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Einstellungen verstehen

In den Einstellungen verwaltest du zentrale Vorgaben deiner Organisation.

Dazu gehören unter anderem:

  • Organisationsinformationen,
  • öffentliche Darstellung,
  • Orte,
  • Aufgabenvorlagen,
  • Probenserien,
  • Probentypen,
  • Songkategorien,
  • Besetzungen,
  • Benutzergruppen.

Welche Bereiche du siehst, hängt von deinen Rechten ab.

Einstellungen öffnen​

So gehst du vor:

  1. Öffne das Hauptmenü.
  2. Wähle „Einstellungen“.
  3. Klicke auf den gewünschten Reiter.

Die Einstellungen werden innerhalb einer gemeinsamen Seite dargestellt.

Verfügbare Einstellungsbereiche​

Aktuell können folgende Reiter vorhanden sein:

  • „Mandanteninfos“,
  • „ToDos“,
  • „Orte“,
  • „Konzerte“,
  • „Proben“,
  • „Song Kategorien“,
  • „Besetzungen“,
  • „Benutzergruppen“.

Nicht jeder Benutzer sieht alle Reiter.

Organisationsbezug​

Alle Einstellungen beziehen sich auf die aktuell ausgewählte Organisation.

Bist du Mitglied mehrerer Organisationen, können dort jeweils unterschiedliche Werte hinterlegt sein.

Das betrifft beispielsweise:

  • Orte,
  • Probentypen,
  • Standardaufgaben,
  • Songkategorien,
  • Besetzungen,
  • Benutzergruppen.

Zugriff auf die Einstellungsseite​

Syncanto prüft zunächst, ob dein Benutzerkonto grundsätzlich Einstellungen verwalten darf.

Ist das nicht der Fall, erscheint:

Du hast keine Berechtigung, Einstellungen zu verwalten.

Nicht jeder Einstellungszugriff ist Administratorzugriff​

Ein Benutzer kann einzelne Einstellungsbereiche sehen, ohne Administrator der Organisation zu sein.

Beispielsweise kann ein Benutzer abhängig von seinen Rechten:

  • Orte erstellen,
  • Konzerte erstellen,
  • Proben erstellen,
  • Songkategorien erstellen,
  • Besetzungen erstellen.

Die administrativen Bereiche bleiben trotzdem ausgeblendet.

Reiter „Mandanteninfos“​

Dieser Bereich ist nur für Administratoren sichtbar.

Dort verwaltest du:

  • allgemeine Chor- oder Organisationsinformationen,
  • Primärfarbe,
  • Sekundärfarbe,
  • Schriftfarbe,
  • Homepage,
  • öffentliche Mailadresse,
  • Instagram,
  • TikTok,
  • Facebook,
  • Standardgruppe für neue Mitglieder.

Innerhalb des Reiters lautet die Überschrift aktuell:

Chor Infos

Reiter „ToDos“​

Dieser Bereich ist nur für Administratoren sichtbar.

Er enthält:

  • ToDo-Kategorien,
  • ToDo-Epics.

ToDo-Kategorien​

Ordnen Aufgaben nach Arbeitsbereichen wie:

  • Technik,
  • Öffentlichkeitsarbeit,
  • Finanzen,
  • Mitglieder.

ToDo-Epics​

Bündeln Aufgaben zu einem größeren Vorhaben wie:

  • Sommerkonzert 2026,
  • Website-Relaunch,
  • Mitglieder-Onboarding.

Reiter „Orte“​

Der Reiter wird angezeigt, wenn du Orte erstellen darfst.

Dort verwaltest du:

  • Namen von Orten,
  • Straße,
  • Postleitzahl,
  • Stadt,
  • Land,
  • Zugang zum Bühnendesigner.

Orte können anschließend bei Proben und Konzerten verwendet werden.

Reiter „Konzerte“​

Der Reiter wird angezeigt, wenn du Konzerte erstellen darfst.

Dort verwaltest du:

  • das Standard-Farbschema neuer öffentlicher Konzertseiten,
  • Standardaufgaben für neue Konzerte.

Die Aufgaben werden beim Erstellen eines Konzerts als konkrete Konzertaufgaben kopiert.

Reiter „Proben“​

Der Reiter wird angezeigt, wenn du Proben erstellen darfst.

