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Konzerteinstellungen verwalten

Im Einstellungsbereich „Konzerte“ legst du zentrale Vorgaben für neue Konzerte fest.

Der Bereich besteht aus:

  1. dem Standard-Farbschema für öffentliche Konzertseiten,
  2. wiederkehrenden Standardaufgaben für neue Konzerte.

Kurz erklärt​

Das Standard-Farbschema bestimmt die voreingestellte Gestaltung neuer öffentlicher Konzertseiten.

Standardaufgaben werden beim Erstellen eines neuen Konzerts automatisch als konkrete Konzertaufgaben angelegt.

Voraussetzungen​

Der Reiter „Konzerte“ erscheint, wenn du Konzerte erstellen darfst.

Innerhalb der Komponente wird zusätzlich geprüft, ob du grundsätzlich Einstellungen verwalten darfst.

Bereich öffnen​

So gehst du vor:

  1. Öffne „Einstellungen“.
  2. Wähle den Reiter „Konzerte“.
  3. Bearbeite das Farbschema oder die Standardaufgaben.

Öffentliche Konzertseiten​

Im oberen Bereich findest du:

Öffentliche Konzertseiten

Dort legst du das voreingestellte Farbschema für neue öffentliche Konzertseiten fest.

Standard-Farbschema auswählen​

So gehst du vor:

  1. Öffne „Einstellungen“.
  2. Wähle „Konzerte“.
  3. Öffne „Standard-Farbschema“.
  4. Wähle ein verfügbares Schema.
  5. Klicke auf „Speichern“.

Nach erfolgreichem Speichern erscheint:

Standard gespeichert

mit der Meldung:

Das Standard-Farbschema wurde gespeichert.

Wirkung des Standard-Farbschemas​

Die Oberfläche erklärt:

Dieses Farbschema wird als Standard für neue öffentliche Konzertseiten des Chors übernommen.

Es handelt sich damit um eine Vorgabe für neue öffentliche Konzertseiten.

Bereits vorhandene Konzertseiten​

Eine Änderung des Standards ist nicht automatisch gleichbedeutend mit einer Änderung aller bereits vorhandenen Konzertseiten.

Der Standard dient zunächst als Ausgangswert für neue Seiten.

Individuelle Einstellungen eines bestehenden Konzerts können davon abweichen.

Farbschema und Organisationsfarben​

In den „Mandanteninfos“ können zusätzlich Primärfarbe, Sekundärfarbe und Schriftfarbe der Organisation gepflegt werden.

Diese Einstellungen sind nicht dasselbe wie das hier ausgewählte Farbschema.

Organisationsfarben​

Bestimmen die allgemeinen Farben der öffentlichen Darstellung.

Farbschema​

Bestimmt eine vordefinierte Gestaltungsvariante für öffentliche Konzertseiten.

Konzerte – Standardaufgaben​

Unterhalb des Farbschemas befindet sich:

Konzerte - Standardaufgaben

Dort verwaltest du Aufgabenvorlagen, die automatisch für neue Konzerte verwendet werden.

Zweck von Standardaufgaben​

Viele organisatorische Aufgaben wiederholen sich bei jedem Konzert.

Beispiele:

  • Veranstaltungsort bestätigen,
  • Technik abstimmen,
  • Plakate erstellen,
  • GEMA-Anmeldung vorbereiten,
  • Programmheft fertigstellen,
  • Helfer einteilen,
  • Noten kontrollieren.

Statt diese Aufgaben bei jedem Konzert manuell neu anzulegen, kannst du sie als Standardaufgaben hinterlegen.

Übersicht​

Die Tabelle zeigt:

  • Aufgabe,
  • Beschreibung,
  • Fälligkeitsdatum,
  • zugewiesene Person,
  • Gruppe,
  • Aktionen.

Seitenweise Anzeige​

Pro Seite werden bis zu zehn Standardaufgaben angezeigt.

