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Terminbezogene Verantwortlichkeiten verstehen

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Terminbezogene Verantwortlichkeiten verstehen

Neben organisationsweiten Rollen und Rechten kann Syncanto Bearbeitungszugriff über eine Verantwortung für einen konkreten Termin vergeben. Damit muss eine Person nicht für alle Proben oder Konzerte dieselben Verwaltungsrechte erhalten.

Wo finde ich das?
Beim jeweiligen Konzert beziehungsweise bei der jeweiligen Probe in den Einstellungen für Verantwortlichkeiten.

Für wen?
Personen, die Verantwortungen vergeben oder für einen konkreten Bereich übernehmen.

Verfügbar in
Webverwaltung.

Kurz erklärt​

Es gibt zwei unterschiedliche Arten von Zugriff:

  1. Organisationsweites Recht: Eine Rolle erlaubt eine Funktion grundsätzlich in der gesamten Organisation.
  2. Terminbezogene Verantwortung: Eine Person erhält Zugriff auf genau den zugewiesenen Bereich eines konkreten Konzerts oder einer konkreten Probe.

Eine Verantwortung macht die Person also nicht automatisch zur allgemeinen Konzert- oder Probenverwaltung.

Warum gibt es terminbezogene Verantwortlichkeiten?​

Ein typischer Chor verteilt Aufgaben für einzelne Termine unterschiedlich:

  • eine Person erstellt die Setliste für Konzert A,
  • eine andere kümmert sich nur dort um die Technik,
  • jemand übernimmt bei Konzert B die Moderation,
  • bei einer bestimmten Probe plant eine Person die Songs.

Dafür wäre eine dauerhaft weitreichende Rolle unnötig. Die Verantwortung gibt nur den Zugriff, der für den konkreten Auftrag benötigt wird.

Was passiert nach der Vergabe?​

Hat eine Person eine unterstützte Verantwortung für einen Termin, kann sie den betreffenden Termin sehen und den zugewiesenen Bereich bearbeiten – auch wenn ihre normale Rolle diesen Bereich organisationsweit nicht verwalten darf.

Der Zugriff bleibt auf den konkreten Termin und den zugewiesenen Bereich begrenzt.

Hinweis: Eine Verantwortung ersetzt nicht automatisch das Recht, den gesamten Termin zu bearbeiten oder zu löschen.

Verantwortlichkeiten bei Konzerten​

Der aktuelle Konzertbereich kann Verantwortlichkeiten unter anderem für folgende Bereiche auswerten:

  • Termin/Datum,
  • Ort,
  • Ablauf/Plan,
  • Setlist,
  • Songvorbereitung,
  • Moderation,
  • GEMA,
  • Cuelist,
  • Technik,
  • Inventar,
  • Marketingplanung,
  • Social Media,
  • Sharepics,
  • Print/Flyer/Plakate,
  • öffentliche Konzertseite.

Beispiel: Ist eine Person für die Setlist eines konkreten Konzerts verantwortlich, kann sie die Setlist dieses Konzerts bearbeiten. Daraus folgt nicht automatisch, dass sie Setlists aller anderen Konzerte ändern darf.

Verantwortlichkeiten bei Proben​

Für Proben werden derzeit insbesondere Verantwortlichkeiten für folgende Bereiche berücksichtigt:

  • Ort,
  • Songs beziehungsweise musikalische Probenplanung.

Auch hier gilt: Der Zugriff bezieht sich auf die konkrete Probe.

Besonderheit beim Konzertmarketing​

Das Konzertmarketing besitzt zusätzlich Verantwortliche innerhalb des Marketingplans.

Aktuell können Verantwortliche gezielt für folgende Bereiche hinterlegt werden:

  • Social Media,
  • Print,
  • öffentliche Konzertseite.

Ist die jeweilige Maßnahme im Marketingplan aktiviert, erhält die dort verantwortliche Person Zugriff auf diesen Bereich des konkreten Konzerts. Die für Social Media verantwortliche Person kann bei aktivierten Sharepics außerdem die Sharepics dieses Konzerts verwalten.

Organisationsweites Recht oder Verantwortung?​

Organisationsweites Recht verwenden​

Ein organisationsweites Recht ist sinnvoll, wenn eine Person diese Aufgabe regelmäßig für viele oder alle Termine übernimmt.

Beispiele:

  • Chorleitung verwaltet grundsätzlich alle Proben.
  • Konzertleitung bearbeitet regelmäßig alle Konzerte.
  • Eine feste Technikleitung betreut alle Veranstaltungen.

Terminbezogene Verantwortung verwenden​

Eine Verantwortung ist sinnvoll, wenn der Auftrag nur für einen einzelnen Termin gilt.

Beispiele:

  • „Du machst bei diesem Konzert die Moderation.“
  • „Bitte übernimm für Samstag die Cuelist.“
  • „Du planst für diese Probe die Songs.“
  • „Für dieses Konzert kümmerst du dich um Social Media.“

Warum sehe ich trotz Verantwortung nicht alles?​

Das ist beabsichtigt. Eine Verantwortung öffnet nur den Bereich, für den sie vergeben wurde.

Prüfe deshalb:

  1. Für welchen Termin wurde die Verantwortung vergeben?
  2. Welcher Bereich wurde zugeordnet?
  3. Versuchst du genau diesen Bereich zu bearbeiten?
  4. Ist beim Konzertmarketing die betreffende Maßnahme im Marketingplan aktiviert?
  5. Möchtest du stattdessen den gesamten Termin bearbeiten? Dafür kann weiterhin ein organisationsweites Recht erforderlich sein.

Warum sehe ich den Termin plötzlich, obwohl meine Rolle ihn sonst nicht sieht?​

Eine terminbezogene Verantwortung kann auch den notwendigen Lesezugriff auf den konkreten Termin ermöglichen. So kann eine beauftragte Person ihre Aufgabe erledigen, ohne eine weiterreichende Rolle zu erhalten.

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