Mitgliedern Rechte vergeben
Administratoren können für jedes Mitglied einzeln festlegen, welche Inhalte und Funktionen es innerhalb der Organisation verwenden darf.
Dadurch kannst du organisatorische Aufgaben verteilen, ohne einer Person automatisch vollständige Administrationsrechte zu geben.
Kurz erklärt
Die Rechte eines Mitglieds werden nach Funktionsbereichen angezeigt.
Für jeden Bereich kannst du einzeln festlegen, welche Aktionen erlaubt sind. Dazu können je nach Bereich gehören:
- ansehen,
- erstellen,
- bearbeiten,
- löschen.
Du kannst beispielsweise erlauben, dass eine Person Songs bearbeitet, ohne ihr gleichzeitig Zugriff auf die Mitgliederverwaltung oder andere Einstellungen zu geben.
Voraussetzungen
Um die Rechte eines Mitglieds bearbeiten zu können, musst du Administrator der aktuell ausgewählten Organisation sein.
Normale Mitglieder und Personen mit einzelnen Verwaltungsrechten können die Benutzerrechte nicht bearbeiten.
So geht es
- Öffne die Mitgliederverwaltung.
- Suche das Mitglied, dessen Rechte du ändern möchtest.
- Öffne die Funktion zum Bearbeiten der Benutzerrechte.
- Prüfe die aktuell ausgewählten Rechte.
- Aktiviere die Rechte, die das Mitglied erhalten soll.
- Entferne Rechte, die nicht mehr benötigt werden.
- Klicke auf „Speichern“.
Nach dem Speichern bestätigt Syncanto die Änderung mit dem Hinweis „Rollen gespeichert“.
Aufbau der Rechteverwaltung
Die Rechte sind nach Funktionsbereichen gruppiert.
Zu jedem Funktionsbereich werden die verfügbaren Aktionen angezeigt.
Beispiele für Funktionsbereiche sind:
- Probe,
- Konzertstatistik,
- Liedkategorie,
- Lied,
- Lieddatei,
- Liednotiz,
- Besetzung,
- Ort,
- Benutzer,
- Benutzerrolle,
- Benutzerrollenset,
- weitere Bereiche von Syncanto.
Die tatsächlich angezeigten Bereiche hängen vom aktuellen Funktionsumfang ab.
Einzelne Rechte auswählen
Jedes Kontrollkästchen steht für eine bestimmte Aktion innerhalb eines Funktionsbereichs.
Ein aktiviertes Kontrollkästchen bedeutet, dass das Mitglied diese Aktion ausführen darf.
Ein deaktiviertes Kontrollkästchen bedeutet, dass das entsprechende Recht nicht vergeben ist.
Beispiel:
Für den Bereich „Lied“ können unterschiedliche Rechte vorhanden sein:
- Lieder ansehen,
- Lieder erstellen,
- Lieder bearbeiten,
- Lieder löschen.
Diese Rechte können unabhängig voneinander vergeben werden.
Änderungen speichern
Änderungen werden nicht sofort beim Anklicken eines Kontrollkästchens übernommen.
Klicke nach der Auswahl auf „Speichern“.
Wenn du die Bearbeitung ohne Änderungen verlassen möchtest, wähle „Abbrechen“.
Hinweis: Prüfe vor dem Speichern sorgfältig, ob du versehentlich bestehende Rechte entfernt hast.
Beispiele für sinnvolle Rechteverteilungen
Normales Mitglied
Ein normales Mitglied benötigt in der Regel vor allem Leserechte für die Inhalte, die es im Alltag verwendet.
Dazu können gehören:
- Proben ansehen,
- Konzerte ansehen,
- Songs ansehen,
- Songdateien öffnen,
- an Umfragen teilnehmen.
Verwaltungs- und Löschrechte sind normalerweise nicht erforderlich.
Notenverantwortliche Person
Eine Person, die Noten und Übematerial verwaltet, kann zum Beispiel Rechte benötigen, um:
- Songs anzusehen,
- Songdateien anzusehen,
- Songdateien zu erstellen,
- Songdateien zu bearbeiten,
- Songdateien zu löschen.
Sie benötigt dadurch nicht automatisch Zugriff auf Mitglieder, Proben oder Organisationseinstellungen.
Chorleitung
Eine Chorleitung kann zusätzliche Rechte benötigen, um:
- Proben zu erstellen und zu bearbeiten,
- Songs zu verwalten,
- Besetzungen zu pflegen,
- Konzerte zu planen,
- Liednotizen zu verwenden.
Welche Rechte tatsächlich benötigt werden, hängt von der Aufgabenverteilung innerhalb der Organisation ab.
Organisationsteam
Ein Organisationsteam kann gezielte Rechte für folgende Bereiche erhalten:
- Orte,
- Konzerte,
- Umfragen,
- News,
- Aufgaben,
- Mitgliederansicht.
Vollständige Administrationsrechte sind dafür nicht immer notwendig.