Keine Standardaufgaben vorhanden​

Ist die Liste leer, erscheint:

Keine Standardaufgaben vorhanden

Neue Konzerte erhalten dann keine automatisch angelegten Aufgaben aus diesem Bereich.

Neue Standardaufgabe erstellen​

So gehst du vor:

  1. Öffne den Reiter „Konzerte“.
  2. Klicke auf „Aufgabe erstellen“.
  3. Trage einen Titel ein.
  4. Lege die Anzahl der Tage für die Fälligkeit fest.
  5. Wähle optional eine zuständige Person.
  6. Wähle optional eine Sichtbarkeitsgruppe.
  7. Ergänze optional eine Beschreibung.
  8. Klicke auf „Speichern“.

Nach erfolgreichem Speichern erscheint:

Aufgabe hinterlegt

mit der Meldung:

Die Aufgabe wurde hinterlegt

Titel​

Der Titel ist verpflichtend.

Er sollte die erwartete Handlung kurz und eindeutig beschreiben.

Geeignete Beispiele:

Technikbedarf abstimmen
Programmheft fertigstellen
GEMA-Liste vorbereiten

Weniger geeignet:

Konzert

Beschreibung​

Das Feld „Aufgabe“ enthält die ausführlichere Beschreibung.

Beispiel:

Mit dem Veranstaltungsort klären, welche Mikrofone, Lichtanschlüsse und Stromkreise vor Ort verfügbar sind.

Die Beschreibung ist im geprüften Formular nicht verpflichtend.

Fälligkeitsdatum in Tagen​

Das Feld heißt:

Fälligkeitsdatum Tage

Hier wird kein festes Kalenderdatum eingetragen.

Stattdessen gibst du eine Anzahl von Tagen relativ zum Beginn des Konzerts an.

Relative Berechnung​

Beim Erstellen eines Konzerts nimmt Syncanto dessen Startzeit und verändert sie um die hinterlegte Anzahl von Tagen.

Beispiel:

Konzertbeginn: 30.08.2026
Fälligkeitstage: -14

Daraus ergibt sich ungefähr:

Fälligkeit: 16.08.2026

Negative Werte für Aufgaben vor dem Konzert​

Soll eine Aufgabe vor dem Konzert fällig sein, verwendest du einen negativen Wert.

Beispiele:

-90

90 Tage vor dem Konzert.

-30

30 Tage vor dem Konzert.

-7

7 Tage vor dem Konzert.

Wert null​

Mit:

0

liegt die Fälligkeit am Tag beziehungsweise Zeitpunkt des Konzertbeginns.

Positive Werte​

Ein positiver Wert verschiebt die Fälligkeit hinter den Konzertbeginn.

Beispiel:

7

Die Aufgabe wird sieben Tage nach dem Konzertbeginn fällig.

Das kann sinnvoll sein für:

  • Nachbereitung,
  • Abrechnung,
  • Materialrückgabe,
  • Nachbericht,
  • Feedbackauswertung.

Fälligkeit ist verpflichtend​

Beim Speichern müssen ausgefüllt sein:

  • Titel,
  • Fälligkeitsdatum in Tagen.

Die Beschreibung, Person und Gruppe sind optional.

Zuständige Person​

Im Feld „Zugewiesen“ kannst du ein Mitglied der aktuellen Organisation auswählen.

Die Liste ist alphabetisch nach Namen sortiert.

Keine feste Person​

Wähle:

Keine Auswahl

wenn die automatisch erstellte Aufgabe zunächst niemandem persönlich zugewiesen werden soll.

Sie kann später im konkreten Konzert vergeben werden.

Veränderungen bei Mitgliedern​

Die Vorlage speichert die konkrete Benutzerzuordnung.

Verlässt die Person die Organisation oder ist sie künftig nicht mehr zuständig, solltest du die Standardaufgabe entsprechend bearbeiten.

