Benutzerrollen verwalten
Mit Benutzerrollen kannst du mehrere Rechte zu einer gemeinsamen Rolle zusammenfassen.
Statt die Berechtigungen jedes Mitglieds einzeln zusammenzustellen, kannst du beispielsweise Rollen für normale Mitglieder, die Chorleitung, das Organisationsteam oder die Notenverwaltung anlegen.
Alle Personen, denen eine solche Rolle zugeordnet ist, erhalten die darin enthaltenen Rechte.
Kurz erklärt
Eine Benutzerrolle besteht aus:
- einem Namen,
- einer Auswahl von Rechten,
- den Mitgliedern, denen die Rolle zugeordnet ist.
Beispiele für Benutzerrollen können sein:
- Mitglied,
- Chorleitung,
- Vorstand,
- Notenverwaltung,
- Konzertplanung,
- Technik.
Die Namen und enthaltenen Rechte können passend zur Aufgabenverteilung deiner Organisation festgelegt werden.
Voraussetzungen
Um Benutzerrollen verwalten zu können, musst du Administrator der aktuell ausgewählten Organisation sein.
Nur Administratoren können:
- die vorhandenen Benutzerrollen ansehen,
- neue Benutzerrollen erstellen,
- Rechte einer Benutzerrolle bearbeiten,
- ungenutzte Benutzerrollen löschen.
Übersicht der Benutzerrollen
In der Übersicht „Benutzerrollen“ werden die vorhandenen Rollen als Tabelle angezeigt.
Zu jeder Rolle siehst du:
- den Namen,
- die Anzahl der zugeordneten Benutzer,
- die Anzahl der enthaltenen Rechte,
- Aktionen zum Bearbeiten oder Löschen.
Über „Rolle erstellen“ kannst du eine weitere Benutzerrolle anlegen.
Neue Benutzerrolle erstellen
So legst du eine Benutzerrolle an:
- Öffne die Einstellungen deiner Organisation.
- Öffne den Bereich „Benutzerrollen“.
- Klicke auf „Rolle erstellen“.
- Trage einen Namen für die neue Rolle ein.
- Wähle die gewünschten Rechte aus.
- Klicke auf „Speichern“.
Nach dem Speichern steht die neue Benutzerrolle innerhalb deiner Organisation zur Verfügung.
Einen geeigneten Namen wählen
Der Name sollte deutlich machen, welche Aufgabe die zugeordneten Personen übernehmen.
Geeignete Beispiele sind:
- Mitglied,
- Chorleitung,
- Vorstand,
- Probenplanung,
- Notenverwaltung,
- Konzertorganisation,
- Technikteam.
Vermeide unklare Namen wie:
- Rolle 1,
- Erweitert,
- Sonstige,
- Spezial.
Ein eindeutiger Name erleichtert später die Zuordnung zu Mitgliedern.
Rechte auswählen
Beim Erstellen einer Benutzerrolle werden die verfügbaren Rechte nach Funktionsbereichen gruppiert angezeigt.
Innerhalb eines Funktionsbereichs kannst du die benötigten Aktionen einzeln auswählen.
Dazu können gehören:
- ansehen,
- erstellen,
- bearbeiten,
- löschen.
Eine Rolle für die Notenverwaltung kann beispielsweise Rechte für Songs und Songdateien enthalten, ohne Zugriff auf die Mitgliederverwaltung zu erlauben.
Benutzerrolle bearbeiten
So änderst du die Rechte einer vorhandenen Benutzerrolle:
- Öffne den Bereich „Benutzerrollen“.
- Suche die gewünschte Rolle.
- Klicke auf das Bearbeiten-Symbol.
- Aktiviere oder deaktiviere die gewünschten Rechte.
- Klicke auf „Speichern“.
Wenn du die Bearbeitung nicht übernehmen möchtest, wähle „Abbrechen“.
Auswirkungen einer Änderung
Wenn du die Rechte einer Benutzerrolle änderst, werden die Rechte aller zugeordneten Mitglieder entsprechend aktualisiert.
Das bedeutet:
- neu aktivierte Rechte werden den zugeordneten Mitgliedern gegeben,
- deaktivierte Rechte werden den zugeordneten Mitgliedern entzogen,
- die Rechte der Mitglieder werden an die aktuelle Zusammenstellung der Rolle angepasst.
