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Organisationsdaten exportieren und Organisation löschen

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Organisationsdaten exportieren und Organisation löschen

Syncanto bietet Administratoren einen Self-Service für den vollständigen Organisationsdatenexport und die endgültige Löschung einer Organisation.

Wo finde ich das?
„Einstellungen“ → „Mandanteninfos“ → „Daten & Organisation“

Für wen?
Administratoren der aktuell ausgewählten Organisation.

Benötigte Berechtigung
Administratorzugriff.

Verfügbar in
Webverwaltung.

In 30 Sekunden​

Daten exportieren​

  1. Öffne „Einstellungen“ → „Mandanteninfos“.
  2. Scrolle zu „Daten & Organisation“.
  3. Wähle „Datenexport erstellen“.
  4. Syncanto erstellt das Archiv im Hintergrund.
  5. Du erhältst eine E-Mail, sobald der Export fertig ist.
  6. Öffne den persönlichen Downloadlink aus dieser E-Mail innerhalb von 24 Stunden.

Organisation löschen​

  1. Fordere nach Möglichkeit zuerst den Datenexport an und lade ihn über die E-Mail herunter.
  2. Wähle „Organisation löschen“.
  3. Gib den Organisationsnamen exakt ein.
  4. Bestätige mit deinem aktuellen Passwort.
  5. Wähle „Endgültig löschen“.

Warum der Export im Hintergrund erstellt wird​

Ein vollständiger Organisationsbereich kann viele Datensätze und Dateien enthalten.

Damit ein großer Export nicht in einem normalen Seitenaufruf erstellt werden muss, beauftragt die Weboberfläche nur den Export. Die eigentliche Erstellung läuft anschließend über die Hintergrundverarbeitung.

Direkt nach dem Klick zeigt Syncanto deshalb an, dass der Export beauftragt wurde.

Sobald das Archiv fertig ist, sendet Syncanto an die E-Mail-Adresse des anfordernden Administrators eine Nachricht mit dem Betreff:

Dein Syncanto-Datenexport ist fertig

Der enthaltene Downloadlink:

  • ist signiert,
  • ist 24 Stunden gültig,
  • ist an den Benutzer gebunden, der den Export angefordert hat.

Ein anderer angemeldeter Benutzer kann denselben Link nicht verwenden.

Nach einem erfolgreichen Download wird die bereitgestellte Exportdatei gelöscht. Nicht verwendete Exportdateien werden ebenfalls automatisch wieder aufgeräumt.

Was enthält der Export?​

Der Export wird als portables Archiv erzeugt.

Das Archiv enthält:

  • eine README.txt,
  • eine data.json mit strukturierten Organisationsdaten,
  • einen Ordner files/ mit zugehörigen Dateien, soweit diese in Syncanto gespeichert sind.

Die strukturierte Datei enthält unter anderem Organisations- und Mitgliedsdaten sowie organisationsbezogene Datensätze.

Was wird bewusst nicht exportiert?​

Passwörter, Tokens, Zugangsschlüssel, API-Schlüssel, Cookies und andere Secrets werden aus dem Export entfernt.

Der Export ist ein portabler Organisationsdaten-Snapshot und keine technische Sicherung von Zugangsdaten.

Welche Dateien können enthalten sein?​

Soweit sie zu der Organisation gehören und in Syncanto gespeichert sind, können unter anderem enthalten sein:

  • Songdateien,
  • Probenaufnahmen,
  • Aufgabenanhänge,
  • Medien-Dateien,
  • Bühnenplan-Dateien,
  • Inventarbilder,
  • Fotos öffentlicher Konzertseiten,
  • Syncanto-Voice-Dateien.

Extern verlinkte Dateien werden nicht automatisch in das Archiv kopiert.

Vor dem Löschen​

Fordere den Export an und lade ihn aus der E-Mail herunter, wenn du die Daten später noch benötigst.

Achtung: Die Löschung selbst kann nicht rückgängig gemacht werden.

Was wird beim Löschen entfernt?​

Syncanto entfernt die Organisationsdaten, organisationsbezogenen Inhalte, Dateien, Mitgliedschaften und organisationsbezogenen Zugänge aus der produktiven Nutzung.

Dazu gehören auch Daten, die über Beziehungen zu organisationsbezogenen Datensätzen gehören.

Was bleibt erhalten?​

Die Löschung einer Organisation löscht nicht automatisch persönliche Benutzerkonten.

Wenn ein Benutzer noch anderen Organisationen angehört, bleiben diese Mitgliedschaften und Daten erhalten.

Löscht ein Administrator seine letzte Organisation, bleibt das persönliche Konto bestehen. Die aktuelle Sitzung wird anschließend aus Sicherheitsgründen beendet; nach erneuter Anmeldung kann das Konto wieder einer Organisation beitreten.

Sicherheitsbestätigung​

Für die endgültige Löschung verlangt Syncanto:

  • den exakten Namen der Organisation,
  • das aktuelle Passwort des ausführenden Benutzers.

Nur Administratoren können den Vorgang starten.

Mehrere Organisationen​

Wenn dein Konto mehreren Organisationen angehört, prüfe vor Export oder Löschung besonders sorgfältig, welche Organisation gerade ausgewählt ist.

Der Vorgang bezieht sich ausschließlich auf die aktuell ausgewählte Organisation.

Probleme lösen​

Ich habe nach dem Klick keine Datei bekommen​

Das ist beabsichtigt. Der Export wird im Hintergrund erstellt. Warte auf die E-Mail mit dem persönlichen Downloadlink.

Der signierte Link ist 24 Stunden gültig. Außerdem wird die Exportdatei nach erfolgreichem Download entfernt.

Fordere bei Bedarf einen neuen Export an.

Das ist beabsichtigt. Der Link ist an den Benutzer gebunden, der den Export angefordert hat.

Das Passwort wird beim Löschen nicht akzeptiert​

Für die endgültige Löschung musst du dein aktuelles Syncanto-Passwort eingeben.

Der Organisationsname wird nicht akzeptiert​

Der Name muss exakt mit dem aktuell angezeigten Organisationsnamen übereinstimmen.

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