Benutzerrolle zuweisen
Mit einer Benutzerrolle legst du fest, welche Rechte ein Mitglied innerhalb deiner Organisation erhält.
Statt alle Berechtigungen einzeln auszuwählen, kannst du eine zuvor eingerichtete Rolle wie „Mitglied“, „Chorleitung“ oder „Notenverwaltung“ zuweisen.
Kurz erklärt
Die Benutzerrolle wird direkt beim jeweiligen Mitglied ausgewählt.
Beim Speichern übernimmt Syncanto die Rechte, die in der ausgewählten Rolle hinterlegt sind.
Dabei werden die bisherigen Rechte des Mitglieds durch die Rechte der neuen Benutzerrolle ersetzt.
Voraussetzungen
Um einem Mitglied eine Benutzerrolle zuweisen zu können, benötigst du das Recht, Mitglieder zu bearbeiten.
Außerdem muss die gewünschte Benutzerrolle bereits innerhalb der Organisation vorhanden sein.
Nur Benutzerrollen der aktuell ausgewählten Organisation stehen zur Auswahl.
So geht es
- Öffne die Mitgliederverwaltung.
- Suche das gewünschte Mitglied in der Mitgliederliste.
- Klicke beim Mitglied auf das Bearbeiten-Symbol.
- Öffne das Auswahlfeld „Rolle“.
- Wähle die gewünschte Benutzerrolle aus.
- Prüfe bei Bedarf die weiteren Einstellungen des Mitglieds.
- Klicke auf „Speichern“.
Nach dem Speichern bestätigt Syncanto die Änderung mit dem Hinweis „Benutzer gespeichert“.
Rolle in der Mitgliederliste erkennen
Die aktuell zugewiesene Benutzerrolle wird in der Mitgliederliste in der Spalte „Rolle“ angezeigt.
Dadurch kannst du direkt erkennen, welche organisatorische Rolle einem Mitglied zugeordnet ist.
Ist keine Benutzerrolle zugewiesen, kann die Anzeige entsprechend leer bleiben.
„Keine Rolle“ auswählen
Im Auswahlfeld steht auch die Option „Keine Rolle“ zur Verfügung.
Wenn du diese auswählst und speicherst:
- wird dem Mitglied keine Benutzerrolle zugeordnet,
- werden die bisherigen Rechte entfernt,
- erhält das Mitglied keine Rechte aus einer Benutzerrolle.
Achtung: Ein Mitglied ohne entsprechende Rechte kann wichtige Bereiche von Syncanto möglicherweise nicht mehr sehen oder verwenden.
Prüfe daher vor dem Speichern, ob „Keine Rolle“ tatsächlich gewünscht ist.
Was passiert beim Speichern?
Beim Zuweisen einer Benutzerrolle führt Syncanto folgende Schritte aus:
- Die ausgewählte Rolle wird dem Mitglied innerhalb der aktuellen Organisation zugeordnet.
- Die bisherigen Einzelrechte des Mitglieds werden entfernt.
- Die Rechte der ausgewählten Benutzerrolle werden übernommen.
- Die weiteren Änderungen am Mitglied werden gespeichert.
Das bedeutet, dass individuell vergebene Abweichungen verloren gehen können.
Individuelle Rechte werden ersetzt
Wenn ein Mitglied zuvor zusätzliche Einzelrechte erhalten hat, werden diese bei der Zuweisung einer Benutzerrolle nicht ergänzt, sondern ersetzt.
Beispiel:
Ein Mitglied besitzt bisher:
- die Rechte der Rolle „Mitglied“,
- zusätzlich das Recht, Songdateien zu bearbeiten.
Anschließend wird ihm erneut die Benutzerrolle „Mitglied“ zugewiesen.
Wenn das Bearbeiten von Songdateien nicht Bestandteil dieser Rolle ist, geht dieses zusätzliche Recht verloren.
Hinweis: Weise zuerst die passende Benutzerrolle zu und ergänze notwendige Ausnahmen anschließend über die individuellen Rechte.
Benutzerrolle wechseln
Du kannst die Benutzerrolle eines Mitglieds jederzeit ändern.
- Öffne das Mitglied über das Bearbeiten-Symbol.
- Wähle eine andere Rolle aus.
- Klicke auf „Speichern“.
Die Rechte der bisherigen Rolle werden dabei entfernt und durch die Rechte der neuen Rolle ersetzt.
Auswirkungen eines Rollenwechsels
Nach einem Rollenwechsel können:
- neue Menüpunkte sichtbar werden,
- bisherige Bereiche verschwinden,
- Bearbeitungsfunktionen hinzukommen,
- Lösch- oder Verwaltungsrechte entfallen,
- zusätzliche organisatorische Funktionen verfügbar werden.
Die Änderung gilt nur innerhalb der aktuell ausgewählten Organisation.
Rolle gilt pro Organisation
Ein Benutzerkonto kann mehreren Organisationen angehören.
Die Benutzerrolle wird für jede Organisation getrennt gespeichert.
Beispiel:
- In Organisation A ist eine Person „Chorleitung“.
- In Organisation B ist dieselbe Person „Mitglied“.
- In Organisation C besitzt sie keine Rolle.
Beim Wechsel der Organisation gelten jeweils die dort zugewiesenen Rechte.
