Probenstatistik verstehen
Die Probenstatistik fasst zusammen, wie viele Mitglieder für eine Probe berücksichtigt werden, wer eingetragen ist und wie weit Aufgaben sowie Vorbereitungspunkte bearbeitet wurden.
Sie unterstützt die Probenleitung dabei, Besetzungen und den Vorbereitungsstand schnell einzuschätzen.
Kurz erklärt
Die Statistik kann unter anderem zeigen:
- berücksichtigte Mitglieder,
- eingetragene Mitglieder,
- Anwesenheitsquote,
- Besetzung der einzelnen Stimmgruppen,
- anwesende und fehlende Personen pro Stimme,
- Anzahl der Songs,
- Aufgaben und Vorbereitungspunkte,
- erledigte Punkte pro Song,
- beteiligte Mitglieder.
Die Statistik wird aus den aktuell in Syncanto gespeicherten Daten berechnet.
Voraussetzungen
Um die Probenstatistik sehen zu können, benötigst du das entsprechende Statistikrecht.
Temporäre Gäste können die Teilnehmer- und Probenstatistik nicht einsehen.
Fehlt der Statistikbereich, prüfe daher deine Benutzerrolle und individuellen Rechte.
Statistik öffnen
So gehst du vor:
- Öffne den Bereich „Proben“.
- Wähle die gewünschte Probe.
- Suche den Abschnitt „Probenstatistik“.
- Klicke auf „Statistik anzeigen“.
Der Bereich kann anschließend über „Statistik ausblenden“ wieder geschlossen werden.
Zusammenfassung
Im oberen Bereich der Statistik werden zentrale Kennzahlen zusammengefasst.
Dazu gehören insbesondere:
- anwesende Mitglieder,
- berücksichtigte Mitglieder,
- Anwesenheitsquote,
- Anzahl der Stimmgruppen,
- gut besetzte Stimmen,
- Songs,
- Aufgaben und Checkpunkte.
Berücksichtigte Mitglieder
Die Zahl „berücksichtigt“ beziehungsweise „berechtigt“ beschreibt alle Mitglieder, die für diese Probe grundsätzlich relevant sind.
Dabei werden unter anderem berücksichtigt:
- die aktuelle Organisation,
- der aktive Mitgliedsstatus,
- ausgewählte Stimmgruppen,
- bestehende Pausen,
- ausdrückliche Teilnahmen pausierter Mitglieder.
Ist eine Probe auf bestimmte Stimmgruppen begrenzt, zählen nur Mitglieder dieser Gruppen.
Eingetragene Mitglieder
Als eingetragen beziehungsweise anwesend gelten Mitglieder, für die eine Teilnahme an der Probe gespeichert ist.
Das kann geschehen durch:
- automatische Anmeldung beim Erstellen der Probe,
- eine persönliche Zusage,
- eine durch einen verwaltenden Nutzer gesetzte Teilnahme,
- eine ausdrückliche Zusage trotz Pause.
Anwesenheitsquote
Die Anwesenheitsquote wird wie folgt berechnet:
eingetragene Mitglieder ÷ berücksichtigte Mitglieder × 100
Beispiel:
18 eingetragen ÷ 24 berücksichtigt = 75 %
Die Quote wird mit einer Nachkommastelle berechnet, kann in der Oberfläche aber je nach Darstellung gerundet erscheinen.
Zusage und tatsächliche Anwesenheit
Die Statistik basiert auf den in Syncanto gespeicherten Teilnahmeeinträgen.
Sie zeigt deshalb zunächst, wer für die Probe eingetragen ist.
Ob eine Teilnahme bereits vorab zugesagt oder erst während beziehungsweise nach der Probe als Anwesenheit gepflegt wurde, hängt vom organisatorischen Ablauf eurer Organisation ab.
Die Statistik kann nur die Daten auswerten, die tatsächlich gespeichert wurden.
Auswirkungen von Gruppenbeschränkungen
Ist die Probe auf einzelne Stimmgruppen beschränkt, werden nur Mitglieder dieser Gruppen in die Gesamtzahl aufgenommen.
