Teilnehmerübersicht einer Probe verwenden
Die Teilnehmerübersicht zeigt, wie viele Mitglieder für eine Probe eingeplant sind und wie sich die Besetzung auf die Stimmgruppen verteilt.
Bei Bedarf kannst du außerdem die Namen der zugesagten und nicht eingetragenen Mitglieder einblenden.
Kurz erklärt
In der Teilnehmerübersicht findest du:
- deine eigene Teilnahme,
- die Teilnahme von dir verwalteter Mitglieder,
- die Gesamtzahl der eingetragenen Personen,
- die Zahl der berücksichtigten Mitglieder,
- die Besetzung je Stimmgruppe,
- eine einblendbare Namensliste.
Die Übersicht verwendet denselben zentral gespeicherten Teilnahmestatus wie Dashboard, Probenübersicht und App.
Voraussetzungen
Um die Teilnehmerübersicht zu sehen, musst du:
- Zugriff auf die Probe besitzen,
- Mitglied der betreffenden Organisation sein,
- für die personenbezogene Teilnehmeransicht berechtigt sein.
Temporäre Gäste können die Teilnehmerübersicht nicht sehen.
Teilnehmerübersicht öffnen
So gehst du vor:
- Öffne den Bereich „Proben“.
- Wähle die gewünschte Probe.
- Öffne die Detailansicht.
- Scrolle zum Abschnitt „Teilnehmer“.
In der Zusammenfassung am Anfang der Probe kannst du über „Teilnehmer“ direkt zu diesem Abschnitt springen.
Gesamtanzeige verstehen
In der Übersicht wird eine Angabe wie diese angezeigt:
18 / 25
Das bedeutet:
- 18 Personen sind für die Probe eingetragen,
- 25 Personen werden für die Probe grundsätzlich berücksichtigt.
Die zweite Zahl ist nicht automatisch die Gesamtzahl aller Mitglieder der Organisation.
Wer wird berücksichtigt?
Für die Gesamtzahl werden nur Mitglieder berücksichtigt, die für diese Probe relevant sind.
Dabei spielen unter anderem folgende Faktoren eine Rolle:
- aktuelle Organisation,
- aktiver Mitgliedsstatus,
- ausgewählte Stimmgruppen,
- Kennzeichnung als probendes Mitglied,
- bestehende Pause,
- ausdrückliche Teilnahme trotz Pause.
Gruppeneingeschränkte Probe
Ist eine Probe nur für bestimmte Stimmgruppen vorgesehen, werden ausschließlich passende Mitglieder berücksichtigt.
Beispiel:
Die Probe gilt nur für Sopran und Alt.
Mitglieder aus Tenor und Bass erscheinen dann nicht als fehlend, weil sie nicht zur Zielgruppe des Termins gehören.
Probe für alle Gruppen
Ist keine Gruppeneinschränkung hinterlegt, berücksichtigt Syncanto grundsätzlich alle aktiven, probenden Mitglieder der Organisation.
Pausierte oder als nicht probend gekennzeichnete Personen werden dabei nicht regulär mitgezählt.
Eigene Teilnahme
Im Teilnehmerbereich erscheint der Schalter:
Teilnehmen (ich)
Darüber kannst du deine eigene Teilnahme ändern.
Die Änderung wird sofort zentral gespeichert.
Teilnahme verwalteter Nutzer
Verwaltest du andere Nutzer, erscheinen zusätzliche Schalter mit deren Namen.
Beispiel:
Teilnehmen (Anna)
Teilnehmen (Ben)
Damit kannst du die Teilnahme dieser Personen getrennt angeben.
Ein verwalteter Nutzer erscheint nur, wenn er:
- dir als verwaltender Person zugeordnet ist,
- zur aktuellen Organisation gehört,
- aktiv ist,
- für die Probe berücksichtigt werden kann.
Keine allgemeine administrative Teilnehmerbearbeitung
Die aktuelle Weboberfläche besitzt im Teilnehmerbereich keine Funktion, mit der Chorleitung oder Vorstand beliebige Mitglieder einzeln an- oder abmelden können.
Änderbar sind dort:
- die eigene Teilnahme,
- die Teilnahme persönlich verwalteter Nutzer.
Die übrigen Teilnahmen werden angezeigt, aber nicht direkt über die Namensliste bearbeitet.
Synchronisierung der Teilnahme
Alle Bereiche verwenden denselben Teilnahmestatus.
Eine Änderung kann beispielsweise vorgenommen werden:
- auf dem Dashboard,
- in der Probenübersicht,
- in der Detailansicht,
- in der App.
Die Änderung gilt anschließend überall.
Eine Person muss nicht in mehreren Ansichten getrennt zu- oder absagen.
Eine bereits geöffnete Ansicht muss gegebenenfalls kurz aktualisiert werden.
Besetzung nach Stimmgruppen
Unterhalb der Gesamtteilnahme zeigt Syncanto Badges für die Stimmgruppen an.