Er enthält:

  • wiederkehrende Proben,
  • Standardaufgaben für Proben,
  • Probentypen.

Wiederkehrende Proben​

Speichern Regeln für regelmäßig stattfindende Proben.

Proben-Standardaufgaben​

Werden bei einer Probe automatisch erzeugt, sofern diese noch keine Aufgaben besitzt.

Probentypen​

Unterscheiden beispielsweise:

  • reguläre Probe,
  • Registerprobe,
  • Generalprobe,
  • Stellprobe.

Reiter „Song Kategorien“​

Der Reiter wird angezeigt, wenn du Songkategorien erstellen darfst.

Dort kannst du Kategorien:

  • erstellen,
  • bearbeiten,
  • löschen.

Beispiele:

  • Pop,
  • Rock,
  • Gospel,
  • Klassik,
  • Weihnachtslieder.

Reiter „Besetzungen“​

Der Reiter wird angezeigt, wenn du Besetzungen erstellen darfst.

Dort verwaltest du beispielsweise:

  • SATB,
  • SAB,
  • SSA,
  • SSAA,
  • TTBB,
  • Unisono.

Besetzungen können anschließend Songs zugeordnet werden.

Reiter „Benutzergruppen“​

Dieser Bereich ist nur für Administratoren sichtbar.

Dort verwaltest du Gruppen, mit denen Mitglieder organisatorisch zusammengefasst werden können.

Beispiele:

  • Sopran,
  • Technikteam,
  • Vorstand,
  • Projektchor,
  • Konzertorganisation.

Benutzergruppen können unter anderem verwendet werden für:

  • Probenzuordnungen,
  • Sichtbarkeit von Aufgaben,
  • Mitgliederverwaltung,
  • organisatorische Filter.

Welcher Reiter öffnet sich zuerst?​

Syncanto ermittelt automatisch den ersten verfügbaren Einstellungsbereich.

Die Reihenfolge ist aktuell:

  1. „Mandanteninfos“ für Administratoren,
  2. „Orte“,
  3. „Konzerte“,
  4. „Proben“,
  5. „Song Kategorien“,
  6. „Besetzungen“.

Beispiel​

Ein Administrator öffnet die Einstellungen.

Standardmäßig erscheint:

Mandanteninfos

Ein Benutzer ohne Administratorrolle, der Orte erstellen darf, öffnet die Einstellungen.

Standardmäßig erscheint:

Orte

Ein Benutzer, der nur Proben und Besetzungen erstellen darf, öffnet die Einstellungen.

Standardmäßig erscheint:

Proben

Horizontale Reiternavigation​

Die Reiter werden nebeneinander dargestellt.

Auf kleineren Bildschirmen kann die Navigation horizontal gescrollt werden.

Fehlt ein erwarteter Reiter zunächst, prüfe daher auch, ob er außerhalb des sichtbaren Bereichs liegt.

Aktiver Reiter​

Der aktuell ausgewählte Reiter wird optisch hervorgehoben.

Beim Anklicken eines anderen Reiters wird dessen Inhalt auf derselben Seite eingeblendet.

Inhalte werden nicht als eigene Seiten geöffnet​

Die meisten Einstellungsbereiche werden als Reiter innerhalb derselben Ansicht angezeigt.

Dadurch bleibt die übergeordnete Seite „Einstellungen“ geöffnet.

Rechte der Reiter​

Die sichtbaren Reiter werden aktuell über unterschiedliche Prüfungen gesteuert.

Nur Administratoren​

  • „Mandanteninfos“,
  • „ToDos“,
  • „Benutzergruppen“.

Abhängig vom Erstellungsrecht​

  • „Orte“,
  • „Konzerte“,
  • „Proben“,
  • „Song Kategorien“,
  • „Besetzungen“.

Sichtbarkeit und Aktionsrecht unterscheiden​

Ein sichtbarer Reiter bedeutet nicht zwangsläufig, dass jede darin enthaltene Aktion erlaubt ist.

Einzelne Komponenten können zusätzlich prüfen:

  • Anzeigen,
  • Erstellen,
  • Bearbeiten,
  • Löschen.

Beispiel​

Du kannst möglicherweise den Reiter „Orte“ öffnen, aber einen bestimmten Ort nicht löschen.

Dann besitzt du zwar Zugriff auf den Bereich, aber nicht das Löschrecht für diesen Ort.

