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Rollen und Rechte verstehen

Rollen und Rechte bestimmen, welche Inhalte und Funktionen eine Person innerhalb einer Syncanto-Organisation sehen und verwenden darf.

Dadurch können Mitglieder genau die Zugriffe erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Ein normales Mitglied kann beispielsweise Songs und Termine ansehen, während andere Personen zusätzlich Proben planen, Mitglieder verwalten oder Inhalte bearbeiten dürfen.

Kurz erklärt​

In Syncanto werden einzelne Rechte zu Rollen zusammengefasst.

Eine Rolle kann zum Beispiel festlegen, ob eine Person:

  • Inhalte ansehen,
  • neue Inhalte erstellen,
  • bestehende Inhalte bearbeiten,
  • Inhalte löschen,
  • Mitglieder verwalten,
  • Einstellungen oder organisatorische Bereiche verwalten darf.

Welche Rechte verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Funktionsbereich ab.

Eine Person erhält ihre Berechtigungen innerhalb der aktuell ausgewählten Organisation.

Rollen gelten pro Organisation​

Ein Syncanto-Konto kann mehreren Organisationen angehören.

Die Rolle einer Person kann dabei in jeder Organisation unterschiedlich sein.

Beispiel:

  • In einem Chor bist du normales Mitglied.
  • In einem zweiten Chor verwaltest du Songs und Proben.
  • In einer dritten Organisation bist du Administrator.

Beim Wechsel der Organisation ändern sich deshalb möglicherweise auch die sichtbaren Funktionen und Bearbeitungsmöglichkeiten.

Die Rechte einer Organisation werden nicht automatisch auf andere Organisationen übertragen.

Was ist eine Rolle?​

Eine Rolle fasst mehrere zusammengehörige Berechtigungen zusammen.

Typische Rollen können zum Beispiel sein:

  • Mitglied,
  • Chorleitung,
  • Vorstand,
  • Notenverwaltung,
  • Konzertplanung,
  • Technik,
  • Administrator.

Die tatsächlichen Namen und enthaltenen Rechte können innerhalb einer Organisation unterschiedlich sein.

Eine Rolle beschreibt damit nicht nur die Position einer Person, sondern vor allem, welche Aufgaben sie in Syncanto übernehmen darf.

Was ist ein Recht?​

Ein Recht erlaubt eine bestimmte Aktion in einem bestimmten Funktionsbereich.

Bei vielen Bereichen wird zwischen folgenden Aktionen unterschieden:

  • ansehen,
  • erstellen,
  • bearbeiten,
  • löschen.

So kann eine Person zum Beispiel Songs ansehen dürfen, ohne selbst Songs anlegen oder verändern zu können.

Eine andere Rolle kann zusätzlich das Erstellen und Bearbeiten erlauben, aber nicht das Löschen.

Beispiele für Funktionsbereiche​

Rechte können sich auf unterschiedliche Bereiche von Syncanto beziehen.

Dazu gehören unter anderem:

  • Mitglieder,
  • Proben,
  • Konzerte,
  • Songs,
  • Songdateien,
  • Songnotizen,
  • Besetzungen,
  • Orte,
  • Umfragen,
  • Aufgaben,
  • News,
  • Liedkategorien,
  • Konzertstatistiken,
  • weitere organisatorische Funktionen.

Nicht jeder Funktionsbereich muss alle möglichen Aktionen unterstützen.

Ansehen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen​

Ansehen​

Mit dem Recht zum Ansehen kannst du einen Bereich oder bestimmte Inhalte öffnen.

Fehlt dieses Recht, wird der Bereich möglicherweise nicht angezeigt oder der Zugriff wird verweigert.

Erstellen​

Mit dem Recht zum Erstellen kannst du neue Inhalte in einem Bereich anlegen.

Beispiele:

  • eine Probe anlegen,
  • einen Song hinzufügen,
  • ein Konzert erstellen,
  • eine Umfrage starten.

Bearbeiten​

Mit dem Recht zum Bearbeiten kannst du bereits vorhandene Inhalte verändern.

Das Recht zum Ansehen bedeutet nicht automatisch, dass du Inhalte auch bearbeiten darfst.

Löschen​

Mit dem Recht zum Löschen kannst du Inhalte entfernen.

Dieses Recht sollte nur an Personen vergeben werden, die es für ihre Aufgaben benötigen.

Achtung: Das Löschen kann weitreichendere Folgen haben als das Bearbeiten. Vergib dieses Recht deshalb besonders sorgfältig.

Administratoren​

Administratoren besitzen innerhalb ihrer Organisation erweiterte Verwaltungsrechte.