Beispiel:
Die Probe gilt nur für Sopran und Alt.
Dann werden Mitglieder aus Tenor und Bass nicht als fehlend gewertet, da sie für diesen Termin nicht vorgesehen sind.
Auswirkungen von Pausen
Pausierte Mitglieder werden normalerweise nicht als berücksichtigte Mitglieder gezählt.
Sagt ein pausiertes Mitglied ausdrücklich für diese Probe zu, wird es als Ausnahme berücksichtigt.
Die allgemeine Pause bleibt dabei bestehen.
Nicht probende Mitglieder
Als „Nicht probendes Mitglied“ markierte Personen werden nicht regulär in die Probenstatistik aufgenommen.
Damit verhindern Fördermitglieder, Technik oder organisatorische Helfer eine Verfälschung der Anwesenheitsquote.
Statistik nach Stimmgruppen
Für jede als Stimmgruppe gekennzeichnete Benutzergruppe kann eine eigene Statistik angezeigt werden.
Dazu gehören:
- Name der Stimmgruppe,
- Farbe,
- Anzahl der berücksichtigten Mitglieder,
- Anzahl der eingetragenen Mitglieder,
- Anwesenheitsquote,
- eingetragene Personen,
- fehlende Personen.
Welche Stimmen werden angezeigt?
Ist die Probe auf bestimmte Stimmgruppen eingeschränkt, werden nur diese Gruppen ausgewertet.
Gilt die Probe für alle Gruppen, werden grundsätzlich alle als Stimmgruppe gekennzeichneten Benutzergruppen der Organisation berücksichtigt.
Normale organisatorische Gruppen wie „Vorstand“ oder „Technik“ werden nicht als Stimme ausgewertet, sofern sie nicht als Stimmgruppe markiert wurden.
Anwesenheitsquote einer Stimme
Die Quote einer einzelnen Stimme wird genauso berechnet wie die Gesamtquote:
eingetragene Mitglieder der Stimme
÷
berücksichtigte Mitglieder der Stimme
× 100
Beispiel:
Sopran: 9 von 10 = 90 %
Alt: 6 von 10 = 60 %
Stimmen mit mindestens 80 Prozent
In der Zusammenfassung zählt Syncanto, wie viele Stimmen eine Anwesenheitsquote von mindestens 80 Prozent erreichen.
Beispiel:
- Sopran: 90 Prozent
- Alt: 80 Prozent
- Tenor: 75 Prozent
- Bass: 60 Prozent
Dann gelten zwei von vier Stimmen als mindestens zu 80 Prozent besetzt.
Hinweis: Die Grenze von 80 Prozent ist eine statistische Orientierung und keine automatische musikalische Bewertung.
Stimme ohne Mitglieder
Besitzt eine Stimmgruppe keine berücksichtigten Mitglieder, liegt ihre berechnete Quote bei null Prozent.
Prüfe in diesem Fall:
- die Gruppenzuordnungen,
- den Status der Mitglieder,
- die Gruppeneinschränkung der Probe,
- bestehende Pausen.
Personen pro Stimme
In der Detailauswertung kann angezeigt werden, welche Personen:
- eingetragen sind,
- nicht eingetragen sind.
Damit kann die Probenleitung erkennen, ob einzelne Stimmen personell oder durch bestimmte Schlüsselpersonen schwach besetzt sind.
Mehrere Stimmgruppen pro Mitglied
Gehört ein Mitglied mehreren Stimmgruppen an, kann es in mehreren Stimmen berücksichtigt werden.
Das kann die Gruppenstatistik beeinflussen.
Prüfe deshalb, ob mehrfache Stimmgruppenzuordnungen tatsächlich fachlich gewünscht sind.
Songstatistik
Neben der Anwesenheit wertet Syncanto die Aufgaben und Vorbereitungspunkte der einzelnen Songs aus.