Reiter fehlt​

Mögliche Gründe:

  • Du bist kein Administrator.
  • Dir fehlt das passende Erstellungsrecht.
  • Du befindest dich in einer anderen Organisation.
  • Deine Rolle wurde geändert.
  • Die Seite zeigt noch einen alten Berechtigungsstand.

Seite neu laden​

Nach einer Änderung deiner Rollen oder Rechte solltest du die Einstellungsseite neu laden.

Bei Bedarf:

  1. wechsle kurz in einen anderen Bereich,
  2. lade die Seite neu,
  3. melde dich erneut an,
  4. prüfe die aktuell ausgewählte Organisation.

Gesamte Einstellungsseite fehlt​

Mögliche Gründe:

  • Du besitzt keinerlei Recht zur Verwaltung von Einstellungen.
  • Der Menüpunkt wird aufgrund deiner Rolle ausgeblendet.
  • Deine Organisationszuordnung ist pausiert oder nicht aktiv.
  • Du verwendest einen eingeschränkten Zugang.

Temporäre Zugänge​

Temporäre Gastzugänge sind nicht für die allgemeine Verwaltung der Organisation vorgesehen.

Sie sollten normalerweise keinen Zugriff auf zentrale Einstellungen besitzen.

Administrator und einzelne Rechte​

Ein Administrator sieht alle administrativen Reiter.

Andere Benutzer können gezielt Rechte erhalten, beispielsweise:

  • Proben erstellen,
  • Konzerte erstellen,
  • Orte verwalten.

Dadurch lässt sich Verantwortung verteilen, ohne vollständigen Administratorzugriff zu vergeben.

Sicherheitsprinzip​

Vergib nur die Rechte, die eine Person für ihre Aufgabe tatsächlich benötigt.

Beispiel:

Eine Probenleitung benötigt möglicherweise:

  • Proben erstellen,
  • Proben bearbeiten,
  • Probeneinstellungen verwenden.

Sie benötigt nicht automatisch:

  • Organisationsfarben bearbeiten,
  • Benutzergruppen verwalten,
  • ToDo-Epics löschen.

Einstellungen speichern​

Die meisten Änderungen müssen über eine Schaltfläche wie:

Speichern

übernommen werden.

Ein automatisches Speichern ist nicht generell vorhanden.

Getrennte Speicheraktionen​

Einige Reiter besitzen mehrere voneinander unabhängige Speicherbereiche.

Beispiele:

Mandanteninfos​

  • „Chorinfo Speichern“,
  • „Standardgruppe Speichern“.

Konzerte​

  • Farbschema speichern,
  • Standardaufgabe speichern.

Änderungen in einem Bereich speichern nicht automatisch den anderen.

Abbrechen​

Viele Dialoge besitzen:

Abbrechen

Dadurch wird der Dialog geschlossen, ohne die aktuellen Änderungen zu speichern.

Sicherheitsabfragen​

Beim Löschen wichtiger Einträge erscheint häufig eine Sicherheitsabfrage.

Das betrifft unter anderem:

  • Orte,
  • ToDo-Kategorien,
  • ToDo-Epics,
  • Konzert-Standardaufgaben,
  • Proben-Standardaufgaben,
  • Probenserien,
  • Songkategorien,
  • Besetzungen.

Auswirkungen von Löschungen​

Zentrale Einstellungswerte können bereits in anderen Bereichen verwendet werden.

Prüfe vor dem Löschen daher immer die möglichen Verknüpfungen.

Beispiele:

  • Ein Ort kann mit Proben und Konzerten verbunden sein.
  • Eine Kategorie kann Aufgaben zugeordnet sein.
  • Eine Besetzung kann Songs zugeordnet sein.
  • Ein Epic kann Aufgaben bündeln.

Umbenennen statt Löschen​

Ist ein Eintrag grundsätzlich weiterhin gültig, ist Bearbeiten häufig sicherer als Löschen.

Beispiel:

Veranstaltungstechnik

soll künftig heißen:

Technik

Dann sollte die vorhandene Kategorie umbenannt und nicht gelöscht und neu angelegt werden.

Änderungen an Vorlagen​

Vorlagen wie Konzert- oder Proben-Standardaufgaben werden in konkrete Aufgaben kopiert.