Dazu gehört insbesondere die Verwaltung von Rollen und Berechtigungen.

Administratoren können je nach verfügbarem Bereich unter anderem:

  • Rollen verwalten,
  • Mitglieder verwalten,
  • ausstehende Mitglieder freischalten,
  • organisatorische Einstellungen verwalten,
  • umfangreiche Bearbeitungsrechte erhalten.

Die Administratorrolle gilt innerhalb der jeweiligen Organisation.

Ein Administrator einer Organisation ist dadurch nicht automatisch Administrator in einer anderen Organisation.

Administrator ist nicht dasselbe wie Syncanto-Systemverwaltung​

Die Administratorrolle einer Organisation bezieht sich auf die Verwaltung des eigenen Organisationsbereichs.

Sie bedeutet nicht, dass die Person Zugriff auf die technische Verwaltung der gesamten Syncanto-Plattform erhält.

Die globale Systemverwaltung von Syncanto ist davon getrennt.

Rollen und Mitglieder​

Ein Mitglied erhält seine Rechte durch die ihm zugeordnete Rolle.

Die Rolle kann festlegen, ob das Mitglied lediglich Inhalte verwendet oder zusätzlich organisatorische Aufgaben übernimmt.

Beispiele:

Normales Mitglied​

Ein normales Mitglied benötigt typischerweise Zugriff auf:

  • eigene Termine,
  • Proben,
  • Konzerte,
  • Songs,
  • freigegebene Dateien,
  • Umfragen,
  • organisatorische Informationen.

Es benötigt in der Regel keine Rechte zur Verwaltung anderer Mitglieder oder zum Löschen zentraler Inhalte.

Chorleitung​

Eine Chorleitung kann zusätzlich Rechte benötigen, um:

  • Proben zu erstellen und zu bearbeiten,
  • Songs zu verwalten,
  • Besetzungen zu organisieren,
  • Konzerte zu planen,
  • Mitgliederinformationen einzusehen.

Vorstand oder Organisationsteam​

Ein Vorstand oder Organisationsteam kann zusätzlich organisatorische Rechte benötigen, etwa für:

  • Mitgliederverwaltung,
  • Umfragen,
  • News,
  • Orte,
  • Aufgaben,
  • Konzerte,
  • weitere Verwaltungsbereiche.

Verantwortliche für einzelne Bereiche​

Nicht jede Person mit einer organisatorischen Aufgabe muss Administrator sein.

Eine Person kann gezielt Rechte für einen bestimmten Bereich erhalten, zum Beispiel:

  • Noten und Songdateien,
  • Konzertplanung,
  • Probenverwaltung,
  • Technik,
  • Umfragen,
  • Aufgaben.

Dadurch können Aufgaben verteilt werden, ohne vollständige Administrationsrechte zu vergeben.

Sichtbarkeit und Bearbeitung sind getrennt​

Eine Person kann einen Bereich sehen, ohne ihn bearbeiten zu dürfen.

Beispiele:

  • Ein Mitglied kann einen Song ansehen, aber nicht verändern.
  • Eine Person kann Proben sehen, aber keine neuen Proben anlegen.
  • Ein Mitglied kann an einer Umfrage teilnehmen, aber keine eigene Umfrage erstellen.
  • Eine Person kann Dateien herunterladen, aber keine Dateien hochladen oder löschen.

Fehlende Bearbeitungsschaltflächen sind deshalb nicht automatisch ein Fehler.

Warum sehe ich eine Funktion nicht?​

Wenn ein Bereich oder eine Schaltfläche nicht angezeigt wird, können verschiedene Ursachen vorliegen:

  • Deiner Rolle fehlt das notwendige Recht.
  • Du befindest dich in einer anderen Organisation.
  • Die Funktion ist für deine Organisation nicht verfügbar.
  • Die Funktion ist nur für Administratoren vorgesehen.
  • Dein Mitgliedszugang wurde noch nicht freigeschaltet.
  • Für den konkreten Inhalt gelten zusätzliche Zugriffsbeschränkungen.

Prüfe zuerst, ob die richtige Organisation ausgewählt ist.

Wende dich anschließend an einen Administrator deiner Organisation.

Besondere Zugriffe​

Einige Inhalte können neben den normalen Rollen und Rechten zusätzliche Zugriffsmöglichkeiten besitzen.

So können einzelne Inhalte beispielsweise über einen zeitlich oder inhaltlich begrenzten Zugang erreichbar sein.

Ein solcher Sonderzugang bedeutet nicht automatisch, dass die Person allgemeine Rechte für den gesamten Funktionsbereich erhält.