Für jeden Song können unter anderem angezeigt werden:
- Anzahl der Aufgaben und Vorbereitungspunkte,
- wie viele davon mindestens einmal erledigt wurden,
- Erledigungsquote,
- Gesamtzahl aller Erledigungen,
- Anzahl der beteiligten Personen.
Was zählt als Aufgabe?
Zur Statistik gehören konkrete Aufgaben beziehungsweise Checkpunkte, die einem Song innerhalb der Probe zugeordnet wurden.
Beispiele:
- zweite Strophe auswendig lernen,
- Altstimme anhören,
- Choreografie üben,
- Noten ab Takt 32 markieren,
- Textaussprache vorbereiten.
Vorbereitungspunkte
Neben frei formulierten Aufgaben können festgelegte Vorbereitungspunkte ausgewertet werden.
Aktuell gehören dazu:
- auswendig,
- Noten,
- Text,
- anhören,
- auffrischen,
- Choreo,
- reinschauen.
Nur Vorbereitungspunkte, die beim jeweiligen Proben-Song tatsächlich ausgewählt wurden, fließen in dessen Statistik ein.
Anzahl der Punkte eines Songs
Die Gesamtzahl eines Songs setzt sich zusammen aus:
- seinen angelegten Aufgaben,
- seinen ausgewählten Vorbereitungspunkten.
Beispiel:
Ein Song besitzt:
- zwei konkrete Aufgaben,
- drei Vorbereitungspunkte.
Dann umfasst er insgesamt fünf auswertbare Punkte.
Mindestens einmal erledigt
Ein Punkt gilt in dieser Kennzahl als erledigt, sobald mindestens eine berechtigte Person ihn markiert hat.
Beispiel:
- Aufgabe A wurde von drei Personen erledigt.
- Aufgabe B wurde von niemandem erledigt.
- Vorbereitungspunkt „Text“ wurde von einer Person erledigt.
Dann gelten zwei von drei Punkten als mindestens einmal erledigt.
Erledigungsquote eines Songs
Die Erledigungsquote wird so berechnet:
mindestens einmal erledigte Punkte
÷
alle Punkte des Songs
× 100
Beispiel:
4 von 5 Punkten mindestens einmal erledigt = 80 %
Die Quote sagt nicht aus, dass 80 Prozent der Mitglieder alles erledigt haben.
Sie zeigt, welcher Anteil der vorhandenen Aufgaben oder Vorbereitungspunkte von mindestens einer Person bearbeitet wurde.
Gesamtzahl der Erledigungen
Die Gesamtzahl zählt jede einzelne gespeicherte Erledigung.
Beispiel:
Eine Aufgabe wird von fünf Personen erledigt.
Dann gilt:
- mindestens einmal erledigt: 1,
- gesamte Erledigungen: 5.
Diese beiden Kennzahlen beantworten unterschiedliche Fragen.
Beteiligte Personen
Die Statistik zeigt außerdem, wie viele unterschiedliche Mitglieder mindestens einen Punkt erledigt haben.
Eine Person wird dabei nur einmal gezählt, auch wenn sie mehrere Aufgaben markiert hat.
Auswertung nach Mitgliedern
Die Mitgliederstatistik kann darstellen:
- den Namen,
- ob die Person für die Probe eingetragen ist,
- die Gesamtzahl ihrer erledigten Punkte,
- die Erledigungen pro Song.
So lässt sich erkennen, welche Personen bereits Vorbereitungspunkte bearbeitet haben.
Erledigungen pro Song
Für jedes berücksichtigte Mitglied wird gezählt, wie viele Aufgaben und Vorbereitungspunkte es bei einem bestimmten Song erledigt hat.
Beispiel:
| Mitglied | Song A | Song B | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Anna | 3 | 1 | 4 |
| Ben | 0 | 2 | 2 |
| Clara | 2 | 2 | 4 |
Die konkrete Darstellung kann in der Oberfläche als Matrix oder verdichtete Übersicht erfolgen.