Achtung: Änderungen an einer Benutzerrolle betreffen alle Mitglieder, denen diese Rolle zugeordnet ist.
Prüfe deshalb vor dem Speichern, wie viele Benutzer der Rolle angehören.
Die Anzahl wird in der Rollenübersicht angezeigt.
Individuell vergebene Rechte
Beim Speichern einer geänderten Benutzerrolle werden die Rechte der zugeordneten Mitglieder anhand der Rolle neu gesetzt.
Dadurch können individuell vergebene Rechte dieser Mitglieder überschrieben werden.
Prüfe deshalb vor einer Änderung, ob einzelne Personen zusätzliche Rechte besitzen, die nicht Bestandteil der Benutzerrolle sind.
Sollen dauerhaft unterschiedliche Berechtigungen gelten, ist möglicherweise eine eigene Benutzerrolle für diese Aufgabe sinnvoller.
Benutzerrolle löschen
Eine Benutzerrolle kann nur gelöscht werden, wenn ihr keine Mitglieder mehr zugeordnet sind.
So gehst du vor:
- Öffne den Bereich „Benutzerrollen“.
- Suche die Rolle, die du löschen möchtest.
- Prüfe die angezeigte Anzahl der Benutzer.
- Klicke auf das Löschen-Symbol.
- Bestätige den Löschvorgang.
Wenn der Rolle noch Benutzer zugeordnet sind, verhindert Syncanto das Löschen.
Es erscheint der Hinweis:
Die Gruppe hat noch Benutzer zugeordnet.
Ordne die betroffenen Mitglieder zunächst einer anderen Benutzerrolle zu. Anschließend kannst du die nicht mehr benötigte Rolle löschen.
Löschen bestätigen
Vor dem endgültigen Löschen zeigt Syncanto eine Sicherheitsabfrage an.
Du kannst dort:
- „Löschen“ wählen, um den Vorgang zu bestätigen,
- „Abbrechen“ wählen, um die Benutzerrolle beizubehalten.
Achtung: Prüfe vor dem Löschen, ob die Rolle wirklich nicht mehr benötigt wird.
Benutzerrolle und einzelne Rechte
Benutzerrollen eignen sich für wiederkehrende Aufgaben und einheitliche Berechtigungen.
Einzelne Benutzerrechte eignen sich dagegen für besondere Fälle.
Benutzerrolle verwenden
Eine Benutzerrolle ist sinnvoll, wenn mehrere Personen dieselben Aufgaben übernehmen.
Beispiel:
Alle Personen der Notenverwaltung dürfen:
- Songs ansehen,
- Songs bearbeiten,
- Songdateien erstellen,
- Songdateien bearbeiten.
Einzelne Rechte verwenden
Individuelle Rechte können sinnvoll sein, wenn eine einzelne Person eine zusätzliche Aufgabe übernimmt, die nicht zu ihrer üblichen Rolle gehört.
Beachte jedoch, dass spätere Änderungen an ihrer Benutzerrolle diese individuelle Zusammenstellung überschreiben können.
Empfohlene Benutzerrollen
Die benötigten Rollen hängen von deiner Organisation ab.
Eine einfache Aufteilung könnte so aussehen:
Mitglied
Für Personen, die vor allem Informationen abrufen und an den gemeinsamen Abläufen teilnehmen.
Mögliche Rechte:
- Proben ansehen,
- Konzerte ansehen,
- Songs ansehen,
- Songdateien ansehen,
- Umfragen verwenden,
- News ansehen.
Chorleitung
Für Personen, die den musikalischen Ablauf organisieren.
Mögliche zusätzliche Rechte:
- Proben erstellen und bearbeiten,
- Songs erstellen und bearbeiten,
- Besetzungen verwalten,
- Konzerte bearbeiten,
- Liednotizen verwenden.
Organisationsteam
Für Personen, die organisatorische Aufgaben übernehmen.
Mögliche zusätzliche Rechte:
- Konzerte verwalten,
- Umfragen erstellen,
- Orte verwalten,
- News erstellen,
- Aufgaben verwalten.
Notenverwaltung
Für Personen, die Noten und Übematerial pflegen.