Beispiel:
Sopran (8 / 10)
Alt (6 / 9)
Tenor (4 / 7)
Bass (5 / 6)
Die erste Zahl gibt die eingetragenen Mitglieder der Stimme an.
Die zweite Zahl gibt die für die Stimme berücksichtigten Mitglieder an.
Farben der Stimmgruppen
Die Farbe eines Gruppen-Badges entspricht der in der Benutzergruppe hinterlegten Farbe.
Dadurch lassen sich die Stimmen schneller unterscheiden.
Die Farbe bewertet nicht automatisch, ob eine Stimme ausreichend besetzt ist.
Mehrere Stimmgruppen pro Person
Ein Mitglied kann mehreren Stimmgruppen zugeordnet sein.
In diesem Fall kann die Person in mehreren Gruppenwerten berücksichtigt werden.
Die Summe der einzelnen Stimmgruppen muss daher nicht immer exakt der Gesamtzahl entsprechen.
Namen anzeigen
Die Teilnehmernamen sind standardmäßig eingeklappt.
So blendest du sie ein:
- Öffne den Teilnehmerbereich.
- Klicke auf „Namen anzeigen“.
Die Namen der berücksichtigten Mitglieder werden anschließend eingeblendet.
Mit „Namen ausblenden“ kannst du die Liste wieder schließen.
Farben der Namen
Die angezeigten Namen werden farblich gekennzeichnet:
- Grün: Die Person ist eingetragen.
- Rot: Die Person ist nicht eingetragen.
Damit lässt sich schnell erkennen, wer voraussichtlich an der Probe teilnimmt.
Eigener Name in der Liste
Der eigene Name wird nicht zusätzlich in der allgemeinen Namensliste angezeigt.
Dein Status ist bereits über den Schalter „Teilnehmen (ich)“ sichtbar.
Verwaltete Nutzer in der Namensliste
Verwaltete Nutzer können zusätzlich in der allgemeinen Teilnehmerliste erscheinen.
Ihr Status kann gleichzeitig über den persönlichen Schalter geändert werden.
Beide Anzeigen verwenden dieselbe gespeicherte Teilnahme.
Unterschied zwischen „nicht eingetragen“ und „abgesagt“
Die aktuelle Teilnehmeransicht unterscheidet technisch vor allem zwischen:
- Teilnahme vorhanden,
- keine Teilnahme vorhanden.
Eine rote Kennzeichnung kann deshalb bedeuten:
- Die Person hat aktiv abgesagt.
- Die Person wurde nicht automatisch angemeldet.
- Die Person hat noch keine Teilnahme hinterlegt.
- Eine frühere Zusage wurde entfernt.
Die Übersicht zeigt keine gesonderte Begründung.
Pausierte Mitglieder
Pausierte Mitglieder werden normalerweise nicht in der regulären Teilnehmerzahl geführt.
Sagt eine pausierte Person ausdrücklich zu, wird diese Teilnahme als Ausnahme für die einzelne Probe gespeichert.
Die allgemeine Pause bleibt bestehen.
Nicht probende Mitglieder
Als „Nicht probendes Mitglied“ markierte Personen werden nicht regulär für Proben berücksichtigt.
Sie beeinflussen dadurch nicht die erwartete Besetzung und Anwesenheitsquote.
Automatisch angemeldete Mitglieder
Beim Erstellen einer Probe kann „Alle Mitglieder automatisch anmelden“ aktiviert werden.
In diesem Fall sind passende Mitglieder zunächst bereits eingetragen.
Jede Person kann die eigene Teilnahme danach wieder ändern.
Unterschied zur Probenstatistik
Die Teilnehmerübersicht beantwortet vor allem:
- Wer ist eingetragen?
- Wer ist nicht eingetragen?
- Wie viele Personen werden erwartet?
- Wie sind die Stimmen besetzt?
Die Probenstatistik ergänzt weitere Auswertungen:
- Anwesenheitsquote,
- prozentuale Besetzung je Stimme,
- Stimmen über oder unter 80 Prozent,
- Aufgaben und Vorbereitungspunkte,
- Auswertung nach Songs und Personen.
Teilnehmerübersicht als Planungshilfe
Die Übersicht hilft bei der Vorbereitung der Probe.
Beispiele:
- Reicht die Besetzung für einen vollständigen Durchlauf?
- Fehlt eine komplette Stimmgruppe?
- Sind wichtige Einzelpersonen anwesend?
- Sollte eine Registerprobe eingeplant werden?
- Müssen Songs oder Schwerpunkte angepasst werden?
- Ist der Raum für die erwartete Zahl geeignet?
Datenschutz
Die Namensliste enthält personenbezogene Informationen.
Sie sollte nur Personen angezeigt werden, die diese Informationen für ihre Aufgabe benötigen.