Personen ohne Erledigungen
Mitglieder ohne markierte Aufgaben werden mit null Erledigungen geführt.
Das bedeutet nicht automatisch, dass sie unvorbereitet sind.
Mögliche Gründe sind:
- Aufgaben wurden nicht in Syncanto gepflegt,
- die Person hat ihren Status nicht markiert,
- die Aufgabe war für sie nicht relevant,
- die Vorbereitung erfolgte außerhalb von Syncanto.
Die Statistik sollte deshalb als Planungshilfe und nicht als alleinige Leistungsbewertung verwendet werden.
Wann gibt es Statistikdaten?
Der Statistikbereich enthält auswertbare Daten, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
- Es gibt berücksichtigte Mitglieder.
- Es gibt Aufgaben oder Vorbereitungspunkte.
Sind weder Mitglieder noch Aufgaben vorhanden, zeigt Syncanto an, dass noch keine auswertbaren Statistikdaten vorliegen.
Statistik aktualisieren
Die Statistik wird neu berechnet, wenn sich relevante Daten ändern.
Dazu gehören beispielsweise:
- Zu- oder Absagen,
- Aufgabenmarkierungen,
- Vorbereitungspunkte,
- Änderungen an der Probe,
- Änderungen an Gruppen oder Mitgliedern.
Eine Änderung der Teilnahme gilt unabhängig davon, ob sie auf dem Dashboard, in der Probenübersicht, in der Probe selbst oder in der App vorgenommen wurde. Alle Ansichten verwenden denselben zentral gespeicherten Teilnahmestatus.
Gegebenenfalls muss eine bereits geöffnete Ansicht kurz aktualisiert werden.
Statistik sinnvoll verwenden
Die Probenstatistik kann helfen bei:
- der Einschätzung der Besetzung,
- der Planung von Registerproben,
- der Auswahl geeigneter Songs,
- der Vorbereitung auf Konzerte,
- der Erkennung schwach besetzter Stimmen,
- der Einschätzung des Vorbereitungsstands.
Statistik nicht überbewerten
Die Zahlen bilden nur die in Syncanto erfassten Daten ab.
Sie ersetzen keine musikalische Einschätzung.
Berücksichtige zusätzlich:
- individuelle Stimmstärken,
- Solisten und Schlüsselpersonen,
- Schwierigkeitsgrad der Songs,
- tatsächliche Anwesenheit,
- Qualität der Vorbereitung,
- kurzfristige Änderungen.
Eine Stimme mit 80 Prozent kann musikalisch ausreichend oder unzureichend besetzt sein – abhängig von der konkreten Situation.
Beispiel: Anwesenheit bewerten
Eine Probe zeigt:
- 30 berücksichtigte Mitglieder,
- 21 eingetragene Mitglieder,
- Anwesenheitsquote 70 Prozent.
Stimmgruppen:
- Sopran: 90 Prozent
- Alt: 75 Prozent
- Tenor: 50 Prozent
- Bass: 60 Prozent
Mögliche Schlussfolgerung:
Die Gesamtquote ist akzeptabel, aber die Unterstimmen sind deutlich schwächer besetzt. Der geplante Schwerpunkt sollte gegebenenfalls angepasst werden.
Beispiel: Vorbereitung bewerten
Ein Song besitzt:
- vier Aufgaben,
- drei Vorbereitungspunkte,
- insgesamt sieben Punkte.
Davon wurden fünf mindestens einmal erledigt.
Die Erledigungsquote beträgt rund 71,4 Prozent.
Insgesamt wurden 18 Erledigungen von acht verschiedenen Personen gespeichert.
Das bedeutet:
- Ein Großteil der Punkte wurde bereits begonnen.
- Nicht alle Punkte wurden bearbeitet.
- Acht Personen haben mindestens eine Vorbereitung markiert.
- Es lässt sich daraus nicht ableiten, dass alle acht sämtliche Aufgaben erledigt haben.
Falsche Gesamtzahl der Mitglieder
Prüfe bei einer unerwarteten Zahl:
- Ist die Probe auf Gruppen eingeschränkt?