Sichtbarkeitsgruppe​

Im Feld:

Gruppe (Sichtbarkeit)

kannst du festlegen, für welche Benutzergruppe die Aufgabe sichtbar ist.

Für alle sichtbar​

Wähle:

Alle sehen diese Aufgabe

wenn keine spezielle Gruppe gesetzt werden soll.

Nur für eine Gruppe sichtbar​

Für vorhandene Benutzergruppen erscheinen Einträge wie:

Nur: Technikteam
Nur: Vorstand
Nur: Konzertorganisation

Damit kann die automatisch erstellte Aufgabe auf eine bestimmte Gruppe begrenzt werden.

Sichtbarkeit und Zuständigkeit unterscheiden​

Zugewiesene Person​

Bestimmt, wer persönlich für die Aufgabe verantwortlich ist.

Gruppe​

Bestimmt, welche Gruppe die Aufgabe sehen soll.

Beispiel:

Zugewiesen: Max Mustermann
Gruppe: Technikteam

Standardaufgabe speichern​

Mit „Speichern“ wird entweder:

  • eine neue Vorlage angelegt,
  • oder eine geöffnete Vorlage aktualisiert.

Anschließend wird der Dialog geschlossen.

Standardaufgabe bearbeiten​

So gehst du vor:

  1. Suche die gewünschte Aufgabe.
  2. Klicke auf das Stift-Symbol.
  3. Ändere die Angaben.
  4. Klicke auf „Speichern“.

Die Vorlage wird aktualisiert.

Auswirkungen einer Bearbeitung​

Änderungen gelten für künftig auf Basis dieser Vorlage erzeugte Konzertaufgaben.

Bereits existierende Aufgaben in bereits erstellten Konzerten werden nicht rückwirkend synchronisiert.

Das liegt daran, dass beim Erstellen eines Konzerts eigenständige Aufgaben aus den Vorlagen kopiert werden.

Beispiel​

Vorlage bisher:

Titel: Plakat erstellen
Fälligkeit: -30 Tage

Du änderst sie zu:

Titel: Plakat und Social-Media-Grafik erstellen
Fälligkeit: -45 Tage

Neue Konzerte erhalten die neue Variante.

Bereits vorhandene Konzerte behalten ihre zuvor erzeugte Aufgabe.

Bearbeitung abbrechen​

Klicke auf „Abbrechen“, um den Dialog zu schließen.

Die Formularfelder werden zurückgesetzt.

Standardaufgabe löschen​

So gehst du vor:

  1. Suche die gewünschte Vorlage.
  2. Klicke auf das Papierkorb-Symbol.
  3. Bestätige die Sicherheitsabfrage mit „Todo löschen“.

Nach erfolgreichem Löschen erscheint:

Aufgabe gelöscht

mit der Meldung:

Die Aufgabe wurde gelöscht

Sicherheitsabfrage​

Vor dem Löschen erscheint:

Soll die Standardaufgabe wirklich gelöscht werden?

Auswirkungen des Löschens​

Das Löschen entfernt die Vorlage aus den Konzerteinstellungen.

Bereits aus dieser Vorlage erzeugte Aufgaben in vorhandenen Konzerten bleiben eigenständige Aufgaben und werden dadurch nicht automatisch gelöscht.

Neue Konzerte erhalten die gelöschte Vorlage nicht mehr.

Automatische Übernahme beim Erstellen eines Konzerts​

Beim Speichern eines neuen Konzerts durchläuft Syncanto alle vorhandenen Konzert-Standardaufgaben.

Für jede Vorlage wird eine neue konkrete Aufgabe erstellt.

Übernommen werden:

  • Titel,
  • Beschreibung,
  • relative Fälligkeit,
  • zuständige Person,
  • Konzertzuordnung,
  • Sichtbarkeitsgruppe.

Fälligkeit wird beim Konzert berechnet​

Die Vorlage speichert nur die relative Zahl der Tage.

Das konkrete Fälligkeitsdatum entsteht erst bei der Erstellung des Konzerts.