Aus diesem Grund erhalten eingeschränkte temporäre Gäste keinen Zugriff auf die Teilnehmerübersicht.
Teilnehmerzahl scheint falsch
Prüfe:
- Ist die Probe auf Stimmgruppen eingeschränkt?
- Sind Mitglieder korrekt ihren Gruppen zugeordnet?
- Sind Personen pausiert?
- Sind Personen als nicht probend gekennzeichnet?
- Wurde die Teilnahme an einer anderen Stelle geändert?
- Ist die richtige Organisation ausgewählt?
Person fehlt vollständig
Mögliche Ursachen:
- Die Person gehört nicht zur aktuellen Organisation.
- Die Mitgliedschaft ist nicht aktiv.
- Sie gehört keiner ausgewählten Stimmgruppe an.
- Sie ist als nicht probend gekennzeichnet.
- Sie befindet sich in einer Pause.
- Die Gruppenzuordnung ist nicht aktuell.
Person erscheint rot, obwohl sie zugesagt hat
Prüfe:
- Wurde die Zusage für die richtige Probe abgegeben?
- Befindest du dich in der richtigen Organisation?
- Wurde die Ansicht nach der Änderung aktualisiert?
- Besteht eine stabile Internetverbindung?
- Wurde die Zusage möglicherweise später an anderer Stelle zurückgenommen?
Da alle Ansichten synchronisiert sind, gilt immer der zuletzt gespeicherte Status.
Person erscheint grün, obwohl sie nicht zugesagt hat
Mögliche Gründe:
- Die Person wurde automatisch angemeldet.
- Eine verwaltende Person hat zugesagt.
- Die Teilnahme wurde auf dem Dashboard oder in der App aktiviert.
- Eine frühere Zusage wurde noch nicht entfernt.
Gruppenwert stimmt nicht
Prüfe die Mitgliedszuordnungen zur Stimmgruppe.
Ein Mitglied kann mehreren Gruppen angehören. Dadurch kann es in mehreren Gruppenwerten enthalten sein.
Namen werden nicht angezeigt
Klicke auf „Namen anzeigen“.
Fehlt die gesamte Teilnehmeransicht, besitzt du möglicherweise keinen Zugriff auf personenbezogene Teilnahmedaten oder verwendest einen temporären Gastzugang.
Änderungen werden nicht sofort sichtbar
Die Teilnahme wird zentral gespeichert.
Eine bereits geöffnete Seite kann jedoch noch den vorherigen Stand anzeigen.
In diesem Fall:
- Lade die Seite neu.
- Öffne die Probe erneut.
- Prüfe deine Internetverbindung.
Empfohlener Ablauf vor einer Probe
- Öffne die Probe.
- Prüfe die Gesamtzahl.
- Prüfe die Besetzung der einzelnen Stimmen.
- Blende bei Bedarf die Namen ein.
- Identifiziere schwach besetzte Gruppen.
- Passe den Probenplan gegebenenfalls an.
- Prüfe kurz vor der Probe erneut den aktuellen Stand.
Häufige Fragen
Wo finde ich die Teilnehmerübersicht?
In der Detailansicht der Probe im Abschnitt „Teilnehmer“.
Was bedeutet „18 / 25“?
18 Personen sind eingetragen, 25 Personen werden für die Probe berücksichtigt.
Kann ich dort meine eigene Teilnahme ändern?
Ja.
Nutze „Teilnehmen (ich)“.
Kann ich die Teilnahme meines Kindes ändern?
Ja, wenn das Kind dir als verwalteter Nutzer zugeordnet ist.
Kann die Chorleitung dort beliebige Mitglieder anmelden?
Nein.
Die aktuelle Teilnehmeransicht bietet keine allgemeine Einzelbearbeitung aller Mitglieder.
Was bedeuten grüne Namen?
Die Person besitzt einen gespeicherten Teilnahmeeintrag.
Was bedeuten rote Namen?
Für die Person ist keine Teilnahme gespeichert.
Bedeutet Rot immer eine aktive Absage?
Nein.
Es kann auch bedeuten, dass noch keine Teilnahme gespeichert oder eine automatische Anmeldung entfernt wurde.
Warum fehlt eine pausierte Person?
Pausierte Mitglieder werden nicht regulär berücksichtigt. Eine ausdrückliche Zusage kann als Ausnahme gelten.
Warum fehlt ein Fördermitglied?
Als nicht probend markierte Mitglieder werden bei Proben nicht regulär berücksichtigt.
Sind Dashboard und Teilnehmerübersicht synchron?
Ja.
Dashboard, Probenübersicht, Detailansicht und App verwenden denselben zentral gespeicherten Teilnahmestatus.
Können temporäre Gäste die Namen sehen?
Nein.
Warum stimmen Gruppensumme und Gesamtzahl nicht überein?
Mitglieder können mehreren Stimmgruppen angehören.
Wo sehe ich prozentuale Auswertungen?
In der Probenstatistik.