- Sind Mitglieder korrekt ihren Stimmgruppen zugeordnet?
- Sind Personen als nicht probend markiert?
- Bestehen aktive Pausen?
- Haben pausierte Mitglieder ausdrücklich zugesagt?
- Befindest du dich in der richtigen Organisation?
Person fehlt in einer Stimme
Mögliche Ursachen sind:
- falsche Gruppenzuordnung,
- Mitglied ist als nicht probend markiert,
- aktive Pause ohne ausdrückliche Teilnahme,
- Probe gilt nicht für diese Stimme,
- Mitglied gehört zu einer anderen Organisation.
Anwesenheitsquote stimmt scheinbar nicht
Die Quote basiert auf den berücksichtigten und eingetragenen Mitgliedern.
Prüfe daher nicht nur die Gesamtzahl aller Organisationsmitglieder.
Nicht probende, pausierte oder nicht zur Zielgruppe gehörende Personen werden nicht regulär mitgerechnet.
Aufgaben erscheinen nicht in der Statistik
Prüfe:
- Ist die Aufgabe dem richtigen Proben-Song zugeordnet?
- Wurde sie gespeichert?
- Gehört sie zur aktuellen Probe?
- Handelt es sich um einen auswertbaren Vorbereitungspunkt?
- Ist der Song noch Teil der Probe?
Keine Statistik sichtbar
Mögliche Gründe sind:
- Dir fehlt das Statistikrecht.
- Du verwendest einen temporären Gastzugang.
- Die Probe ist nicht zugänglich.
- Es liegen noch keine auswertbaren Daten vor.
Häufige Fragen
Wer kann die Probenstatistik sehen?
Personen mit dem entsprechenden Statistikrecht.
Können temporäre Gäste die Statistik sehen?
Nein.
Was bedeutet „anwesend“?
Es besteht ein gespeicherter Teilnahmeeintrag für die Probe.
Was bedeutet „berücksichtigt“?
Das Mitglied gehört entsprechend Status, Pause und Gruppenzuordnung zur Zielgruppe der Probe.
Werden pausierte Mitglieder mitgezählt?
Normalerweise nicht. Bei ausdrücklicher Zusage werden sie für diese Probe berücksichtigt.
Werden nicht probende Mitglieder mitgezählt?
Nein, nicht als reguläre Probenteilnehmende.
Wie wird die Anwesenheitsquote berechnet?
Eingetragene Mitglieder geteilt durch berücksichtigte Mitglieder mal 100.
Was bedeutet die 80-Prozent-Grenze?
Eine Stimmgruppe wird in der Zusammenfassung ab 80 Prozent als entsprechend besetzt gezählt.
Ist eine Zusage auf dem Dashboard dieselbe wie in der Probe?
Ja.
Die Teilnahme wird zentral gespeichert und zwischen Dashboard, Übersicht, Probe und App synchronisiert.
Was zählt als Vorbereitungspunkt?
Aktuell unter anderem auswendig, Noten, Text, anhören, auffrischen, Choreo und reinschauen.
Was bedeutet „mindestens einmal erledigt“?
Mindestens eine berechtigte Person hat den Punkt als erledigt markiert.
Was ist der Unterschied zur Gesamtzahl der Erledigungen?
„Mindestens einmal erledigt“ zählt den Punkt einmal. Die Gesamtzahl zählt jede Erledigung durch jede Person.
Bedeutet eine hohe Erledigungsquote, dass alle vorbereitet sind?
Nein.
Sie zeigt, wie viele Punkte mindestens einmal bearbeitet wurden.
Wann zeigt Syncanto keine auswertbaren Daten an?
Wenn es weder berücksichtigte Mitglieder noch Aufgaben beziehungsweise Vorbereitungspunkte gibt.
Wird die Statistik automatisch aktualisiert?
Ja, wenn relevante Daten geändert werden. Eine bereits geöffnete Ansicht muss gegebenenfalls neu geladen werden.