Spätere Änderungen an der Vorlage wirken daher normalerweise nicht rückwirkend auf bereits erzeugte Aufgaben.

Organisationswechsel​

Wechselst du die aktive Organisation, musst du die Einstellungsseite gegebenenfalls neu öffnen.

Prüfe vor Änderungen immer, welche Organisation aktuell ausgewählt ist.

Einheitliche Datenpflege​

Lege innerhalb der Organisation gemeinsame Regeln fest für:

  • Ortsnamen,
  • Kategorien,
  • Besetzungen,
  • Benutzergruppen,
  • Probentypen,
  • Farben,
  • Aufgabenvorlagen.

Empfohlene Reihenfolge für eine neue Organisation​

  1. Organisationsinformationen pflegen.
  2. Standardgruppe für neue Mitglieder wählen.
  3. Benutzergruppen und Rollen einrichten.
  4. Orte anlegen.
  5. Probentypen anlegen.
  6. Proben-Standardaufgaben einrichten.
  7. wiederkehrende Proben konfigurieren.
  8. Konzert-Standardaufgaben einrichten.
  9. öffentliche Konzertdarstellung festlegen.
  10. Songkategorien und Besetzungen anlegen.
  11. ToDo-Kategorien und Epics ergänzen.

Minimale Grundeinrichtung​

Für den Start reichen häufig:

Orte​

Regulärer Probenort

Probentypen​

Reguläre Probe
Generalprobe

Songkategorien​

Pop
Gospel
Klassik

Besetzungen​

Unisono
SAB
SATB

Benutzergruppe​

Mitglieder

Einstellungen regelmäßig prüfen​

Überprüfe die Einstellungen insbesondere:

  • vor einer neuen Saison,
  • vor größeren Konzerten,
  • nach Rollenwechseln,
  • nach einem Ortswechsel,
  • nach Änderungen im Leitungsteam,
  • nach Einführung neuer Arbeitsabläufe.

Aktuelle technische Besonderheiten​

In einzelnen Einstellungsbereichen bestehen aktuell Abweichungen oder Einschränkungen.

Dazu gehören unter anderem:

  • unterschiedliche Bezeichnungen wie „Mandanteninfos“ und „Chor Infos“,
  • fehlende Validierung bei einigen Erstellungsformularen,
  • keine Löschfunktion für Probentypen,
  • möglicherweise fehlerhafte Löschaktion bei wiederkehrenden Proben,
  • keine automatische Zusammenführung doppelter Einträge.

Die jeweiligen Einzelheiten werden in den zugehörigen Artikeln beschrieben.

Häufige Fragen​

Wo finde ich die Einstellungen?​

Über den Menüpunkt „Einstellungen“.

Warum sehe ich nicht alle Reiter?​

Die Anzeige hängt von Administratorstatus und deinen konkreten Rechten ab.

Welche Reiter sind nur für Administratoren sichtbar?​

„Mandanteninfos“, „ToDos“ und „Benutzergruppen“.

Welche Reiter hängen von Erstellungsrechten ab?​

„Orte“, „Konzerte“, „Proben“, „Song Kategorien“ und „Besetzungen“.

Welcher Reiter öffnet sich zuerst?​

Der erste Bereich, für den du nach der festgelegten Reihenfolge berechtigt bist.

Sind die Einstellungen organisationsübergreifend?​

Nein, sie gelten für die aktuell ausgewählte Organisation.

Werden Änderungen automatisch gespeichert?​

Nicht grundsätzlich. Verwende die jeweilige Speichern-Schaltfläche.

Warum fehlt die gesamte Einstellungsseite?​

Dir fehlt wahrscheinlich die grundsätzliche Berechtigung zur Einstellungsverwaltung.

Kann ein Benutzer Einstellungen verwenden, ohne Administrator zu sein?​

Ja, wenn er passende Einzelrechte besitzt.

Sind Löschen und Bearbeiten getrennt berechtigt?​

In mehreren Einstellungsbereichen ja.

Werden Vorlagen rückwirkend aktualisiert?​

Normalerweise nicht. Bereits kopierte Aufgaben bleiben eigenständig.

Was sollte ich vor dem Löschen prüfen?​

Ob der Eintrag noch mit Songs, Aufgaben, Proben, Konzerten oder Mitgliedern verbunden ist.

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