Beispiel:

Vorlage:

Technik abstimmen
-21 Tage

Konzert A:

Beginn: 01.09.2026
Fälligkeit: 11.08.2026

Konzert B:

Beginn: 15.12.2026
Fälligkeit: 24.11.2026

Änderung des Konzertdatums nach der Erstellung​

Die konkrete Aufgabe erhält beim Erstellen ein fest berechnetes Fälligkeitsdatum.

Wird der Konzertbeginn später verschoben, ist in der geprüften Erstellung kein automatisches Nachberechnen der bereits angelegten Aufgaben erkennbar.

Prüfe daher nach einer Terminverschiebung auch die Fälligkeiten der Konzertaufgaben.

Doppelte Standardaufgaben​

Die geprüfte Validierung verhindert keine gleichen Titel.

Sind zwei identische Vorlagen vorhanden, werden beim Erstellen eines Konzerts auch zwei Aufgaben daraus erzeugt.

Prüfe die Liste daher auf Dubletten.

Reihenfolge der Aufgaben​

Die Übersicht verwendet keine erkennbare eigene Sortierung.

Verlasse dich deshalb nicht darauf, dass die Vorlagen in einer bestimmten zeitlichen oder alphabetischen Reihenfolge erscheinen.

Standardaufgabe fehlt im neuen Konzert​

Prüfe:

  1. War die Vorlage bereits vorhanden, bevor das Konzert gespeichert wurde?
  2. Wurde das Konzert wirklich neu erstellt?
  3. Wurde die Vorlage erfolgreich gespeichert?
  4. Befindest du dich in der richtigen Organisation?
  5. Wurde die Aufgabe möglicherweise durch eine Sichtbarkeitsgruppe ausgeblendet?

Geänderte Vorlage wirkt nicht im bestehenden Konzert​

Das ist erwartbar.

Vorlagen werden beim Erstellen kopiert und danach nicht mit den konkreten Aufgaben synchronisiert.

Bearbeite die Aufgabe direkt im bestehenden Konzert.

Fälligkeit liegt nach dem Konzert​

Prüfe das Vorzeichen.

Für eine Aufgabe vor dem Konzert muss normalerweise ein negativer Wert verwendet werden.

Beispiel:

-14

nicht:

14

Falsche Person wird zugewiesen​

Bearbeite die Vorlage und wähle die richtige Person oder „Keine Auswahl“.

Bereits vorhandene Konzertaufgaben müssen separat geändert werden.

Gruppe fehlt in der Auswahl​

Prüfe:

  • Ist die Benutzergruppe angelegt?
  • Befindest du dich in der richtigen Organisation?
  • Wurde die Einstellungsseite neu geladen?

Standard-Farbschema wird nicht gespeichert​

Prüfe:

  • Wurde ein gültiges vorhandenes Schema ausgewählt?
  • Wurde „Speichern“ geklickt?
  • Besitzt du Zugriff auf die Einstellungen?
  • Besteht eine Internetverbindung?

Berechtigungen​

Für den gesamten Bereich wird geprüft, ob du Einstellungen verwalten darfst.

Der Reiter wird in der Navigation zusätzlich nur angezeigt, wenn du Konzerte erstellen darfst.

Innerhalb der Standardaufgaben gibt es keine getrennten sichtbaren Rechte für Erstellen, Bearbeiten und Löschen.

Organisationsbezug​

Die Einstellungen gehören zur aktuell ausgewählten Organisation.

Jede Organisation kann eigene:

  • Standardaufgaben,
  • Zuständigkeiten,
  • Sichtbarkeitsgruppen,
  • Farbschemata

verwenden.

