Verantwortungsbereiche konfigurieren
Verantwortungsbereiche konfigurieren
In den Einstellungen kannst du festlegen, wer sich standardmäßig um bestimmte Bereiche von Proben und Konzerten kümmert. Bei neuen passenden Terminen übernimmt Syncanto diese Zuständigkeiten automatisch.
Wo finde ich das?
„Einstellungen“ → „Verantwortung“Für wen?
Personen mit Zugriff auf die Organisationseinstellungen.Verfügbar in
Webverwaltung.
In 30 Sekunden
- Öffne „Einstellungen“ → „Verantwortung“.
- Wähle „Konzert“ oder „Probe“.
- Öffne den gewünschten Verantwortungsbereich.
- Lege eine standardmäßig verantwortliche Person fest.
- Ergänze bei Bedarf automatische Aufgaben mit relativer Fälligkeit.
- Speichere die Änderungen.
Standardbereiche
Syncanto bringt feste Bereiche für Funktionen mit, die direkt in der Anwendung existieren. Bei Konzerten können dazu beispielsweise Setlist, Moderation, GEMA, Technik oder Marketingbereiche gehören.
Bei Proben stehen entsprechend die unterstützten Probenbereiche zur Verfügung.
Die genaue Liste wird in der Oberfläche aus den aktuell verfügbaren Syncanto-Bereichen aufgebaut.
Standardmäßig verantwortliche Person
Für einen Bereich kannst du eine Person aus der aktuellen Organisation als Standard festlegen.
Wird anschließend ein neuer passender Termin angelegt, kann diese Zuständigkeit dort übernommen werden.
Die Standardperson ist eine Vorgabe. Die konkrete Verantwortung an einem einzelnen Termin kann weiterhin abweichend vergeben werden.
Verantwortung erforderlich
Ist „Verantwortung erforderlich“ aktiviert, kann Syncanto bei Terminen darauf hinweisen, wenn für diesen Bereich noch niemand zuständig ist.
Das ist besonders bei Bereichen sinnvoll, die vor einem Konzert nicht offen bleiben sollten.
Bereich aktiv oder deaktiviert
Ein aktiver Bereich wird bei neuen passenden Terminen berücksichtigt.
Wird ein bereits verwendeter eigener Verantwortungsbereich entfernt, deaktiviert Syncanto ihn gegebenenfalls statt bestehende Zuordnungen zu zerstören.
Eigene Verantwortungsbereiche
Für Aufgaben, die keinem festen Syncanto-Bereich entsprechen, kannst du eigene Bereiche anlegen.
Beispiele:
- Catering,
- Sponsoring,
- Gästebetreuung,
- Abendkasse.
Eigene Bereiche können auch unter einem übergeordneten Bereich eingeordnet werden.
Automatische Aufgaben
Zu einem Verantwortungsbereich kannst du Standardaufgaben anlegen.
Diese Aufgaben werden bei neu angelegten passenden Terminen automatisch erzeugt.
Für eine Aufgabe legst du fest:
- Titel,
- optionale Beschreibung,
- Fälligkeit relativ zum Termin,
- Zuweisung,
- optionale Sichtbarkeit für eine Gruppe.
Fälligkeit relativ zum Termin
Die Fälligkeit wird als Anzahl Tage relativ zum Termin angegeben.
Beispiele:
-14= zwei Wochen vorher,-7= eine Woche vorher,0= am Termin,3= drei Tage danach.
Aufgabe zuweisen
Eine automatische Aufgabe kann entweder:
- der für den Bereich verantwortlichen Person,
- oder immer einer festen Person
zugewiesen werden.
Damit kannst du zum Beispiel eine GEMA-Aufgabe an die jeweils verantwortliche Person koppeln, während eine andere Standardaufgabe immer bei derselben Person bleibt.
Terminbezogene Verantwortung bleibt getrennt
Die Einstellungen legen Standardwerte fest.
Am konkreten Konzert oder an der konkreten Probe kann die Verantwortung anschließend gezielt vergeben oder geändert werden.
Eine terminbezogene Verantwortung kann Zugriff auf genau den zugewiesenen Bereich dieses Termins geben, ohne allgemeine Verwaltungsrechte für alle Termine zu vergeben.
Terminbezogene Verantwortlichkeiten verstehen