Rechte sparsam vergeben
Vergib nur die Rechte, die eine Person für ihre tatsächlichen Aufgaben benötigt.
Besondere Vorsicht ist bei folgenden Rechten sinnvoll:
- Mitglieder ansehen oder bearbeiten,
- Inhalte löschen,
- Rollen verwalten,
- organisatorische Einstellungen verändern.
Zu viele Rechte können dazu führen, dass Inhalte versehentlich verändert oder gelöscht werden.
Ansehen bedeutet nicht Bearbeiten
Die Rechte zum Ansehen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen sind voneinander getrennt.
Ein Mitglied kann daher beispielsweise:
- einen Song sehen, aber nicht bearbeiten,
- eine Probe ansehen, aber keine neue Probe erstellen,
- Dateien öffnen, aber keine Dateien hochladen,
- Mitglieder sehen, aber nicht verändern.
Aktiviere die benötigten Aktionen deshalb jeweils einzeln.
Rechte gelten für die aktuelle Organisation
Die vergebenen Rechte gelten innerhalb der aktuell ausgewählten Organisation.
Wenn ein Mitglied mehreren Organisationen angehört, kann es in jeder Organisation andere Rechte besitzen.
Beispiel:
- In Organisation A darf eine Person Songs bearbeiten.
- In Organisation B darf dieselbe Person Songs nur ansehen.
Änderungen in einer Organisation verändern nicht automatisch die Rechte in anderen Organisationen.
Unterschied zwischen Rechten und Administratorstatus
Einzelne Rechte erlauben bestimmte Aufgaben innerhalb der Organisation.
Der Administratorstatus erlaubt darüber hinaus die Verwaltung besonders geschützter Bereiche, insbesondere der Rollen und Benutzerrechte.
Eine Person mit vielen einzelnen Bearbeitungsrechten ist deshalb nicht automatisch Administrator.
Wann werden Änderungen wirksam?
Die neuen Rechte gelten, sobald sie gespeichert wurden.
Da Berechtigungen kurzzeitig zwischengespeichert werden können, kann es in einzelnen Fällen erforderlich sein:
- die Seite neu zu laden,
- die Organisation erneut auszuwählen,
- sich neu anzumelden.
Mitglied verliert eine Funktion
Wenn ein Mitglied eine Funktion nach einer Änderung nicht mehr sieht, prüfe:
- Ist die richtige Organisation ausgewählt?
- Wurde das notwendige Recht versehentlich deaktiviert?
- Besitzt das Mitglied das Recht zum Ansehen des Bereichs?
- Wurde die Änderung gespeichert?
- Muss die Seite neu geladen werden?
Oft reicht das Bearbeitungsrecht allein nicht aus, wenn das grundlegende Recht zum Ansehen fehlt.
Mitglied erhält zu viele Funktionen
Wenn ein Mitglied Funktionen sieht, die es nicht benötigt:
- Öffne erneut die Benutzerrechte des Mitglieds.
- Suche den betreffenden Funktionsbereich.
- Deaktiviere die nicht benötigten Aktionen.
- Speichere die Änderung.
Prüfe besonders Lösch- und Verwaltungsrechte.
Häufige Fragen
Wer darf Mitgliederrechte bearbeiten?
Nur Administratoren der aktuell ausgewählten Organisation.
Kann ich Rechte für mehrere Mitglieder gleichzeitig ändern?
Die aktuelle Rechteverwaltung wird für ein einzelnes Mitglied geöffnet.
Die Rechte werden deshalb pro Person bearbeitet und gespeichert.
Werden Änderungen automatisch gespeichert?
Nein.
Du musst die Auswahl mit „Speichern“ bestätigen.
Kann ich die Bearbeitung abbrechen?
Ja.
Wähle „Abbrechen“, um die Ansicht zu schließen, ohne die aktuelle Auswahl zu speichern.
Muss ein Mitglied Administrator sein, um Songs zu bearbeiten?
Nein.
Du kannst gezielt die benötigten Songrechte vergeben, ohne vollständige Administrationsrechte zu erteilen.
Kann ich nur Leserechte vergeben?
Ja.
Aktiviere für den jeweiligen Bereich ausschließlich das Recht zum Ansehen.
Kann ein Mitglied Inhalte löschen, ohne sie bearbeiten zu dürfen?
Die Aktionen werden technisch einzeln vergeben.
In der Praxis solltest du jedoch prüfen, ob eine solche Kombination für eure Aufgabenverteilung sinnvoll ist.
Gelten die Rechte auch in anderen Organisationen?
Nein.
Die Berechtigungen gelten für die Organisation, in der sie vergeben wurden.
Warum sieht ein Mitglied ein neu vergebenes Recht noch nicht?
Lass das Mitglied zunächst die Seite neu laden. Falls nötig, sollte es die Organisation wechseln oder sich erneut anmelden.
Was bedeutet „Rollen gespeichert“?
Die ausgewählten Benutzerrechte wurden erfolgreich übernommen.