Sinnvolle Grundstruktur​

Beispielhafte Standardaufgaben:

-120 Tage – Veranstaltungsort bestätigen
-90 Tage – Programm festlegen
-60 Tage – Technikbedarf abstimmen
-45 Tage – Werbematerial erstellen
-30 Tage – GEMA-Daten vorbereiten
-21 Tage – Helfer einteilen
-14 Tage – Programmheft fertigstellen
-7 Tage – Material und Noten kontrollieren
0 Tage – Konzert durchführen
7 Tage – Abrechnung und Nachbereitung

Nicht alles als Standardaufgabe anlegen​

Eine Vorlage ist sinnvoll, wenn die Aufgabe bei fast jedem Konzert vorkommt.

Nicht geeignet sind sehr veranstaltungsspezifische Aufgaben wie:

Schlüssel bei Frau Müller für St. Severin abholen

wenn dies nur ein einzelnes Konzert betrifft.

Solche Aufgaben solltest du direkt im konkreten Konzert anlegen.

Empfohlener Ablauf​

  1. Wähle ein Standard-Farbschema.
  2. Speichere es.
  3. Liste wiederkehrende Konzertaufgaben auf.
  4. Lege für jede Aufgabe einen eindeutigen Titel an.
  5. Verwende negative Tage für Vorbereitungsaufgaben.
  6. Hinterlege Zuständigkeiten nur, wenn sie dauerhaft passen.
  7. Verwende Gruppen für eingeschränkte Sichtbarkeit.
  8. Prüfe die Vorlagen auf Dubletten.
  9. Erstelle ein Testkonzert und kontrolliere die übernommenen Aufgaben.
  10. Prüfe bei Terminverschiebungen die konkreten Fälligkeiten.

Beispiel​

Standardaufgabe:

Titel: Technikbedarf abstimmen
Fälligkeitsdatum Tage: -30
Zugewiesen: Martin Kuen
Gruppe: Technikteam
Aufgabe: Technikplan mit Veranstaltungsort und Dienstleister abstimmen.

Neues Konzert:

Beginn: 30.08.2026

Erzeugte Konzertaufgabe:

Titel: Technikbedarf abstimmen
Fälligkeit: 31.07.2026
Zugewiesen: Martin Kuen
Sichtbar für: Technikteam

Häufige Fragen​

Wo finde ich die Konzerteinstellungen?​

Unter „Einstellungen“ im Reiter „Konzerte“.

Welche Einstellungen gibt es dort?​

Ein Standard-Farbschema und Standardaufgaben für neue Konzerte.

Was ist eine Konzert-Standardaufgabe?​

Eine Vorlage, aus der beim Erstellen eines neuen Konzerts eine konkrete Aufgabe erzeugt wird.

Welche Angaben besitzt eine Vorlage?​

Titel, relative Fälligkeit, optionale Beschreibung, optionale Person und optionale Sichtbarkeitsgruppe.

Welche Felder sind verpflichtend?​

Titel und Fälligkeitstage.

Wie lege ich eine Aufgabe vor dem Konzert an?​

Mit einer negativen Tageszahl, beispielsweise -14.

Was bedeutet 0?​

Fälligkeit zum Konzertbeginn.

Kann ich Aufgaben nach dem Konzert planen?​

Ja, mit einer positiven Zahl.

Werden Vorlagen bei bestehenden Konzerten nachträglich ergänzt?​

Nein.

Werden Änderungen an einer Vorlage rückwirkend übernommen?​

Nein.

Wird eine konkrete Aufgabe gelöscht, wenn ich die Vorlage lösche?​

Nein, bereits erzeugte Aufgaben bleiben bestehen.

Wird die Fälligkeit bei einer späteren Terminverschiebung angepasst?​

In der geprüften Erstellung ist keine automatische Nachberechnung erkennbar.

Kann ich eine Aufgabe einer Person zuweisen?​

Ja.

Kann ich die Sichtbarkeit auf eine Gruppe begrenzen?​

Ja.

Kann ich doppelte Vorlagen anlegen?​

Technisch ist keine Dublettenprüfung erkennbar.

Wer kann den Bereich verwenden?​

Benutzer, die Einstellungen verwalten und den Konzertreiter öffnen dürfen.

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