Benutzerrolle und Administratorstatus
Einige Benutzerrollen können als Administratorrolle eingerichtet sein.
Wird einem Mitglied eine solche Rolle zugewiesen, erhält es innerhalb der Organisation erweiterte Verwaltungsrechte.
Dazu gehört insbesondere die Möglichkeit, Benutzerrollen und Rechte zu verwalten.
Achtung: Administratorrollen sollten nur vertrauenswürdigen Personen zugewiesen werden.
Die Administratorrolle gilt nur für die jeweilige Organisation und nicht für die gesamte Syncanto-Plattform.
Geeignete Rolle auswählen
Wähle die Rolle danach aus, welche Aufgaben die Person tatsächlich übernimmt.
Mitglied
Geeignet für Personen, die vor allem:
- Proben und Konzerte ansehen,
- Songs und Dateien verwenden,
- an Umfragen teilnehmen,
- organisatorische Informationen erhalten.
Chorleitung
Geeignet für Personen, die zusätzlich:
- Proben planen,
- Songs verwalten,
- Besetzungen pflegen,
- Konzerte vorbereiten.
Organisationsteam
Geeignet für Personen, die:
- Konzerte organisieren,
- Umfragen erstellen,
- Orte oder Aufgaben verwalten,
- News veröffentlichen.
Notenverwaltung
Geeignet für Personen, die:
- Songs pflegen,
- Noten hochladen,
- Songdateien bearbeiten,
- Übematerial verwalten.
Die tatsächlichen Rollen und Rechte können in jeder Organisation unterschiedlich eingerichtet sein.
Rolle und Gruppen nicht verwechseln
Beim Bearbeiten eines Mitglieds können neben der Rolle auch Gruppen ausgewählt werden.
Beide erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
Benutzerrolle
Die Benutzerrolle bestimmt, was ein Mitglied tun darf.
Gruppe
Eine Gruppe ordnet das Mitglied organisatorisch ein, beispielsweise nach:
- Stimme,
- Team,
- Ensemble,
- Aufgabenbereich.
Die Zugehörigkeit zu einer Gruppe vergibt nicht automatisch die Rechte einer Benutzerrolle.
Weitere Einstellungen beim Mitglied
In derselben Bearbeitungsansicht können zusätzlich weitere Eigenschaften verwaltet werden, darunter:
- Gruppen,
- Status als nicht probendes Mitglied,
- eine befristete oder unbefristete Pause,
- die Verwaltung durch einen anderen Benutzer.
Diese Einstellungen sind von der Benutzerrolle getrennt.
Neue Rolle ist noch nicht sichtbar
Wenn eine neu erstellte Benutzerrolle nicht zur Auswahl steht, prüfe:
- Wurde die Rolle gespeichert?
- Befindest du dich in der richtigen Organisation?
- Wurde die Mitgliederseite neu geladen?
- Besitzt du das notwendige Recht zum Bearbeiten des Mitglieds?
Änderungen sind beim Mitglied noch nicht sichtbar
Die neuen Rechte gelten nach dem Speichern.
Falls das Mitglied die Änderung noch nicht erkennt, sollte es:
- die Seite neu laden,
- die richtige Organisation auswählen,
- sich bei Bedarf ab- und erneut anmelden.
Häufige Fragen
Wo weise ich eine Benutzerrolle zu?
Öffne die Mitgliederverwaltung und klicke beim gewünschten Mitglied auf das Bearbeiten-Symbol.
Kann ich die Rolle direkt in der Tabelle ändern?
Nein.
Die Rolle wird in der Tabelle angezeigt. Zum Ändern musst du die Bearbeitungsansicht des Mitglieds öffnen.
Kann ein Mitglied mehrere Benutzerrollen besitzen?
In der aktuellen Mitgliederverwaltung wird genau eine Benutzerrolle ausgewählt.
Zusätzliche Abweichungen können über individuelle Rechte vergeben werden.
Was passiert mit den bisherigen Rechten?
Die bisherigen Rechte werden entfernt und durch die Rechte der ausgewählten Benutzerrolle ersetzt.
Bleiben individuelle Rechte erhalten?
Nein.
Individuell vergebene Rechte können bei der Zuweisung oder Änderung der Benutzerrolle verloren gehen.
Was passiert bei „Keine Rolle“?
Dem Mitglied wird keine Benutzerrolle zugeordnet. Die bisherigen Rechte werden entfernt.
Kann ich eine Rolle später ändern?
Ja.
Öffne das Mitglied erneut, wähle eine andere Rolle aus und speichere die Änderung.
Gelten Änderungen auch in anderen Organisationen?
Nein.
Die Benutzerrolle gilt nur innerhalb der aktuell ausgewählten Organisation.
Ist eine Rolle dasselbe wie eine Gruppe?
Nein.
Eine Rolle bestimmt Berechtigungen. Eine Gruppe dient der organisatorischen Zuordnung.
Warum sieht das Mitglied einen Bereich trotz Rolle nicht?
Mögliche Ursachen sind:
- Das notwendige Recht ist nicht Bestandteil der Rolle.
- Die falsche Organisation ist ausgewählt.
- Die Seite muss neu geladen werden.
- Der Mitgliedszugang wurde noch nicht freigeschaltet.
- Für den Inhalt gelten zusätzliche Zugriffsbeschränkungen.