Beispielsweise kann eine Person Zugriff auf bestimmte Songs erhalten, ohne grundsätzlich alle Songs der Organisation verwalten zu dürfen.

Rechte sinnvoll vergeben​

Rollen sollten nach den tatsächlichen Aufgaben der Personen eingerichtet werden.

Eine gute Rollenverteilung folgt dem Grundsatz:

So viele Rechte wie nötig, aber so wenige wie möglich.

Prüfe bei jeder Rolle:

  1. Welche Inhalte muss die Person sehen?
  2. Welche Inhalte muss sie selbst erstellen?
  3. Welche Inhalte muss sie bearbeiten?
  4. Muss sie Inhalte wirklich löschen dürfen?
  5. Benötigt sie Zugriff auf Mitgliederdaten?
  6. Benötigt sie vollständige Administrationsrechte?

Vollständige Administrationsrechte sollten nur an wenige vertrauenswürdige Personen vergeben werden.

Änderungen an Rollen​

Wenn die Rolle eines Mitglieds geändert wird, können sich dessen Zugriffe entsprechend ändern.

Dadurch können:

  • neue Bereiche sichtbar werden,
  • Bearbeitungsfunktionen hinzukommen,
  • bisherige Funktionen entfallen,
  • Verwaltungsbereiche erreichbar oder verborgen werden.

Nach einer Änderung kann es notwendig sein, die Seite neu zu laden oder sich erneut anzumelden, bevor alle Änderungen sichtbar sind.

Rollen bei mehreren Organisationen​

Bei einem Wechsel zwischen Organisationen wird jeweils die dortige Rolle verwendet.

Beispiel:

Du darfst in Organisation A Songs bearbeiten. In Organisation B besitzt du nur Leserechte.

Nach dem Wechsel zu Organisation B wird die Bearbeitungsfunktion deshalb nicht angezeigt.

Dies ist beabsichtigt und schützt die getrennten Datenbereiche der Organisationen.

Unterschied zwischen Rollen und Gruppen​

Rollen und Gruppen erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Rollen​

Rollen bestimmen, was eine Person tun darf.

Beispiele:

  • Songs bearbeiten,
  • Proben erstellen,
  • Mitglieder verwalten.

Gruppen​

Gruppen können Personen innerhalb einer Organisation organisatorisch zusammenfassen.

Beispiele können Stimmen, Teams oder andere Unterteilungen sein.

Die Zugehörigkeit zu einer Gruppe bedeutet nicht automatisch, dass eine Person Verwaltungsrechte erhält.

Häufige Fragen​

Kann ein Mitglied mehrere Rechte besitzen?​

Ja.

Eine Rolle kann mehrere einzelne Rechte enthalten. Dadurch kann ein Mitglied unterschiedliche Aufgaben übernehmen.

Kann eine Person in mehreren Organisationen unterschiedliche Rollen haben?​

Ja.

Rollen und Rechte gelten innerhalb der jeweiligen Organisation.

Ist jedes Vorstandsmitglied automatisch Administrator?​

Nein.

Die Rolle und die zugehörigen Rechte müssen entsprechend zugewiesen sein.

Muss jede verantwortliche Person Administrator sein?​

Nein.

Für viele Aufgaben können gezielt einzelne Rechte vergeben werden, ohne vollständige Administrationsrechte zu erteilen.

Warum kann ich Inhalte ansehen, aber nicht bearbeiten?​

Das Recht zum Ansehen und das Recht zum Bearbeiten werden getrennt geprüft.

Deine Rolle besitzt vermutlich nur das Recht zum Ansehen.

Warum kann ich einen Bereich bearbeiten, aber nichts löschen?​

Auch Bearbeiten und Löschen sind getrennte Rechte.

Das Löschen muss deiner Rolle ausdrücklich erlaubt sein.

Wer kann Rollen verwalten?​

Die Rollenverwaltung ist Administratoren der jeweiligen Organisation vorbehalten.

Kann ein Administrator alle Syncanto-Organisationen verwalten?​

Nein.

Die Administratorrolle gilt nur innerhalb der Organisation, für die sie vergeben wurde.

Bekomme ich nach meiner Freischaltung automatisch Verwaltungsrechte?​

Nein.

Die Freischaltung erlaubt zunächst den Zugang zur Organisation. Zusätzliche Rechte ergeben sich aus deiner zugeordneten Rolle.

Warum fehlen meine Rechte nach einem Organisationswechsel?​

Jede Organisation besitzt eine eigene Rollen- und Rechteverteilung.

Prüfe, welche Organisation aktuell ausgewählt ist.

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