

Probe bearbeiten​

Wenn du das Recht zum Bearbeiten besitzt, wird die Aktion „Bearbeiten“ angezeigt.

Damit kannst du bestehende Angaben ändern.

Prüfe bei Änderungen, ob Mitglieder informiert werden müssen, insbesondere bei:

  • neuem Datum,
  • geänderter Uhrzeit,
  • anderem Ort,
  • veränderten Gruppen,
  • geänderten Songs.

Probe löschen​

Wenn du das Löschrecht besitzt, steht die Aktion „Löschen“ zur Verfügung.

Lösche eine Probe nur, wenn der Termin tatsächlich nicht mehr benötigt wird.

Prüfe vorher, ob damit verbundene Inhalte betroffen sind, beispielsweise:

  • Teilnahmen,
  • Songs,
  • Aufgaben,
  • Aufnahmen,
  • Mitfahrgelegenheiten,
  • Statistiken.

Für eine lediglich verschobene Probe sollte der bestehende Termin in der Regel bearbeitet und nicht gelöscht werden.

Rechteabhängige Funktionen​

Die verfügbaren Aktionen hängen von deinen Rechten ab.

Mögliche Rechte sind:

  • Proben ansehen,
  • Proben erstellen,
  • Proben bearbeiten,
  • Proben löschen,
  • Teilnehmer ansehen,
  • Statistiken ansehen,
  • Aufgaben verwenden,
  • Inventar ansehen.

Wenn eine Schaltfläche fehlt, besitzt du wahrscheinlich nicht die erforderliche Berechtigung.

Empfohlener Ablauf für die Probenplanung​

Ein sinnvoller Ablauf ist:

  1. Termin, Ort und Probenleitung abstimmen.
  2. Passenden Probentyp auswählen.
  3. Beteiligte Gruppen festlegen.
  4. Entscheiden, ob Mitglieder automatisch angemeldet werden.
  5. Songs und Schwerpunkte hinzufügen.
  6. Hinweise eintragen.
  7. Probe speichern.
  8. Nach der Probe Anwesenheiten, Aufgaben und Aufnahmen prüfen.

Regelmäßige und besondere Proben​

Reguläre Probe​

Für einen normalen wiederkehrenden Probentermin.

Typische Einstellungen:

  • alle Gruppen,
  • regulärer Probentyp,
  • alle Mitglieder automatisch anmelden,
  • normale Probenzeit.

Registerprobe​

Für einzelne Stimmen oder Gruppen.

Typische Einstellungen:

  • ausgewählte Stimmgruppen,
  • passender Titel,
  • gegebenenfalls andere Probenleitung,
  • spezielle Songs.

Generalprobe​

Für die letzte vollständige Probe vor einem Konzert.

Typische Einstellungen:

  • alle beteiligten Gruppen,
  • Konzertort oder tatsächlicher Veranstaltungsort,
  • vollständiges Programm,
  • zusätzliche Hinweise zu Kleidung und Aufbau.

Sonderprobe​

Für einen zusätzlichen oder abweichenden Termin.

Der Titel und die Informationen sollten deutlich machen, warum die Probe stattfindet.

Häufige Fragen​

Wo finde ich die nächsten Proben?​

Im oberen Bereich der Probenübersicht.

Kann ich vergangene Proben ansehen?​

Ja.

Deaktiviere „Nur zukünftige Proben anzeigen“.

Kann ich meine Teilnahme direkt in der Übersicht ändern?​

Ja, sofern die Teilnahmefunktion für dich verfügbar ist.

Wer darf eine Probe erstellen?​

Personen mit dem Recht, Proben zu erstellen.

Kann eine Probe nur für bestimmte Gruppen gelten?​

Ja.

Wähle unter „Auf Gruppen einschränken“ die gewünschten Gruppen aus.

Was bedeutet „Alle Gruppen“?​

Die Probe ist nicht auf einzelne Gruppen beschränkt.

Kann ich Mitglieder automatisch anmelden?​

Ja.

Aktiviere beim Erstellen „Alle Mitglieder automatisch anmelden“.

Werden pausierte Mitglieder automatisch angemeldet?​

Nein.

Sie können sich aber ausdrücklich für die einzelne Probe anmelden.

Kann ich einen neuen Ort direkt beim Erstellen anlegen?​

Ja.

Nutze den Link „Ort hinzufügen“.

Muss eine Probenleitung ausgewählt werden?​

Nein.

Es kann „Keine Probenleitung“ ausgewählt werden.

Kann ich Songs schon beim Erstellen hinzufügen?​

Ja.

Die Songauswahl ist Teil der Erstellung.

Warum sehe ich keine Teilnehmer oder Statistik?​

Dir fehlt möglicherweise die entsprechende Berechtigung.

Kann eine Probe Teil eines anderen Termins sein?​

Ja.

In diesem Fall wird in Übersicht und Detailansicht der übergeordnete Termin angezeigt.

Was sollte ich tun, wenn sich der Termin verschiebt?​

Bearbeite die vorhandene Probe und passe Beginn sowie Ende an, statt einen doppelten Termin anzulegen.

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