Mögliche Rechte:
- Songs ansehen,
- Songdateien ansehen,
- Songdateien erstellen,
- Songdateien bearbeiten,
- Songdateien löschen.
Administrator
Für wenige Personen, die die Organisation umfassend verwalten.
Administratoren können insbesondere Benutzerrollen und Mitgliederrechte verwalten.
Rollen möglichst eindeutig halten
Vermeide viele Benutzerrollen mit nahezu identischen Rechten.
Eine übersichtliche Rollenstruktur erleichtert:
- die Aufnahme neuer Mitglieder,
- die Verteilung organisatorischer Aufgaben,
- die Prüfung von Berechtigungen,
- spätere Änderungen.
Lege eine neue Rolle nur an, wenn sich ihre Aufgaben und Rechte erkennbar von bestehenden Rollen unterscheiden.
Rechte sparsam vergeben
Eine Benutzerrolle sollte nur die Rechte enthalten, die für die jeweilige Aufgabe tatsächlich benötigt werden.
Prüfe insbesondere:
- Muss die Rolle den Bereich nur ansehen?
- Muss sie neue Inhalte erstellen?
- Muss sie bestehende Inhalte bearbeiten?
- Muss sie Inhalte wirklich löschen?
- Benötigt sie Zugriff auf Mitgliederdaten?
- Ist stattdessen eine administrative Rolle erforderlich?
Lösch- und Mitgliederrechte sollten besonders vorsichtig vergeben werden.
Änderungen testen
Nach dem Erstellen oder Bearbeiten einer Rolle empfiehlt es sich, die Auswirkungen mit einem passend zugeordneten Testkonto zu prüfen.
Kontrolliere dabei:
- Welche Menüpunkte werden angezeigt?
- Welche Inhalte können geöffnet werden?
- Welche Bearbeitungsschaltflächen sind sichtbar?
- Können Inhalte erstellt werden?
- Können Inhalte gelöscht werden?
- Sind sensible Mitgliederdaten geschützt?
So kannst du fehlerhafte oder zu weitreichende Berechtigungen frühzeitig erkennen.
Häufige Fragen
Wer darf Benutzerrollen verwalten?
Nur Administratoren der aktuell ausgewählten Organisation.
Kann ich eigene Namen für Benutzerrollen vergeben?
Ja.
Beim Erstellen einer Benutzerrolle gibst du einen eigenen Namen ein.
Kann ich den Namen einer vorhandenen Benutzerrolle ändern?
In der aktuellen Bearbeitungsansicht werden die enthaltenen Rechte geändert. Eine Änderung des Namens wird dort derzeit nicht angeboten.
Falls ein anderer Name benötigt wird, kann eine neue Rolle angelegt und die alte Rolle nach der Neuzuordnung der Mitglieder gelöscht werden.
Was passiert, wenn ich die Rechte einer Rolle ändere?
Die Rechte aller Mitglieder, die dieser Rolle zugeordnet sind, werden an die neue Zusammenstellung angepasst.
Bleiben individuell vergebene Rechte erhalten?
Beim Aktualisieren der Benutzerrolle werden die Rechte der zugeordneten Mitglieder anhand der Rolle neu gesetzt. Individuelle Abweichungen können dadurch verloren gehen.
Kann ich eine Rolle löschen, die noch Mitglieder enthält?
Nein.
Ordne die Mitglieder zunächst einer anderen Rolle zu.
Warum erscheint „Gruppe nicht löschbar“?
Der Benutzerrolle sind noch Mitglieder zugeordnet.
Kann ich eine Rolle ohne Rechte erstellen?
Die Oberfläche erlaubt grundsätzlich eine Auswahl ohne aktivierte Rechte. Für die praktische Nutzung sollte jedoch geprüft werden, welchen Zweck eine solche Rolle erfüllt.
Gelten Benutzerrollen auch in anderen Organisationen?
Nein.
Benutzerrollen und ihre Zuordnungen gelten innerhalb der jeweiligen Organisation.
Ist eine Benutzerrolle dasselbe wie eine Gruppe?
Nein.
Eine Benutzerrolle bestimmt die Berechtigungen einer Person.
Andere Gruppen können Mitglieder dagegen organisatorisch zusammenfassen, beispielsweise nach Stimme oder Team.